¿Qué es un Proyecto, Programa y Portafolio?

¿Qué es un Proyecto, Programa y Portafolio?

¿Qué es un Proyecto?

Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo que se desarrolla en un espacio de tiempo limitado (con inicio y fin definidos), realizadopara obtener un fin único (como un producto o servicio). Un proyecto tiene un objetivo definido, consume recursos, y opera bajo plazos, costes, riesgo, calidad y factores humanos.

Un proyecto hace referencia a los aspectos previamente definidos. Esta definición incluye una amplísima variedad de actuaciones, de tamaño y alcance muy dispar.

Así, el lanzamiento de un trasbordador espacial o la construcción de una gran infraestructura son ejemplos de proyectos. Pero también lo son la organización de una boda, la apertura de una nueva tienda o la elección de universidad.

Si bien el enfoque del PMI® se centra más en la gestión de proyectos de un cierto nivel de complejidad (alto presupuesto, entorno multicultural, muchas personas involucradas…), la metodología tiene la misma utilidad para proyectos de menor envergadura.

De esta forma, un proyecto finaliza:

• Al alcanzar los objetivos del mismo (esta es la situación deseable).
• Cuando se decide finalizar porque no se alcanzarán los objetivos del mismo y, por tanto, no tiene sentido continuar con el proyecto
• Cuando el cliente quiera terminar el proyecto.
• Cuando desaparezca la necesidad que originó el proyecto.

El resultado de un proyecto puede ser:

Producto

Un producto, componente de otro producto, una mejora de un producto o un producto final en sí mismo.

Servicio

Un servicio o la capacidad de realizar un servicio.

Mejora

Una mejora de las líneas de productos o servicios existentes.

Resultado

Un resultado, tal como una conclusión o un documento.

¿Qué es un Programa?

Programa

Un programa es un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, gestionados de manera conjunta para obtener beneficios que no se alcanzarían si se gestionaran de forma individual.

Un programa siempre contiene proyectos y puede incluir elementos de trabajo relacionado que están fuera del alcance de los proyectos específicos del programa.

¿Qué es un Portafolio?

Portafolio

Un portafolio agrupa a un conjunto de proyectos, programas, subconjuntos de portafolios y operaciones que se gestionan conjuntamente para alcanzar determinados objetivos estratégicos.

Los proyectos o programas del portafolio no necesariamente son interdependientes ni se relacionan de manera directa.

La Dirección de Proyectos, Programas y Portafolios

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Dirección de Proyectos

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las tareas del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

Dirigir un proyecto implica, entre otros aspectos:

• Establecer requerimientos.
• Considerar las necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados.
• Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y colaborativas entre los interesados.
• Dirigir a los interesados para conseguir los requisitos del proyecto y generar los entregables del mismo.
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto como: el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y los riesgos.

¿Qué es la Dirección de Programas La dirección de programas utiliza los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para lograr los requisitos de un programa y obtener unos beneficios y un control que no se obtienen dirigiendo los proyectos individualmente. ?

Dirección de Programas

La dirección de programas utiliza los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para lograr los requisitos de un programa y obtener unos beneficios y un control que no se obtienen dirigiendo los proyectos individualmente.

Los proyectos de un programa se relacionan a través de un resultado común o de la capacidad colectiva. La dirección de programas se focaliza en la relación entre los proyectos y ayuda a determinar el enfoque óptimo para gestionarlas.

Componentes de un programa.

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¿Qué es la Dirección de Portafolios La dirección de portafolios gestiona uno o más portafolios con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos, asegurándose que los proyectos y programas se revisan para establecer prioridades para la asignación de recursos, y que la dirección de portafolio es consistente con las estrategias de la organización y está alineada con ellas. ?

Dirección de Portafolios

La dirección de portafolios gestiona uno o más portafolios con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos, asegurándose que los proyectos y programas se revisan para establecer prioridades para la asignación de recursos, y que la dirección de portafolio es consistente con las estrategias de la organización y está alineada con ellas.

Los programas se agrupan en un portafolio, que a su vez tiene subprogramas, proyectos u otros trabajos que se gestionan coordinadamente para contribuir al portafolio. Los proyectos individuales, pertenecientes o no a un programa, siempre estarán incluidos en un portafolio. Los proyectos o programas de un portafolio pueden estar relacionados directamente o pueden ser independientes, pero estarán ligados al plan estratégico de la organización mediante el portafolio de la misma.

Las organizaciones gestionan los portafolios en función de su plan estratégico. Uno de los objetivos de la dirección de portafolios consiste en maximizar el valor del portafolio analizando los programas, proyectos y otros trabajos que lo forman.

Componentes de un portafolio.

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Relación entre Proyectos y Operaciones

Gestión de operaciones

La gestión de operaciones realiza la supervisión, la dirección y el control de las operaciones del negocio. La gestión de operaciones es la encargada de gestionar la realización continua de productos y/o servicios, de forma que se encuentra fuera del alcance de la Dirección de Proyectos.

Las operaciones son esfuerzos continuos que producen salidas repetitivas, con recursos asignados para hacer un mismo conjunto de tareas en función los estándares institucionalizados en un ciclo de vida de producto. Las operaciones son esfuerzos continuos, mientras que los proyectos son esfuerzos temporales.

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El correcto desarrollo de los proyectos necesita actividades de dirección de proyectos y conjuntos de habilidades, mientras que las operaciones necesitan la aplicación de gestión de procesos de negocio, actividades de gestión de las operaciones y conjuntos de habilidades.

Los proyectos propiciarán la consecución de los objetivos de la organización siempre que estén alineados con su estrategia. Las organizaciones pueden cambiar sus operaciones, productos o sistemas a través de proyectos que desarrollan y aplican iniciativas estratégicas de negocio.

Los cambios en las operaciones de negocio pueden provocar la realización un proyecto específico, generalmente tras modificaciones en las mismas por la realización de un nuevo producto o servicio.

Proyecto y operaciones

En la fabricación de un nuevo modelo de turismo, identifica si las actividades corresponden a proyectos o a operaciones.

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Interesados Operacionales en la Dirección de Proyectos

Para lograr un mayor entendimiento y evitar los problemas surgidos de no tener en cuenta la opinión de los interesados en el proyecto, los directores de proyecto involucran a los interesados operacionales en todas las fases de los proyectos.

Las referencias a los interesados es una constante en la Dirección de Proyectos y aparecerán de forma continua durante el presente curso. Es necesario involucrar a los interesados operacionales e identificar sus necesidades como parte del registro de interesados, su influencia (positiva o negativa) se tendrá en cuenta como parte del plan de gestión de los riesgos.

La Dirección Organizacional de Proyectos (OPM)

Dirección Organizacional de Proyectos

La Dirección Organizacional de Proyectos (OPM) establece un marco para la realización de estrategias a través de la dirección de proyectos, programas y portafolios, conjuntamente con acciones organizativas, destinadas a generar de manera constante y predecible estrategias organizacionales capaces de producir un mejor desempeño, mejores resultados y una ventaja competitiva sostenible.

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