Relación entre inversión en Facility Management y el Nivel de Productividad. “Costes, Consumos y Niveles de Servicios del Facility Management”

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Numerosos estudios prueban la relación entre inversión en facility management y el nivel de productividad alcanzado por el negocio al que esta actividad apoya. Este artículo presenta los resultados del II Benchmarking de Facility Management en España. Los datos aportados proporcionan información que, organizada en percentiles y sectores, permite determinar distintos niveles de eficiencia en la gestión de estos recursos por parte de las empresas.

Costes, Consumos  y Niveles de Servicios del Facility Management

El facility management se define como la gestión de entornos de trabajo productivos a través del mantenimiento de la infraestructura y logística necesarias para facilitar las actividades económicas en todos los sectores, permitiendo que el desarrollo de las operaciones y actividades estratégicas sea más eficiente y efectivo.

Por tanto, el facility management es una función crítica que puede consumir recursos fundamentales o contribuir al éxito general de la empresa, dependiendo de la gestión que se desarrolle.

La implementación integrada del facility management implica unir la administración de los activos físicos y de los recursos financieros y humanos dedicados a éstos con la dirección estratégica de la organización.

A pesar de que las áreas gestionadas por el facility management (recursos financieros, recursos humanos, activos fijos e información y conocimiento) comparten el objetivo común de proveer de apoyo estratégico y operativo a todas las actividades acometidas por la empresa, cada una sigue diferentes agendas, sirve a diversos grupos de intereses y tiene prioridades distintas.

En España, la gestión de los activos inmobiliarios ha        sido        –a        la        hora        de        buscar        ventajas competitivas–        tradicionalmente        olvidada.        Sin embargo, para la obtención de buenos resultados en el core business de cualquier compañía resulta

crítico poder garantizar una optimización del uso de sus activos y, sobre todo, tener una total confianza en la disponibilidad de sus propiedades y de todas las actividades de soporte al negocio.

El coste de mantenimiento de los inmuebles de oficinas viene a representar, en promedio, un 15% anual del presupuesto total de la empresa; y cada componente del facility management –las instalaciones, el apoyo a los negocios (business support) y la tecnología de la información–, un 5% de las ventas. A pesar de ocupar el segundo lugar en los costes estructurales después de los salarios, la gestión de los activos inmobiliarios y del facility management rara vez aparece entre los objetivos estratégicos de las compañías. ¿Seguirán las empresas ignorando el importante impacto en los beneficios que tendría elevar el perfil de la gestión de activos inmobiliarios al nivel de los recursos humanos o la dirección financiera?

Dada la relevancia de las cifras anteriores, una tentación habitual es reducir estos costes esperando que ello redunde en el incremento de beneficios antes de impuestos. Sin embargo, a no ser que los recortes puedan hacerse sin interferir en el desarrollo de las actividades comerciales, lo habitual es que afecten negativamente los beneficios. Para determinar si nuestras inversiones son adecuadas, no sólo hay que conocer la cantidad de recursos empresariales que este mantenimiento absorbe, sino que, además, es necesario determinar el valor que esta inversión genera.

En este sentido, el facility management será capaz de reconocer cuándo hay que establecer un nivel de servicio distinto (y, por consiguiente, de costes) para continuar manteniendo una gestión de apoyo y política de riesgo aceptables, y cómo valorarlo para poder obtener los fondos adicionales que cubran dichas necesidades. Hay que ser consciente no sólo de que el incremento en gastos puede mejorar la efectividad y eficiencia de los negocios (por ejemplo, obteniendo mayor productividad y eficiencia en el uso de energía), sino también de que la limitación de daños reduce pérdidas, al evitar el riesgo de fracaso. El problema es que los incrementos en beneficios (los ahorros) son difíciles de cuantificar y de expresar como rentabilidad o retornos sobre la inversión, mientras que los gastos son fáciles de ver.

A pesar de todo ello, es preciso diferenciar entre la dificultad de justificar mejoras (inversiones)

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contablemente y el hecho de que éstas impacten positivamente en el cash flow. En un reciente estudio, Roger Bootle (de Reino Unido, país pionero en la implantación de estrategias de gestión de activos inmobiliarios y facility management) ha llegado a las conclusiones siguientes:

1. El uso inapropiado de los activos inmobiliarios ocasiona a las compañías pérdidas anuales de unos 25.000 millones de euros, y mejorarlo incrementaría hasta en el 13% el margen bruto.
2. Una reducción del 10% de los costes del facility

millones de euros para dichas empresas.

1. La gestión de edificios ocupados por sus propietarios es mucho más ineficaz que la de instalaciones en régimen de alquiler, con pérdidas estimadas de hasta 15.000 millones de euros al año.

En resumen, la implantación del facility management en las decisiones estratégicas de la compañía puede impactar de forma significativa en los resultados, consiguiendo un incremento del retorno de los capitales invertidos gracias a un mejor aprovechamiento de los activos inmobiliarios, reducción de los costes operativos, mejoras en la calidad de vida de los usuarios, garantías de no interrupciones del negocio, claridad en la contabilidad y liberación de recursos clave de gestión para concentrarlos en el core business de la compañía.

Finalmente, existen dos razones principales por las que el estudio que presentamos en este artículo es importante:

1. Algunas empresas tienen problemas para justificar con datos sus actividades de facility management. Por esa razón, la cumplimentación de un cuestionario (véase el anexo 1) ha ayudado a recabar datos relevantes, así como a poner de manifiesto la importancia de adecuar sistemas que faciliten la obtención y organización de la información necesaria.
2. Comparar los resultados de la propia empresa con otra del sector ayuda a cotejar la idoneidad de las inversiones y niveles de servicios.

Descripción de la muestra y metodología.

En el estudio han colaborado 35 edificios, con información de 2007 y 2008. Dado el tamaño de la muestra, los datos han sido analizados siguiendo métodos no paramétricos, aunque, además de los percentiles, se ha incluido la media para permitir su comparación con la mediana. En su conjunto, los edificios incluidos en la investigación suman 404.201 metros cuadrados de superficie bruta; tienen 17.974 usuarios y unos costes de explotación de 43.770.506 euros; y representan aproximadamente el 70% del IBEX 35.

Los sectores representados son los siguientes: telecomunicaciones (39%), informática (17%),

servicios profesionales (11%), construcción (9%), ingeniería (7%), banca (5%), industria química y farmacéutica (5%), utilities (2%), alimentación (2%), otros servicios financieros (2%) y otros servicios (2%). El 91,4% de las respuestas corresponde a instalaciones para un uso simple, mientras que el resto se dedica a múltiples usos (véanse la tabla 1 y la figura 1).

Es relevante puntualizar que el 46% de los edificios investigados se encuentra en un distrito de negocios; 37% en otras zonas urbanas; y sólo el 17%, en el extrarradio. En lo que se refiere a la titularidad, los resultados indican que en el 42,8% de los casos el usuario del inmueble es el propietario; en el 48,6% hay un arrendatario; y en el 8,6% son ambos. La antigüedad promedio de los edificios es de 17 años, con un rango2 que va de 3 a 50 y una desviación típica de 11 con respecto a la media (véase la figura 2).

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