¿Qué es un proyecto?

1. ¿Qué es un proyecto?

Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios.

1. ¿Qué es administración de proyectos?

Es aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, para cumplir con las expectativas (condiciones que se deben de cumplir formalmente impuestas, es decir, por medio de un contrato) y objetivos. De tal manera que se cumpla con un cronograma, con el presupuesto y requisitos de calidad acordados.

1. ¿Cuáles son los componentes de la administración de proyectos y sus variables?

Ciclo de vida definido e hitos. Es la especificación de mapas de ruta, fases, entregables, hitos clave y criterios de suficiencia.

De este modo, se proporciona una mejor comprensión al equipo en cuanto a las expectativas de logro.

Requisitos y alcance estables. Consiste en la definición de requisitos obligatorios, objetivos y alcance del proyecto.

En este aspecto, es muy conveniente atender grupalmente a unas cuantas preguntas para asegurarnos de que hay claridad entre los miembros del equipo:

– ¿Qué debe hacerse?
– ¿Qué producto / servicio, sistema o resultado se producirá?
– ¿Cuáles son los objetivos y beneficios?
– Cuando se logre el resultado, ¿cuál será la medida de su éxito?
– ¿Cuáles son los entregables?
– ¿Qué manifestación física habrá del producto, sistema o resultado?
– ¿Cuáles son los estándares de desempeño?
– ¿Cómo se determina la validez, utilidad, corrección, integridad de los entregables?
– ¿Qué restricciones afectan el rendimiento, el tiempo y el costo?
– ¿Cuáles son los límites de costo, tiempo o rendimiento del producto en sí?
– ¿Cuáles son los riesgos a tener en cuenta?
– ¿Existen riesgos asociados con el proyecto o el producto?
– ¿Cuál es el impacto de la magnitud, complejidad y tecnología del producto/proyecto?

Organización, sistema y roles definidos. Así como todo barco necesita un capitán, en los proyectos tiene que haber alguien a cargo.

Por lo general, las responsabilidades recaen sobre el gerente o administrador del proyecto, los gerentes funcionales y los miembros del equipo.

Para que las responsabilidades sean bien identificadas y todos sepan lo que se espera de ellos, el sistema de comunicación y participación también debe ser efectivo.

Estándares de calidad. Aunque te esfuerces al máximo, siempre existirá el riesgo de que un proyecto no resulte según lo esperado.

Para reducir las probabilidades de revés, tiene que haber estándares de calidad bien definidos, esto incluye criterios de cumplimiento para cada fase del proceso.

Compromisos planificados. Todo plan ha de basarse en las capacidades reales de la organización y en los recursos disponibles.

No hay sitio para las ilusiones y la improvisación.

Compromisos planificados significa disponer de planes de acción más que de cronogramas, ya que los planes contemplan factores como:

– Asignación de recursos
– Dotación de personal
– Presupuestos

Seguimiento y análisis de varianza. El sexto elemento de la administración de proyectos refiere una gestión basada en la excepción, de manera que puedan evadirse distracciones.

El seguimiento supone la emisión de informes periódicos y reuniones para detectar problemas a tiempo. De este modo, se anticipan riesgos como los sobrecostos y las entregas tardías.

Decisiones de acción correctiva. Las acciones correctivas evitan que el tren de tu proyecto se descarrile cuando hay variaciones en el plan.

Sin un boceto de acción correctiva, no sabrás qué hacer en caso de emergencias.

Los ejemplos más comunes de acciones correctivas son:

– Las compensaciones
– El aumento de costos
– La disminución del alcance del proyecto
– El restablecimiento de la línea base del rendimiento

Escalado y gestión de problemas. A veces, las buenas noticias hacen eco rápidamente mientras que las malas nuevas pasan desapercibidas…

Hasta que una sola gota derrama el vaso.
Cuando no existe un escalamiento efectivo, un problema pequeño puede convertirse en un maremoto.

Si quieres evitar que algo así le pase a tu proyecto, incorpora un proceso formal de notificación y resolución de obstáculos, como puede ser una cláusula de disputa en un contrato.

También es buena idea habilitar un canal de quejas para elevar los escollos antes de que sea muy tarde. 

Autorización de trabajo y control de cambios. Por último, el control de cambios nos ayuda a emitir decisiones importantes en el momento preciso.
Las modificaciones tardías pueden hacernos perder mucho tiempo y recursos, así que un sistema de control y gestión de cambios hará que sea más fácil atajar los desafíos prontamente.

1. Tareas principales de los administradores de proyectos de software

El trabajo del administrador de proyectos de software es asegurar que éstos cumplan dichas restricciones y entregar software que contribuya a las metas del negocio. Una buena administración no garantiza el éxito del proyecto, sin embrago la mala siempre asegura el fracaso del mismo.

1. ¿Qué es la planeación de un proyecto?

Básicamente, la planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo. “La planificación está compuesta por aquellos procesos que establecen el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los objetivos y desarrollan la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos”.

1. ¿Qué es la calendarización del proyecto?

En el calendario de un proyecto se reúnen todas las piezas de tu trabajo en un lugar visible y centralizado al que todo el equipo puede acceder. Te brinda una vista general del cronograma del proyecto para que puedas notar cuáles son los plazos de algunas de las piezas. Y, además, es útil para que cada uno de los que contribuya planifique el trabajo con anticipación y lo organice en torno a los proyectos más importantes. Con un calendario de planificación de proyectos sólido, te mantendrás informado y sabrás exactamente lo que haces hoy, lo que harás la semana próxima e incluso más adelante. Y como tu equipo también tiene acceso, todos podrán ver sin problemas qué hace falta finalizar ahora y qué es lo que sigue a continuación.

...