Proyecto de producir los documentos organización SIPROINTEGRAL SAS
Enviado por arelagos • 26 de Febrero de 2019 • Informes • 1.613 Palabras (7 Páginas) • 230 Visitas
ELABORACION DE DOCUMENTOS
SIPROINTEGRAL SAS
Presentado Por:
Areliz Lagos Mesa
Andrea Idaly Granada Padilla
Nidia Carolina Rodriguez
Mary Patricia Vitonas
SENA
Bogota D.C, Diciembre 01 de 2018
Introducción
El presente trabajo se realizó con el fin de proponer, simplificar y organizar los documentos de comunicación existentes en Siprointegral siguiendo la norma GTC 185; la cual permite su adaptación bajo reglas de estructura y redacción de normas técnicas colombianas.
OBJETIVO GENERAL
Diseñar una propuesta de elaboración de los diferentes documentos generados en la Organización SIPROINTEGRAL S.A.S bajo la norma GTC 185.
Objetivos Específicos
- Proponer los documentos en la organización, debidamente estructurados teniendo en cuenta los aspectos de cada comunicación.
- Simplificar la presentación de los documentos impresos y electrónicos.
- Brindar una adecuada imagen corporativa de las comunicaciones internas y externas de Siprointegral.
ALCANCE
El proyecto se centra en lograr la homogeneidad de los documentos de comunicación internos y externos en la organización de manera que se adapte a sus necesidades. Conserve una adecuada imagen corporativa y facilitando el trabajo.
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
Diagnóstico: En la organización SIPROINTEGRAL SAS, se verifico el uso de los documentos carta, memorando, acta, informe ejecutivo y correo electrónico, siendo este último el más utilizado. Nuestra propuesta está basada en la modificación del uso de estos documentos bajo la norma GTC 185 manteniendo estándares de calidad y buen uso de la información. |
Elaborar la propuesta de documentos: Los documentos mencionados se diseñaron a partir de la fecha del presente proyecto bajo políticas de la mencionada norma y siguiendo el protocolo y desarrollo empresarial de la organización. |
Presentar las propuestas y aprobación: El presente informe será presentado a la Directora de Recursos Humanos Dra Sandra Guisado, quien lo evaluara y lo pasara al comité de calidad de la empresa para su aprobación. |
Implementación: Los documentos serán implementados a partir del siguiente día de su aprobación. |
Acompañamiento para verificar el impacto de la implementación: Se realizara un acompañamiento en la organización una vez al mes, para verificar los avances y el uso de los documentos. |
ORGANIGRAMA
[pic 1]
PROPUESTA CARTA
[pic 2]
Explicación campos de la carta
- Zona 1 encabezado: logo de la empresa remitente el cual lo identifica.
- Código: Número del área perteneciente del remitente.
Es importante ayuda a identificar, el área donde proviene el documento además la gestión de los documentos.
- Ciudad y fecha: Lugar y momento de creación.
- Datos del destinatario: Información de la persona a la que se dirige. Son los datos necesarios para que la información consiga la persona correcta y especifique el lugar indicado.
Se escribe en el siguiente orden:
(Sin interlineas libres)
- Título del remitente
- Nombre completo (mayúscula fija)
- Cargo
- Empresa
- Dirección
- Cuidad
- Asunto: Tema a tratar u objetivo de la carta. Especifica el mensaje que se quiere dar a conocer. (4 palabras máximo)
- Saludo Cortez: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación. Es importante para mantener el respeto entre el remitente y el destinatario.
- Párrafo 1: es la información que se quiere trasmitir la cual se realiza de manera puntual, clara y cortes.
En caso de adjuntar archivos se debe comunicar en el párrafo.
- Despedida: palabra o frase con la que se finaliza el mensaje, debe ser cortés
- Datos del remitente: información del remitente, nombre completo, debajo sin interlinea el cargo y dependencia, finalizando abajo sin interlinea el nombre de la empresa.
- Líneas especiales: No están en todos los documentos son los anexos, las copias e identificación del transcriptor de la carta solo cuando estos sean necesarios.
- Zona 2: Pie de página. Se escribe la información de la empresa. El teléfono, la dirección del correo electrónico y WhatsApp (en algunos casos).
PROPUESTA MEMORANDO
[pic 3]
Explicación de los campos del memorando
- Zona 1: logo de la organización
2. Título: de 0 a 1 interlinea mayúscula sostenida y centrado se escribe el nombre del documento.
3. De 0 a 1 interlinea libre el código: alfabético, alfanumérico o numérico.
4. Ciudad y Fecha: de 2 a 3 interlineas sencillas
5. Destinatario y remitente: Mayúscula sostenida (PARA - DE) A una interlinea libre.
Estilos
A. PARA: título, nombre, cargo
DE: Nombre Cargo
B. PARA: título nombre, cargo
DE: Cargo dependencia
C. PARA: Cargo dependencia
DE: cargo dependencia
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