Propuesta de Diseño Organizacional

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Propuesta de Diseño Organizacional

(Actividad Global)

Rubén Arévalo Galindo

Universidad Interamericana para el Desarrollo

10538-EMAX ADR09

Diseño Organizacional

Teresa Cruz Cordero

17 julio 2023

tabla de contenido

Etapa 1. Panorama global. Investigación documental y de campo.        3

Visión global        3

Situación actual en México        4

Restricciones o problemáticas actuales        5

Estándares o indicadores de efectividad        5

Buenas prácticas por considerar y ejemplos documentados        5

Etapa 2. Definición del problema        7

Planteamiento de un problema o área de mejora        7

Contexto general y justificación.        7

Explicar y ejemplificar por qué se considera un problema.        8

Explicar los beneficios a obtener si se aborda, resuelve o mejora.        9

a)        Metas y objetivos por alcanzar.        9

b)        Indicadores de medición o evaluación de los resultados.        9

¿Cómo se vinculan tus conocimientos y habilidades en torno al diseño organizacional con el estudio de este problema o situación?        10

Etapa 3. Propuesta de mejora:        12

Propuesta de Mejora        12

Fundamentos teóricos de la propuesta        12

Condiciones de su aplicación        12

Riesgos y retos        13

Temporalidad y viabilidad        13

a)        Identificar los costos asociados:        13

Conclusión        16

Referencias        17

Etapa 1. Panorama global. Investigación documental y de campo.

Síntesis del marco teórico y de campo de la asignatura que presente un panorama global sobre los aspectos que definan su aplicación o alcance en el ámbito profesional.

Visión global

1. Tendencias y mejores prácticas a nivel internacional.

• En algunos países, se han implementado sistemas de inscripciones en línea en instalaciones deportivas y recreativas para mejorar la eficiencia y facilitar el acceso a los usuarios. Por ejemplo, en países como Canadá y Estados Unidos, se utilizan plataformas en línea que permiten a los usuarios inscribirse y reservar espacios en piscinas y otras instalaciones deportivas.
• En Europa, se han adoptado sistemas de membresías o tarjetas de acceso para facilitar el ingreso a instalaciones deportivas. Estos sistemas permiten a los usuarios tener un acceso más rápido y conveniente a las instalaciones, evitando la necesidad de hacer filas para inscripciones diarias.

1. Experiencias de otros municipios en México:

• El municipio de Zapopan, en Jalisco, implementó un sistema de inscripciones en línea en sus instalaciones deportivas municipales. A través de una plataforma en línea, los usuarios pueden inscribirse y reservar espacios en las instalaciones de forma rápida y sencilla. Esta iniciativa ha mejorado la experiencia del usuario y reducido los tiempos de espera.
• En el municipio de San Pedro Garza García, en Nuevo León, se implementó un sistema de membresías para sus instalaciones deportivas. Los usuarios pueden adquirir una membresía que les permite acceder a las instalaciones durante un período determinado, lo que agiliza el proceso de inscripción y garantiza un acceso más fluido.

1. Cooperación intermunicipal:

• En algunos estados de México, se han establecido redes de colaboración entre municipios para compartir recursos y conocimientos en la gestión deportiva y recreativa. Esto permite generar sinergias, intercambiar buenas prácticas y abordar desafíos comunes de manera conjunta. Por ejemplo, la Red de Municipios por la Salud en el estado de Veracruz fomenta la colaboración entre municipios para promover estilos de vida saludables y mejorar la gestión de instalaciones deportivas.

1. Marco normativo y políticas públicas:

• En México, existen leyes y normativas relacionadas con la gestión deportiva y recreativa, como la Ley General de Cultura Física y Deporte, Instituciones como la CONADE que distribuye fondos para la mejora en las instalaciones deportivas públicas. Estas leyes establecen directrices y lineamientos para la gestión de instalaciones deportivas y pueden proporcionar una base sólida para el diseño de soluciones y propuestas de mejora en la alberca del municipio de Chiquingüite^[1].

1. Tecnología y avances en la gestión deportiva:

• Se han desarrollado diversas plataformas tecnológicas en el ámbito de la gestión deportiva, como OpenPlay, que ofrece soluciones integrales para la administración de instalaciones deportivas e inscripciones en línea.
• El uso de aplicaciones móviles también se ha vuelto común en la gestión deportiva, permitiendo a los usuarios inscribirse, realizar pagos y recibir notificaciones relacionadas con las instalaciones y actividades deportivas.
• Estos ejemplos y elementos específicos en relación con la visión global demuestran cómo otros lugares han abordado desafíos similares en la gestión deportiva y recreativa, proporcionando soluciones que podrían ser relevantes para la alberca del municipio de Chiquingüite.

Situación actual en México

1. En México, el acceso a instalaciones deportivas y recreativas es un tema relevante, especialmente en áreas urbanas muy pobladas. Existe mucha demanda de la población por actividades físicas y deportivas, lo que ha llevado a una mayor necesidad de servicios y espacios adecuados.
2. En muchos municipios del país, como Chiquingüite, la infraestructura deportiva y recreativa es limitada en comparación con la demanda de la población. Esto provoca las situaciones como la presentada, donde las personas tienen dificultades para inscribirse y acceder a los servicios.
3. En toda el área de chiquingüite se cuenta con cobertura de internet, lo que posibilita el manejo de las plataformas en línea.

Restricciones o problemáticas actuales

1. Limitaciones de espacio: La capacidad de la alberca es insuficiente para atender a la alta demanda de usuarios, lo que genera largas esperas y dificultades para inscribirse.
2. Recursos financieros limitados: El presupuesto asignado para la gestión y operación de la alberca es limitado, lo que dificulta la implementación de soluciones costosas y que requieren una solución pronta.
3. Falta de tecnología: La alberca no consta de un sistema de cómputo para un manejo ideal de la plataforma.
4. Falta de capacitación: El personal o cuenta con los conocimientos en el manejo de plataformas de inscripción en línea.
5. Diseño y gestión de procesos: Es necesario desarrollar habilidades para diseñar y optimizar procesos de inscripción que sean eficientes y brinden una buena experiencia al usuario.
6. Gestión del cambio: Se requiere de un líder que maneje el cambio organizacional y que pueda gestionar la transición hacia un nuevo sistema de inscripciones en línea, superando posibles resistencias y asegurando una adopción exitosa.

Estándares o indicadores de efectividad

Algunos estándares o indicadores de efectividad que se podrían considerar para evaluar la implementación del sistema de inscripciones en línea podrían ser:

1. Tiempo de espera promedio: Reducción del tiempo de espera para obtener una ficha de inscripción, lo que indica una mayor eficiencia en el proceso.
2. Satisfacción del usuario: Medición de la satisfacción de los usuarios con el nuevo sistema de inscripciones en línea a través de encuestas o evaluaciones.
3. Incremento de la cantidad de usuarios atendidos: Mayor número de usuarios que pueden inscribirse y utilizar las instalaciones de la alberca, lo que indica una mejora en la accesibilidad y disponibilidad del servicio.

Buenas prácticas por considerar y ejemplos documentados

Algunas buenas prácticas por considerar en la implementación de sistemas de inscripciones en línea podrían incluir:

1. Uso de una plataforma de gestión de inscripciones y cobros: Existen varias plataformas en línea especializadas en la gestión de inscripciones y cobros para escuelas y colegios.

• Algebraix, Eventifica, DexMi; son ejemplos de plataformas populares que permiten a los usuarios gestionar su proceso de inscripción en línea desde cualquier lugar con acceso a internet.

1. Integración con sistemas de pago en línea: Para facilitar el proceso de inscripción, es recomendable contar con la opción de realizar pagos en línea.

• Plataformas como PayPal, o el uso de números de tarjeta virtuales de su cuenta bancaria ofrecen soluciones seguras y confiables para procesar pagos en línea, lo que agiliza el proceso de inscripción y evita la necesidad de pagar en persona. La misma plataforma ofrece los enlaces directos a las áreas de pago.

1. Implementación de un sistema de membresías: En lugar de inscripciones individuales, se puede considerar la implementación de un sistema de membresías que permita a los usuarios acceder a la alberca durante un período determinado. Esto simplifica el proceso de inscripción y agiliza el acceso de los usuarios, además de que permitiría mayor rotación de los usuarios, permitiendo que más personas tengan acceso a la alberca.

• Un ejemplo de esto es el sistema de membresías semestrales o anuales utilizado en muchos gimnasios y clubes deportivos.

1. Comunicación y promoción en línea: Utilizar las redes sociales y el sitio web del municipio para promocionar el nuevo sistema de inscripciones en línea y mantener a los usuarios informados sobre las fechas de apertura de inscripciones, cambios en los horarios, entre otros. Además, se pueden utilizar herramientas de correo electrónico o mensajes SMS para enviar recordatorios y notificaciones a los usuarios sobre su inscripción.

• El municipio cuenta con una amplia página de internet que diariamente presenta noticias acerca del municipio y a través de la cual se puede enlazar para descargar gratuitamente la plataforma o aplicación de inscripción.

1. Evaluación continua y retroalimentación: Implementar un mecanismo de retroalimentación y evaluación para conocer la satisfacción de los usuarios y realizar mejoras continuas en el sistema de inscripciones en línea.

• Esto se puede lograr mediante encuestas periódicas, comentarios en línea o incluso reuniones con los usuarios para recopilar sugerencias y detectar posibles áreas de mejora. Existen sitios gratuitos de encuestas en Google y en la web. Así mismo existe un sistema de encuestas muy práctico a través de WhatsApp.

Etapa 2. Definición del problema

Planteamiento de un problema o área de mejora

1. La alberca del municipio de Chiquingüite^[2] enfrenta serios problemas en su sistema de inscripciones debido a la alta demanda de usuarios interesados en utilizar sus instalaciones. Esto ha llevado a situaciones en las que muchas personas se ven obligadas a esperar durante horas e incluso madrugar para poder obtener una ficha de inscripción. Este contexto genera una experiencia negativa para los usuarios y afecta la eficiencia y calidad del servicio que ofrece la alberca.

Contexto general y justificación.

1. Contexto general

• Ubicación geográfica:

• Municipio de Chiquingüite, provincia de Piura, México
• Zona céntrica con vías de comunicación rápidas.
• Ubicada en el centro del país.

• Demografía:

• 948 mil habitantes en el 2020.
• Población por edad. 16% menos de 10 años, 24% 10 a los 24 años, 22% de los 25 a los 39 años, 21% de los 40 a los 59 años, 17% 60 años o más.
• Densidad de población de 64 habitantes por km2.

• Economía:

• Ingreso per capita de 140 mil pesos, ubicado en el 13vo lugar a nivel nacional.
• Alberca financiada por el municipio.
• Costo de mensualidad el más bajo del estado representando ¼ parte de lo que cobran las albercas particulares.

• Social:

Interna:

• Capacidad de hasta 600 inscritos con asistencia 2 veces a la semana.
• Alta rotación del personal de la alberca de niveles de coordinación hacia arriba.
• Contrataciones basadas fundamentalmente en recomendaciones.

Poca precisión en la definición de los puestos.

Externa:  

• Alberca perteneciente al sector Público.
• Alta demanda.
• Demanda de todos los niveles sociales.
• Presión social por dar el servicio (cuando ha llegado a fallar) por parte de los usuarios.

1. Justificación.

• Existe la necesidad de mejorar la experiencia de los usuarios y optimizar el proceso de inscripciones. Al implementar un diseño organizacional adecuado, se pueden buscar soluciones que permitan atender de manera eficiente y equitativa la alta demanda, evitando que las personas tengan que esperar largas horas o madrugar para asegurarse un lugar. Esto contribuirá a mejorar la satisfacción de los usuarios y fortalecerá la imagen y reputación de la alberca y del municipio en general.

Explicar y ejemplificar por qué se considera un problema.  

El problema radica en la congestión y falta de organización en el proceso de inscripciones. Debido a la falta de un sistema adecuado, se establece una fecha determinada para las inscripciones y todas las personas interesadas acuden en masa ese mismo día. Esta avalancha de personas crea largas filas y esperas excesivas, generando frustración y malestar entre los usuarios.

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