Recepcion
Enviado por luigi950428 • 23 de Junio de 2013 • 1.447 Palabras (6 Páginas) • 255 Visitas
El departamento de Recepción
Funciones, responsabilidades y perfiles de cada uno de los integrantes
Recepcionista
Tareas u Operaciones Conocimientos
Manejar la Reserva
-Tomar la reserva
-Registrar la reserva en el planning
-Confirmar la reserva
-Controlar y anunciar fecha de fuerte demanda
-Confeccionar listado de reservas
-Archivar formularios
Realizar Check In
-Verificar disponibilidad
-Recibir al pasajero
-Verificar la reserva
-Escuchar necesidades
-Ofrecer alternativas de habitaciones
-Ofrecer otros servicios
-Registrar al pasajero en ficha individual con
control personalizado de documento
-Asignar la habitación
-Entregar llaves de habitación
-Pedir garantía de la reserva
-Dar instrucciones al Bellboy para acompañar
-Ingresar datos de la ficha de registro en el
sistema
Recibir llamadas
-Recibir llamadas internas o externas
Controlar y Actualizar el estado de las habitaciones
-Comprobar situación y actual estado de las
habitaciones
-Controlar y asignar las reservas del día
-Determinar necesidades de camas adicionales y/o cunas
-Realizar el control de llaves
Manejar el servicio de caja fuerte al huésped
-Verificar control de llaves de cofres
-Librar y controlar accesos a cofres individuales
-Instruir su uso al pasajero
-Completar el formulario de depósito
Autorizar y registrar cambios de habitación
-Recibir el pedido de cambio de habitación
-Comunicar el cambio de habitación a los
diferentes departamentos
-Corregir el número de habitación en fichas de
registro y rack de habitaciones
Atención a Grupos
-Confeccionar listados y asignación de habitaciones (Rooming List)
-Controlar y preparar llaves
-Comunicar cronograma de actividades del grupo
a otros sectores
Realizar Check Out
-Corroborar con el huésped que los cargos de su
habitación sean correctos
-Cerrar cuenta
-Cobrar
-Solicitar firma del huésped en los casos que
corresponda
-Hacer bajar el equipaje
-Controlar la entrega de llaves de habitaciones
-Despedir al huésped
-Archivar todos los consumos del huésped
junto con la factura
Manejar la caja
-Registrar ingresos y egresos
-Realizar el arqueo de caja
-Cambiar divisas
-Cobrar en distintas formas de pago
Confeccionar facturas
-Identificar tipo de factura
-Registrar en la factura los datos del pasajero
-Imputar cargos
-Realizar notas de crédito o Refacturaciones
Coordinar tareas con otros departamentos
-Coordinar con Ama de Llaves:
o Información de las salidas
o Previsión de llegadas
o Atención al pasajero VIP
o Cambio de habitación
o Control de informes diarios de habitaciones
-Coordinar con Alimentos y Bebidas:
o Llegadas y salidas
o Atención al pasajero VIP
-Coordinar con Mantenimiento:
o Necesidades de reparación
-Coordinar con otras áreas: Telefonía, Conserjería, etc.
Manejo de impresos
-Libro de quejas
-Formulario de sugerencias
-Planilla u hoja de toma de reservas
-Planning de Reservas. Codificación
-Recibo de señas y/o pagos
-Planilla de reservas diarias
-Ficha de registro del pasajero
-Tarjeta de identificación
-Tarjeta de bienvenida
-Factura. Tipos y función
-Planilla de entradas y salidas
-Vales
-Recibo de pago
-Formulario de cambio de habitación
-Formulario de cama adicional
-Memorando
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