Procesos De Departamento De Compras

Introducción

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático.

Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales.

La gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

En este trabajo veremos en qué consiste el proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluación de las mismas para adquirir el producto más idóneo en cada momento.

¿Qué es un departamento de compras?

Las empresas suelen comprar tantos bienes y servicios como los que venden. Compran los materiales para fabricar los productos y contratan los servicios de profesionales sobre una base contractual, cuando no tienen un especialista dentro de su personal para haga determinadas tareas. Para supervisar el proceso de compra y asegurar que se mantenga dentro de los parámetros para mantener la rentabilidad del negocio, una empresa utiliza el departamento de compras para supervisar a los proveedores, prestadores de servicios, equipo de compras e incluso la investigación en control de calidad.

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Importancia del Departamento de Compras

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.

Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

¿Cuáles son las responsabilidades de un departamento de compras?

Reserva

La mayor responsabilidad del departamento de compras es proveer a los otros departamentos con los materiales que necesitan para realizar las tareas requeridas. Incluso el departamento de recursos humanos requiere bienes para hacer su trabajo, como lápices, bolígrafos, computadoras y otros bienes. Cada material que una empresa utiliza, ya sea para producir un producto que vende o para documentar la venta de ese producto, tiene que pasar por el departamento de compras para recibir primero el material requerido.

Documentación

El departamento de compras tiene mucha documentación que mantener y archivar como parte de sus requisitos de trabajo. Esos documentos incluyen papeleo de otros departamentos que piden material o productos que se necesitan para operar. La mayoría de los departamentos de compras utiliza lo que se llama "orden de pedido" cuando se piden productos y servicios. Esta orden la utiliza el departamento de contabilidad para que la empresa que provee el material pueda recibir su pago.

Deberes de asesoramiento

La mayoría de las empresas utilizan el departamento de compras para que las asesoren en proyectos de expansión o planeación. El departamento es una herramienta valiosa cuando se comienza este proceso. Puede asesorar sobre el costo de materiales así como ofrecer una proyección de costo para terminar los proyectos. El departamento contactará muchos proveedores y después determinará los productos mejores productos y el precio para cada artículo.

Supervisión

La mayoría de las empresas necesitan el departamento de compras para que mantenga un proceso de supervisión del inventario o reserva que necesita estar a la mano. Cada departamento, en especial en la industria manufacturera, utiliza mucho material en el proceso de producción. Se requiere una provisión mínima para el proceso de producción para continuar mientras se piden nuevos materiales. Supervisar el inventario y reserva ahorrará a la compañía mucho dinero a largo plazo.

Objetivos del Departamento de Compras

• Comprar los materiales para los propósitos buscados

• Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

• Asegurar la cantidad de materiales indispensables.

• Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.

• Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.

• Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.

• Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.

• Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

Factores en la decisión de una compra

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

1. La calidad

2. La funcionalidad

3. El precio

1. La calidad

No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto.

2. El precio

Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.

En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que más bien está moviéndose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando.

El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.

En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de producción se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.

3. Funcionalidad

Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final.

Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

Políticas de compras

Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:

1. Deben estar claramente expuestas.

2. Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.

3. Indicar los factores limitativos y determinantes.

4. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

Funciones de Departamento de Compras

• Adquisiciones

Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

• Guarda y Almacenaje

Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

• Proveer a las demás áreas

Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

El Proceso de Compras

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

1. Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

2. Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

*¿Qué es lo que se necesita?

*¿Cuántas

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