Proyecto de auditoria administrativa

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INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se realizó la representación de la realización de una Auditoria Administrativa a una empresa. En este caso fue una Notaría, que, por motivos de seguridad, no se revelarán los datos originales, la cual se encarga como organización de la realización de trámites como testamentos o compraventas, entre otros. Estos documentos se realizan a solicitud de parte (el cliente es quien busca el asesoramiento y trámite de su asunto).

Para que los trámites en la Notaría puedan ser realizados, el Notario “X” de la Ciudad de México, debe ser imparcial con quien solicite su intervención, así como con la contraparte para no causar perjuicios a ninguna de ellas.

El notario es quien da seguridad jurídica a las personas y responde por sus actos ante diversas autoridades entre ellas al Gobierno de la Ciudad de México, Consejería Jurídica y de Estudios legales de la Ciudad de México, Tesorería de la Ciudad de México, Registro Público de la Propiedad, y a nivel federal  la Secretaría de Hacienda y Crédito Público,  entre otros, pues si hay algún cálculo deficiente, debe responder junto con el deudor.

En este trabajo, podemos apreciar la Estructura de la Notaría “X” D.F.  S.C. que, de acuerdo a la Teoría de Mintzberg, corresponde a una Estructura burocrática mecánica al tener ápice estratégico, línea media, operarios, tecno estructura y staff de apoyo debidamente ligados a la estructura de la organización.

Podemos apreciar el organigrama de la Notaría “X” D.F. S.C. y cómo es que trabajan dentro de ella, revisando cada uno de los puestos que integran dicha Notaría y la correlación que tienen los propios puestos para sus debidos procesos o trámites.

ÍNDICE

NOTARÍA “X” D.F.  S.C.

Tiene amplia experiencia en operaciones corporativas (constitución, fusión, transformación escisión y liquidación de sociedades, protocolización de asambleas, créditos empresariales, restructuración de deudas) y en el aspecto inmobiliario respecto de inmuebles ubicados tanto en el Distrito Federal como en provincia, así como en materia de conjuntos condominales, compraventas, constitución de garantías hipotecarias, prendarias sin desposesión y fideicomisos, por mencionar algunos de los actos jurídicos en los que hemos tenido la oportunidad de participar.

Dedicada a:

ORGANIGRAMA Y ESTRUCTURA.

La estructura de la Notaría “X” D.F. S.C. es burocrática mecánica; se puede apreciar que en el ápice estratégico se encuentra el Notario seguido por la línea media donde podemos encontrar a los abogados y al área de Gestión administrativa y Recursos humanos y, en el Núcleo de operaciones, podemos encontrar al equipo de trabajo de cada una de las áreas y de los propios abogados.

Por otra parte, tenemos una tecno estructura (sistema electrónico), la cual está conformada por un sistema llamado “Mi Notaría”, un sistema capaz de integrar todas las actividades de la notaría, permitiéndole diseñar los flujos de trabajo conforme sean requeridos, para reconocer, estandarizar sus procesos y reducir tiempos de ejecución de los mismos. [pic 4]

Utiliza la mejor tecnología, permitiéndole utilizar el sistema desde cualquier dispositivo: Windows©, Mac©, Linux©, Android©, etc.; manteniendo un respaldo continuo de su información, ya sea dentro de su notaría o desde la nube.

Y, por último, tenemos como staff de apoyo al equipo de trabajo directo del notario, donde se encuentran su asistente, su secretaria y su chofer.

El modelo de la Notaría es convencionalista.

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ANTECEDENTES^[1] E HISTORIA

El notario es un profesional del Derecho, investido de fe pública por el Estado, que brinda seguridad jurídica y certeza en los actos y hechos de los que da fe, manteniendo siempre un alto nivel de profesionalismo, total imparcialidad con los prestatarios del servicio y plena autonomía en sus decisiones, las cuales sólo tienen por límite el marco jurídico y el Estado de Derecho.

Ejerce su función con independencia del poder público y los particulares. Es así como recibe, interpreta, redacta y da forma legal a la voluntad de los comparecientes al plasmarla en un instrumento público y auténtico, redactado bajo su responsabilidad y que puede ser una escritura pública, si se trata de dar fe de un acto jurídico; por ejemplo, un contrato; o bien un acta notarial, si se certifica un hecho jurídico o material, por ejemplo, una notificación o una fe de hechos.

El notario conserva y reproduce el instrumento, brindando así seguridad y tranquilidad a la sociedad. También auxilia a las autoridades locales y federales en el cálculo y cobro de impuestos y derechos; y vigila que se registren los actos que ante él se otorgan.

Los requisitos para ser notario son distintos en cada estado, ya que los establece la ley local. Sin embargo, en términos generales se requiere ser licenciado en Derecho, haber realizado una práctica en alguna notaría, por lo menos tres años, tener buena reputación tanto personal como profesional y aprobar o en su caso ser vencedor en un examen de oposición.

En este caso, el Notario tuvo que pasar por un proceso extenso para lograr llegar a su puesto. Por lo general, nadie logra pasar el examen de oposición, el cual consta de dos etapas: escrito y oral. El Notario tuvo que realizar tres veces el examen, pues la selección se hace por puntaje y existen diversos factores para ser electo.

El notario interviene en diversos actos como son testamentos, poderes, constitución de sociedades y asociaciones, así como de aquéllos cuyo objeto sean inmuebles, como por ejemplo, compraventas, donaciones, hipotecas, fideicomisos y adjudicaciones por herencia.

Además da fe de hechos, realiza notificaciones, requerimientos, existencia y capacidad de las personas, reconocimiento de firmas, protocolizaciones de actas y hechos materiales en general.

Las principales obligaciones del notario son:

• Actuar de manera imparcial al asesorar a las personas que comparecen ante él, protegiendo los intereses de todos los involucrados.
• Redactar, leer y explicar el instrumento que contiene el acto o hecho del que dará fe.
• Calcular, retener y enterar el monto de los impuestos de las escrituras que autoriza, así como pagarlos en la Tesorería Local o Federal, cuando se causen.
• Inscribir en el Registro Público de la Propiedad y en el de Comercio los actos que así lo requieren.
• Dar reporte de las actividades vulnerables relacionadas con el lavado de dinero a las autoridades correspondientes.

No todos los que trabajan en la notaría son notarios; trabajan personas con diferentes profesiones; sin embargo, la mayoría son licenciados en Derecho. Es importante señalar que muchos de ellos aspiran a hacer carrera en la profesión y convertirse en notarios públicos.

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