Control De Efectivo

Control del Efectivo.

El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante Disponible, deben armonizar, en su complejidad, de acuerdo al carácter, volumen operativo e importancia de la empresa.

Este tipo de control también se conoce con el nombre de Control Interno, ya que es realizado por orden de la empresa. El propósito u objetivo fundamental del Control Interno es:

• La reducción de errores.

• La reducción del riesgo de pérdida y la obtención de fluidez en su manejo.

• Exactitud y veracidad de resultados.

• Exactitud de los registros.

• Exactitud en la información financiera.

• Exactitud en los pronósticos financieros.

• Evitar fraudes.

• Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.

Las medidas de Control Interno se fundamentan en este principio:

 La confrontación interna de los informes operacionales del efectivo.

Esta confrontación se logra con la aplicación de las siguientes reglas:

• Una correcta división del trabajo.

• Asignación clara de responsabilidades.

• Una delegación de autoridad por áreas.

Procedimiento de Control: Son las actividades establecidas por la empresa, a fin de proveer y resguardar sus intereses.

Estos procedimientos son aplicables a:

• Al efectivo en Caja Principal.

• Al Fondo Fijo.

• A los depósitos en instituciones financieras.

Control Aplicado al Efectivo en la Caja Principal.

Con carácter general, podemos señalar que los controles aplicables a la Caja Principal se pueden fraccionar en tres grupos:

a) Control aplicable a los Ingresos.

b) Control aplicable a los Egresos.

c) Control de Saldos.

a) El Control de ingresos: Es la confrontación de Informe Diario de Caja – en el área de ingresos – con los informes presentados por los departamentos de la empresa que dieron origen a esos ingresos.

Podemos citar un ejemplo:

Ingresos por cobro de facturas Pendientes. – Informes de cobranzas.

– Informes de cobradores.

Ingresos por cobro de facturas de Contado. - Informes de venta.

- Informes de vendedores.

- Informes del Almacén de Mercancías.

b) El Control de egresos: Son las medidas tomadas para garantizar que todos los ingresos de Caja han sido depositados en las cuentas abiertas de la empresa con las instituciones financieras.

Se instrumenta esta medida, a través de una permanente verificación del Informe de Caja con sus correspondientes depósitos. Verificación permanente de la autenticidad de los comprobantes de depósitos en cuanto a fecha, monto, detalle de su contenido – efectivo y relación de cheques - , entre otros.

c) El Control de saldos del Informe de Caja: Son periódicas constataciones de su veracidad con la existencia física del dinero en poder del cajero; a este acto se le llama Arqueo de Caja.

Los Controles Aplicados al Fondo Fijo.

Se fundamentan en la vigilancia permanente de las normas establecidas por la empresa en la creación del Fondo Fijo. Este control se hace sentir cada vez que se prepara una Reposición de Fondos, o en los frecuentes Arqueos de Caja que se practican.

Las exigencias mínimas de las medidas de control, se fundamentan en:

• Pago mínimo.

• Naturaleza del pago.

• Aprobación del pago

El Control Aplicado a los Depósitos en Instituciones Financieras.

Debido a la naturaleza de los depósitos a la vista, podemos clasificar las medidas de control en cuatro grandes grupos:

• Control de Ingresos o Depósitos.

• Control de cheques y/o autorizaciones.

• Control de notas de Débito y de Crédito.

• Control de saldos.

El Control de ingresos o Depósitos. Se realiza a través de la confrontación de cifras con el Informe de Caja-egresos, con su correspondiente planilla de depósitos y los registros del mismo.

Elementos que utiliza el procedimiento de pago por cheques para su control.

Al adoptar el procedimiento de pago por cheques, se hace necesaria la inclusión de una serie de elementos como sería:

a) Un Diario Auxiliar de entradas de Caja.

b) Un Diario Auxiliar de salidas de Caja.

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