SISTEMA DE GESTIÓN – REQUISITO PARA LAS PYMES

SISTEMA DE GESTIÓN – REQUISITO PARA LAS PYMES

0 INTRODUCCIÓN 
El crecimiento en Chile presentan oportunidades para pequeñas y medianas empresas (pymes), conlleva a un fortalecimiento de su gestión.

La empresa se concibe como una entidad dinámica y flexible, inserta en un entorno también dinámico y con exigencias crecientes, lo cual implica una mejora constantemente.  (busca alcanzar, sostener y mejorar la posición en el mercado)

CORFO Y CENTRO NACIONAL DE PRODUCTIVIDAD Y CALIDAD poner a servicio un instrumento de gestión, el cual es auditable y certificable el cual permite alcanzar un nivel de gestión y competitividad acorde con los desafíos y oportunidades del mundo.

Al implementar esta norma en la pyme permite:

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1 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN (aplicable a empresas de otros tamaños)

La norma establece requisitos fundamentales para pymes la que les permite:

1. Permitirá liderar y conducir el negocio estratégicamente, considerando ámbitos y a la vez tomar decisiones basa en información relevante.
2. Orientarse a lo que es la satisfacción de cliente
3. Conocer la legislación laboral (conjunto de leyes y normas que tienen por objetivo las actividades laborales, con respecto a derechos del trabajador y obligaciones lo mismo para el empleador), salud, y seguridad en resguardo de su personal.
4. Dar a conocer las competencias de su personal hacia su negocio
5. Da la posibilidad de generar información de resultados financieros
6. Resguardar activos principales
7. Conocer disposiciones tributarias y contables
8. Documentar procesos principales (producto / servicio)
9. Identificar aspectos ambientales de las operaciones (si contamina o no)
10. Disponer de un sistema de gestión el cual avance internacionalmente.

3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

1. Aspecto ambiental: elemento de las actividades, producto o servicio de la empresa, que interactúa o posee un impacto sobre el medio ambiente.
2. Atributos: propiedades /características que posee un determinado producto /servicio
3. Capacitación: proceso destinado a facilitar, fomentar promover y desarrollar las aptitudes, habilidades o grado de conocimiento de las personas
4. Cliente: organización o persona que recibe un producto o servicio
5. Documentación: conjunto de documentos
6. Entrenamiento: proceso para preparar a una persona para la práctica.
7. Estrategia: dirección global de operación de la empresa que estipula los lineamientos a seguir para alcanzar objetivos determinados, se hace operativa a través de planes de acción.
8. Evidencia objetiva: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo (se obtiene mediante la observación, medición, u otro medio)
9. Gerencia: persona o grupo de personas que dirigen o controlan una empresa
10. Gestión: actividades coordinada para dirigir y controlar una empresa
11. Información: datos que poseen significado
12. Mediana empresa: aquella que presenta ventas anuales entre 25001 y 100.000 uF
13. Medio ambiente: entorno en el cual opera una organización, incluye aire, agua y suelo, flora/fauna, seres humanos.
14. Pequeña empresa: aquella que presenta ventas anuales entre 2401 UF y 25.000 UF
15. Plan de acción: documento que describe actividades a desarrollar, metas, plazos, responsables y recursos, para lograr objetivos impuestos por la gerencia.
16. Procedimiento: forma especifica para llevar a cabo una actividad o proceso (documentado o no)
17. Proceso: conjunto de actividades relacionadas, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
18. Producto /servicio: resultado de un proceso
19. Producto / servicio principal: producto/servicio que genera el mayor volumen de ventas, es el que mas impacta en la empresa.
20. Proveedor: organización o persona que entrega producto o servicio
21. Proveedor principal: aquel que suministra insumos principales
22. Registro: evidencia de actividades desempeñadas (actas, informes)
23. Requisito: necesidad o expectativa establecida, obligatoria o habitual /común, pueden ser cuantitativos (temperatura, peso mínimo) o bien cualitativos (sabor, apariencia)
24. Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan

DECISIONES:

1. Decisiones estratégicas: son decisiones políticas, metas y recursos para satisfacer requerimientos del negocio en el largo plazo.  ¿Qué tipo de muebles fabricaremos y comercializaremos?
2. Decisiones tácticas: son decisiones que aseguran la obtención y uso eficiente de recursos para cumplir objetivos a corto y medio plazo, ya sea en áreas de producción, personal, inventario, marketing. ¿Cuánto personal se contratará para la temporada de venta altas?
3. Decisiones operativas: son decisiones a tareas específicas del día a día.  Ej: programación diaria de producción de leche y queso en una planta ¿Cuánto producir hoy?

PLAZOS

1. Corto plazo: plazo menor a 12 meses
2. Mediano plazo: plazo de uno a tres años
3. Largo plazo: plazo mayor a tres años

4 SISTEMA DE GESTIÓN

Requisito general:  empresa debe implementar, documentar cuando exprese algo con claridad, y así mantener un sg de acuerdo a requisitos establecidos.

Requisitos de documentación (puede estar en cualquier medio ya sea diagrama de flujo o esquema) (debe incluir al menos):

1. Un documento que describa el SG, puede ser un esquema, diagrama o manual.
2. Además, debe incluir procedimientos documentados, indicando para su control, al menos, titulo, código identificación, responsable elaboración y aprobación, fecha, lista de distribución ect. (este debe ser establecido y formalizado)
3. También debe incluir documentos internos y externos, relacionados con los requisitos de la norma (especificaciones técnicas, manuales de uso de equipo)
4. Formularios para registros
5. Por último, lista de documentos controlados el cual debe incluir título, código identificación y fecha aprobación.

Control de los documentos (se debe implementar un procedimiento para definir la forma y responsables para):  

1.  revisar y actualizar documentos cuando sea necesario
2. Asegurar que sean legibles e identificables.
3. Asegurar que documentos con orígenes externos se identifiquen, archiven y mantengan
4. Prevenir el uso de documentos obsoletos
5. Asegurarse que los documentos se distribuyan al personal que corresponda y se mantengan registros de esa distribución.

Control de registros

1. La empresa debe mantener registros de las actividades realizadas, con esto demuestra que cumple con los procedimientos y requisitos de la norma.
2. Estos deben poder ser legibles, identificables y recuperables y se deben mantener en forma ordenada y en un plazo definido.

5 ESTRATEGIA Y LIDERAZGO

Estrategia:  la gerencia debe definir y documentar una estrategia que esta basada por la info que la empresa entregue, al menos debe incluir un plan de acción documentado corto y mediano plazo

Compromiso de la gerencia: Debe presentar evidencias objetivas del compromiso que tiene con la empresa y con el desarrollo e implementación de los planes de acción:

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