SISTEMAS DE REGISTROS CONTABLES

4.SISTEMA DE REGISTROS CONTABLES

En la actualidad, los sistemas contables brindan con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más completa y detallada. Esta información financiera es valiosa para la iniciativa privada, el gobierno, los bancos, los administradores y los individuos particulares, porque les permite evaluar actuaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras. La contabilidad, a fin de cuentas, no es más que un reflejo de la realidad en que está inmersa la entidad cuya situación financiera pretende presentar. La complejidad que caracteriza al mundo en nuestros días ha impactado a la empresa, al entorno en que se desenvuelve y, como consecuencia lógica, a la contabilidad. Dicha complejidad se presenta tanto en la estructura financiera y organizacional de las empresas como en los fenómenos de inflación y devaluación que cotidianamente observamos. La contabilidad debe estar preparada para adaptarse a las complejidades del mundo actual de tal manera que pueda seguir cumpliendo su propósito de generar información útil para la toma de decisiones.

Automatización de procesos.- Fundamentalmente, la contabilidad es un medio para brindar información en relación con las actividades financieras y económicas realizadas por una persona o por una organización pública o privada. Como ya se vio, antes de que se desarrollara la contabilidad, los negociantes del mundo antiguo advirtieron la necesidad de registro de sus operaciones de negocios, deudas e impuestos, y para ello utilizaron un sistema de registro muy rudimentario. Con el tiempo, estas técnicas de registro mejoraron y se desarrollaron sistemas sencillos de teneduría de libros, los cuales evolucionaron gradualmente hasta llegar a los sistemas modernos, más complejos, que se usan en la actualidad.

Efectivamente, las técnicas de registro, una vez que se formalizó la contabilidad como tal, se basaban en libros con denominaciones tales como libro diario para el registro cronológico de las operaciones mercantiles, libro mayor para la clasificación de los movimientos contables que afectan a una misma cuenta. Esos libros eran físicamente cuadernos donde se anotaban o clasificaban manualmente; es decir, de puño y letra de los responsables del registro (llamados tenedores de libros, por razones obvias). Con el advenimiento de la era de la computación, se inició un movimiento para la incorporación de estas herramientas en prácticamente todos los órdenes de nuestra vida, incluyendo los negocios. El registro de las operaciones de negocios no sería la excepción y por eso se inició paulatina y gradualmente un proceso de automatización del ciclo de contabilización de las operaciones de un negocio. No quiere decir lo anterior que desaparecieron los libros diario y mayor para el registro y clasificación de las operaciones, sino que en dichos libros, en lugar de escribirse la información de forma manual, se hace a través de su captura en una computadora, que a su vez, mediante instrucciones preestablecidas efectúa las funciones de archivo (grabación) de información, ordenación y generación de informes. De tal forma que ahora la mayoría de las empresas, no importando su tamaño, cuenta con una herramienta computacional o un sistema formal para la contabilización de sus operaciones y para la generación de todo tipo de información relacionada con esos datos. Hay sistemas de contabilidad que, incluyendo funcionalmente todo lo necesario para el registro, se cotizan en el mercado en un rango tan amplio en función de las opciones que ofrecen desde 200.00 hasta 50 000.00 dólares estadounidenses.

Creación de negocios

Generalmente, los grandes negocios han comenzado siendo pequeños locales, que han crecido gracias a la persistencia y la excelente visión de sus dirigentes. Las personas que iniciaron dichas organizaciones fueron emprendedoras que un día decidieron empezar el largo camino del éxito. Los emprendedores son personas que ven una necesidad o un problema, como una oportunidad de desarrollar una solución y que además les puede generar un beneficio. Iniciativa, visión, determinación, liderazgo, motivación, fuerza de voluntad, innovación, administración del riesgo, etc., son características comunes de individuos emprendedores. Una buena combinación de las características antes mencionadas es el factor determinante en el éxito de una organización que comienza. Se debe tener iniciativa, visión, misión y determinación de empezar o cambiar algo, una fuerza de voluntad para continuarlo, liderazgo y motivación para involucrar a otras personas para lograr el objetivo señalado, innovación para crear nuevos caminos y soluciones, y saber administrar el riesgo con respecto a la posible ganancia. La visión ayuda a identificar y predecir rumbos de acción que se pueden dar en cierta situación, y permite evaluar mejor y tomar una decisión que lleve a lograr el objetivo de la jornada de trabajo. La misión deja claro a los directivos y al personal en general, hacia dónde se quiere llevar el negocio y qué lugar se desea ocupar en el entorno económico y social de un país.

Objetivo de las entidades económicas

Una entidad económica en la actualidad, independientemente de qué tipo sea y a diferencia del significado que tenía este término en otros tiempos, tiene por objetivo servir a su clientela, ya sean clientes habituales, segmentos importantes de la sociedad o la sociedad misma. Como consecuencia o en la medida de la calidad con la que llegue a satisfacer las necesidades de su clientela, dicha entidad verá maximizado su valor. Es preciso aclarar que desde siempre y hasta hace unos cuantos años, se consideraba que el objetivo de los administradores de una entidad económica era maximizar el valor de su patrimonio, dejando de lado o ignorando la forma en que lo anterior debía ser logrado. Evidentemente, dicho logro era resultado del servicio brindado a los clientes.

Tipos de entidades económicas

Es común que al hablar de entidades económicas nuestra mente se centre exclusivamente en aquellas cuyo objetivo final es la generación de utilidades, sin embargo en la realidad existen organizaciones cuyos objetivos simplemente no se pueden encasillar en el esquema anterior. En esta sección del capítulo habremos de ver las características de tres diferentes tipos de entidades económicas que juegan cada uno un rol establecido dentro de la actividad económica de un país:

• Organizaciones lucrativas.

• Organizaciones no lucrativas.

• Organizaciones gubernamentales.

Organizaciones lucrativas

Estas entidades económicas son las más conocidas en cuanto a que son las que más proliferan. Su objetivo es la prestación de servicios o la manufactura y/o comercialización de mercancías a sus clientes obteniendo de dicha relación un beneficio conocido como utilidad.

Organizaciones no lucrativas

Este tipo de entidades económicas tienen como característica principal que no persiguen fines de lucro.Lo que significa es que puede, como resultado de su operación, obtener utilidades. Sin embargo, a diferencia de las organizaciones lucrativas, las utilidades obtenidas no son destinadas al provecho personal de los socios, sino que íntegramente se reinvierten con la finalidad de seguir cumpliendo el objetivo con el cual fueron diseñadas, ya sea la prestación de un servicio o la comercialización de un bien. Normalmente este tipo de organizaciones es común encontrarlas en la industria de la salud, la educación y otras más.

Organizaciones gubernamentales

Todos tenemos conocimiento de las diferentes instancias gubernamentales tanto a nivel federal, estatal y municipal. Pues bien, este tipo de entidades económicas, al igual que las organizaciones lucrativas y las no lucrativas, involucran recursos económicos cuantiosos sobre los cuales hay que tomar decisiones importantes. Para la toma de dichas decisiones también es preciso contar con información contable. Sin embargo, es necesario agregar que los criterios contables bajo los cuales se elabora dicha información difieren sustancialmente de aquellos que son válidos en las organizaciones lucrativas y en las no lucrativas.

Formas de organización de una entidad económica lucrativa

Ahora bien, en el caso de las entidades económicas lucrativas, mejor conocidas como negocios, existen dos formas de organización:

• Persona física.

• Sociedad mercantil.

Veamos las características distintivas de cada una.

Personas físicas

Algunas veces, en función de consideraciones tales como los recursos necesarios para iniciar un negocio, la complejidad del mismo, el tamaño, etc., una sola persona puede constituirse en una entidad económica y comenzar a realizar el objetivo planeado. Para todo fin práctico, una entidad económica constituida por una sola persona está funcionalmente completa y puede operar adecuadamente. Al final de cuentas, es el espíritu de personas emprendedoras, enriquecido con las características necesarias para que el negocio subsista, el que infunde vida a las organizaciones. De hecho, para efectos fiscales esta forma de organizarse ha sido ampliamente reconocida como persona física con actividades empresariales.

Sociedades

Sin embargo, algunas veces, es importante saber combinar el talento y los recursos económicos de varias personas con el propósito de hacer más factible la realización de un plan, de una idea, en suma, de una empresa. En este caso, surgen las sociedades que pueden ser de personas o de capitales.

En la siguiente sección de este capítulo se analizan las principales implicaciones prácticas,

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