PROCESO DE COMPRAS

EL PROCESO PARA LA COMPRA Y/O ABASTECIMIENTO

Elementos de Compra

A. El comprador: Persona del departamento de compras que conoce las necesidades existentes en la empresa y mediante pedidos de otros departamentos es responsable de satisfacer las necesidades de abastecimiento, según las requisiciones recibidas, asi como de realizar investigaciones acerca de los proveedores, analizar cotizaciones siguiendo las políticas establecidas de la empresa.

B. Vendedor: Es la persona que ofrece, a quien le pide sus productos o la prestación de sus servicios, también conocido como Oferente.

C. Objetivo o Servicio: Conocido como mercancía, producto, articulo, material o insumo, susceptible de comprarse, que provoca que se establezca una relación entre proveedor y comprador.

D. Acuerdo: Convenio que surge cuando se establecen relaciones entre el comprador y el vendedor, donde se estipulan condiciones de compra.

La Requisición

A. Concepto: Documento mediante el cual solicitan los departamentos internos los bienes y servicios que se necesitan.

B. Formas: Documento en el cual se describe el pedido de algún material o producto cuando se a tomado una decisión sobre la compra.

C. Elementos: Algunos de los principales seria que la compra se realice por medio de una persona autorizada, tener la descripción clara de los artículos y/o servicios, estipular una fecha para cuando se necesite el abastecimiento. Los secundarios o accesorios serian número de folio, volumen o cantidad del producto, fecha de elaboración de la requisición, persona que expide la solicitud, nombre y domicilio del proveedor, cotización, etc.

D. Fines: Verificar que en realidad existe la necesidad del abastecimiento, indagar y escoger los mejores proveedores, procurar encontrar producto o servicio de calidad adecuada, precio y por ultimo llevar un control adecuado de las requisiciones.

E. Tipos a) Requisición de Material: Surge cuando se está en el limite mínimo establecido.

b) Requisición de Utilización Continua: Cuando se necesita un abastecimiento ininterrumpido sin tomar en cuenta máximos y mínimos.

La Cotización y Su Análisis

A. Cotización y formato: El departamento de compras realiza informes de los costos para tener bases y así poder negociar con los proveedores y debe contener: Numero de artículos solicitados, descripción exacta de los productos o servicios, lugar de entrega y transporte, tiempo de entrega, etc.

B. Análisis: Llevar a cabo el análisis de cotizaciones con el objetivo de encontrar la mejor fuente de recursos para la empresa y para evitar errores debe de contener: Factores de costo, volumen, cantidad, fecha en que se requiere la entrega, consideraciones legales como lo son compras de acuerdo con las leyes y que tengan garantías.

C. Factores a considerar en el análisis: Numero de proveedores suficientes siendo estos competitivos y confiables, tamaño de las instalaciones del proveedor, ubicaciones de los proveedores para abatir gastos de transporte y comunicación entre proveedor y comprador.

D. Técnicas de Análisis: La más común es observar la cotización como un todo y después separar cada una de sus partes integrantes. Otra técnica es la tormenta de ideas o tormenta de cerebros la cual consiste en tener diversas cotizaciones y ponerlas a disposición varios departamentos donde todos puedan opinar.

El Pedido u Origen de Compra

a) Conceptualización:

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