Control Efectivo

Introducción.

La información, cualquier tipo de información, como proporcionar un simple nombre, se debe presentar de manera a saber para y porque se proporciona. Para mis conocidos soy David, para cuando me presentaron en el registro civil, fue David Alberto Millán Robles, para diversos trámites legales seria mi nombre completo, para cuando me hacen mención, basta con cualquiera de mis dos nombres, para mis profesores, me identificaban simplemente como Millán. La información (en este caso un nombre, el mío) se proporciona de diferentes maneras y toma diferentes dimensiones, según para la contraparte que haga uso de esta información, pero para el presente ensayo no será el simple nombre lo que se maneje como información, sino mas bien, es mucho más complejo, es en sí, la información que resultado de los estados de resultados, es decir, la información financiera, y también veremos, que se presenta de diferentes maneras, según para quien se presente.

Desarrollo.

Ya en alguna anterior materia, se desarrollaron las habilidades para la elaboración de los diferentes estados de resultados, tal como el Balance General, el estado de resultados o el de flujo de efectivo; se mostro paso a paso como se procesa la información, por todo el proceso que pasa, hasta que finalmente se muestra en alguno de dichos estados. El conocer dicho proceso acerca de la información, ayuda a comprender y relacionar entre si cada uno de los estados financieros, pero no por conocer el proceso de la información, quiere decir que se pueda emitir un análisis completo de dicha información, mucho menos presentarla a los diferentes grupos de usuario que requieran la información, al menos, no en eso se profundizo en la materia anterior.

Pero ¿Por qué preocuparnos tanto acerca de la información que se pueda emitir a partir de un estado de resultados? O ¿Por qué se tiene que dar información acerca de los estados de resultados? ¿A quién le interesa dicha información? A todos, y cada uno de los que colaboren dentro de una organización, le interesa o al menos le debe interesar.

El proceso común y normal para trabajar en la información lo podríamos resumir en los siguientes pasos:

• Se procesa todos los documentos fuente durante el mes.

• Al acercarse el final del mes, se acerca el cierre contable.

• Se realiza el cierre de mes, revisando a detalle los estados financieros.

• Una vez realizado el cierre, se empieza a trabajar en la información a presentar.

Pero ¿Qué información es la que se presenta, y a quien? Eso será en función a quien se presente, empezando desde el nivel más alto hasta el más bajo, o según los departamentos, teniendo los siguientes ejemplos.

Alta dirección o gerencia de negocio: lo primero que los responsables de esta parte quieren ver, es la utilidad o en su caso perdida, posteriormente y a detalle se interesan en conocer los ingresos, costos y gastos, así como en el flujo de efectivo con que se cuenta. Para este caso, esta información se obtiene del estado de resultados y del estado de flujo de efectivo.

Gerentes de área: les interesa lo referente a su departamento, al gerente de producción le interesara saber la mano de obra y los costos por fabricación, la compra de materia prima y la utilidad por producto; al gerente de ventas, las ventas netas del mes, el número de clientes nuevos, los clientes morosos; al gerente de DH, el número de empleados nuevos o dados de baja, el numero de incapacidades o el gastos que se realizo por capacitación; al gerente de administración, los gastos que se realizan en su departamento; los activos fijos del mes y su depreciación, y así varia el tipo de información según el gerente del área; esta información se obtiene del balance general

...