Recepcion Y Almacenaje De Refacciones
AnitaU13 de Febrero de 2014
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MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito
Federal
MP IDO/GM/02-02/0S
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RECEPCION y ALMACENAJEDE
REFACCIONES EN ELALMACÉN MODULAR
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Red de Transporte de Pasajeros del
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1"ombre del Procedinúento: RECEPCiÓNY ALMACENAJE DE REFACCIONESEN EL ALMACÉN MODULAR MP/DO/GMI 02-021 05
íNDICE
OBJETIVO
POlÍTICAS DE OPERACiÓN
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
DIAGRAMA DE FLUJO
FORMATOS
ANEXO
PAG.
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5
8
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18
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OBJETIVO
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Procedimiento: RECEPCiÓN YALMACENAJE DE REFACCIONES EN EL ALMACÉN MODULAR MPIDO/GMl02-02/05
OBJETIVO
o Determinar las actividades a seguir por el personal de la Unidad Departamental de
Recursos Materiales, en la operación del Almacén Modular; a través de los
mecanismos de registro y control implantados para agilizar el proceso de recepción,
guarda y custodia de los bienes materiales del Organismo.
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POLíTICAS DE OPERACiÓN
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Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE REFACCIONES EN EL ALMACÉN MODULAR MPIDO/GMI 02-021 05
POLíTICAS DE OPERACiÓN
· El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, será responsable de
supervisar la recepción, guarda y custodia de las refacciones, accesorios y
herramientas en el Almacén Modular; verificando el cumplimiento, de los
lineamientos emitidos al respecto.
· No se dará entrada al Almacén Modular, a refacciones suministradas del Almacén
Central y/o por proveedores, si no están amparadas por la " Nota de Salida del
Almacén" Central, Pedido, Factura u Orden de Compra respectiva.
· El Jefe de la Oficina de Refacciones y Herramientas, deberá invariablemente revisar
que las refacciones, partes y componentes a recepcionar en el Almacén Modular.
reúnan las características y especificaciones técnicas requeridas.
· El Jefe de Oficina de Refacciones y Herramientas deberá capturar en el Sistema de
Almacenes y elaborar la " Nota de Entrada al Almacén" correspondiente, por el total
de los bienes que ingresen al Almacén Modular, en la fecha de recepción de los
mismos.
· Deberá elaborarse" Nota de Salida del Almacén" Modular con clave de devolución,
cuando se suministren refacciones en mal estado, no solicitadas o que excedan a la
cantidad solicitada en la requisición al Almacén Central u Orden de Compra
respectiva.
· Será responsabilidad del Titular de la Unidad Departamental de Control de
Almacenes, proporcionar un ejemplar de la " Nota de Salida de Almacén " Central
correspondiente, a los Almacenes involucrados en entregas de refacciones llevados
a cabo directamente por los Proveedores, con base al " Programa de Surtimiento ";
documentación que permita a los Almacenes Modulares, regularizar sus operaciones
de abastecimiento.
· La guarda de refacciones en el Almacén Modular, deberá realizarse el mismo día de
su ingreso, conforme a la distribución por grupo mecánico dispuesta en el Almacén.
· La Oficina de Refacciones y Herramientas será la responsable de capturar, controlar
y conservar las Notas de Entrada y Notas Salida con clave de devolución de
refacciones; en un expediente por orden consecutivo.
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Distrito Federal
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Procedimiento: RECEPCiÓN YALMACENAJE DE REFACCIONES EN EL ALMACÉN MODULAR MP/DO/GMI 02-02 I 05
· Los formatos que se generen en el Almacén Modular, deberán estar foliados y en
caso de que alguno presente errores de llenado como borraduras, tachaduras,
enmendaduras, etc., se cancelaran el original y sus copias; procediendo a archivar el
juego completo en el consecutivo correspondiente.
· Será responsabilidad del Jefe de la Oficina de Refacciones y Herramientas, registrar y
resguardar las refacciones usadas, recibidas a cambio en el Almacén Modular; y
proceder a su suministro, cuando sean susceptibles de aprovechamiento.
· El titular de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, deberá presentar a la
Unidad Departamental de Control de Almacenes en las fechas establecidas, las "
Notas de Entrada ", " Facturas ", " Solicitudes al Almacén Modular ", D.D.S. y/o
Disquetes; que permitan a ésa área su revisión, validación y en su caso corrección de
los movimientos de entrada y salida operados por el Almacén Modular.
· El Titular de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, será responsable de
coordinar los trabajos de revisión y validación de los movimientos de entrada y salida
registrados en los Almacenes del Organismo, y en su caso efectuar la corrección de
los mismos en el Sistema de Control de Almacenes; así como tramitar ante la
Gerencia de Informática, la elaboración de los Reportes y Pólizas Contables
correspondientes al cierre mensual de existencias de refacciones, partes y
componentes en los Almacenes del Organismo.
· Será responsabilidad del titular de la Gerencia de Informática, presentar a la Gerencia
de Contabilidad dentro de los primeros 15 días de cada mes, los reportes y pólizas
contables correspondientes al cierre mensual de existencias de refacciones, partes y
componentes en los Almacenes del Organismo; considerando entre otros, los
siguientes:
Resumen Analítico de Entradas.
Resumen Analítico de Salidas.
Resumen Contable de Notas de Salida.
Resumen Contable de las Notas de Entrada y
Pólizas Contables.
C.P. CARLOS A. CU~STA RE~ES
DIRECTOR DE ÓPERACION
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Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nomb~ del Pro('rdimlt'oto: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE REFACCIONES EN EL ALMACÉN MODULAR MP/DO/GM/02-02/05
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
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Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE REFACCIONESENEL ALMACÉN MODULAR MP/DO/GMI 02-021 05
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Unidad Administrativa Descripción de la Actividad
1
CADA VEZ QUE RECIBA REFACCIONES, PARTES Y/O
COMPONENTES EL ALMACEN MODULAR
Verifica su procedencia ( Almacén Central ó Proveedor) y
con base en la misma determina.
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES
.
o
JUD. DE CONTROL DE
ALMACENES
JUD. DE RECURSOS
MATERIALES
o
2
ALMACÉN CENTRAL
Extrae de su archivo, expediente de la Requisición al
Almacén y/o del .programa de Surtimiento", recibe
refacciones, partes y/o componentes junto con la " Nota de
Salida del Almacén .Central; captura en el Sistema de
Almacenes la " Nota de Entrada a Almacén" Modular, con
los datos de la . Nota de Salida del Almacén" Central y
verifica que los bienes cumplan con las características
solicitadas.
¿ COINCIDEN CON LO SOLICITADO?
NO
Elabora "Nota de Salida del Almacén" Modular con la clave
de devolución al Almacén Central en original y copia, turna
a la Unidad Departamental de Control de Almacenes
(Almacén Central) copia de la " Nota" y las refacciones no
solicitadas, ó en su caso defectuosas, Recaba firma de
acuse de recibo en el original del documento y archiva.
Recibe .. Nota de Salida del Almacén" Modular y
refacciones, procede a corregir la anomalía, afecta su
Siste.ma de Almacenes y entrega nuevamente los bienes
requeridos por el Módulo, se remite a la actividad 2.
sí
Lleva a cabo el acomodo de los bienes, considerando para
el efecto, la distribución por grupo mecánico dispuesta en el
Almacén Modular.
6 Ilntegra expediente con . Nota de Salida del Almacén "
Central y " Nota de Entrada al Almacén " Modular;
archivando
...