SUMINISTRO

5.1 ASPECTOS DE LA INFORMACIÓN DE COMPRAS

Para la información de compras deben describirse todos los aspectos de la documentación de las compras, entre los que se definen diversos requisitos, los cuales son de aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos, calificación del personal y los SGC.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:

 Guías telefónicas, páginas web.

 Organismos Oficiales.

 Asociaciones empresariales y profesionales.

 Prensa y revistas especializadas.

 Ferias y exposiciones del sector.

 Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.

Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que concentran las fábricas de determinados productos.

Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.

Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central.

Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.

ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES

Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente:

1. Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.

2. Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.

3. Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.

4. Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.

LA SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

Entre todas las empresas susceptibles de trabajar para la compañía, así como la negociación de las condiciones con éstos, constituye la segunda gran responsabilidad de la Sección de Compras.

SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO

La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:

 Cuando inicia por primera vez la actividad.

 Cuando tiene que comprar un producto nuevo.

 Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.

 Para ampliar la cartera de proveedores.

 Para responder a la publicidad recibida.

Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.

Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando se decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:

 El tipo de producto.

 La cantidad solicitada en cada periodo.

 La ubicación de la tienda.

 Los servicios ofrecidos por el proveedor.

Otro tipo de información que se debe consultar es una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:

Condiciones económicas

 Precio por unidad y por lote.

 Descuento comercial.

 Rappels y su aplicación.

 Gastos de envases y embalajes.

 Gastos de transporte y seguro.

 Forma de pago. Recargo por aplazamiento del pago.

Condiciones técnicas

 Características técnicas.

 Calidad.

 Embalajes especiales.

 Instalación y montaje.

 Tiempo de garantía.

 Formación de los usuarios.

Repuestos y mantenimiento postventa

 Servicios postventa.

 Plazo de entrega.

 Devolución de excedentes.

 Revisión de precios.

 Otros servicios.

REALIZACIÓN DEL PEDIDO.

Éste viene determinado, fundamentalmente, por la necesidad real de compra, surgida del consumo de los materiales almacenados y de la obligatoriedad de su reposición para mantener el ciclo productivo. Otros factores de naturaleza financiera y logística pueden tener también una gran importancia en la forma y tiempo en que se realice el pedido.

CONTROL DE LAS COMPRAS.

Cuando el proveedor ha servido la mercancía solicitada, justificándolo con un albarán de entrega, y después de que ésta ha pasado los controles de calidad establecidos, Almacén envía a Compras el albarán sellado o firmado, en señal de conformidad, junto a la copia del pedido.

Una vez completado el ciclo y corregido el dato de existencias en almacén con la entrada del nuevo material, se actualiza la planificación de compras, a la espera de que el consumo haga necesarios nuevos pedidos.

5.2 RESPONSABILIDAD DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Para poder distinguir entre compras y aprovisionamientos.

Se deben ver que la diferencia consta en que las compras forman parte del aprovisionamiento:

Compras: adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.

Aprovisionamiento: conjunto de operaciones que realiza una empresa para gestionar de la mejor f horma posible los materiales y artículos necesarios para su funcionamiento:

 Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras.

 Planificación temporal de las necesidades

 Expresión de las necesidades en términos adecuados.

 Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras.

 Compra de los productos que necesitamos

 Comprueban que los productos recibidos se ajustan a las condiciones previamente pactadas.

 Pago de los productos que recibe.

Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos y obligaciones establecidos entre comprador y vendedor.

Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son:

Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son:

1º) Organización:

Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades.

2º) Previsión:

Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.

3º) Control:

Establecer

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