Sistemas De Informacion Gerencias

Toma De Decisiones y Sistemas De Información

12.1 Toma de decisiones y sistemas de información

En la actualidad, empleados de niveles inferiores son responsables de algunas de estas decisiones, a medida que los sistemas de información ponen la información a disposición de los niveles inferiores de la empresa.

Las decisiones se toman en todos los niveles de la empresa y algunas de éstas son comunes, rutinarias y numerosas. A pesar de que el valor de mejorar una sola decisión podría ser pequeño, la mejora de ciento de miles de “pequeñas” decisiones se conjunta para conformar un valor anual significativo para la empresa.

• Tipo de decisiones

Las decisiones se clasifican como estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas.

Las decisiones no estructuradas son aquellas en las cuales el encargado de la toma de decisiones debe aportar buen juicio, evaluación y entendimiento para solucionar el problema. Cada una de estas decisiones es nueva, importante, no rutinaria y no existe un procedimiento bien entendido o consensuado para tomarla.

Las decisiones estructuradas son repetitivas y rutinarias, y su manejo implica un procedimiento bien definido que ahorra tener que tratarlas como si fueran nuevas cada vez que se toman.

Las decisiones semiestructuradas son aquellas que tienen elementos de ambos tipos de decisiones, y en ellas sólo una parte del problema tiene una respuesta clara proporcionada por un procedimiento aceptado.

En general, las decisiones estructuradas se presentan con más frecuencia en los niveles inferiores de la organización, en tanto que los problemas no estructurados son más comunes en los niveles más altos de la empresa.

• El proceso de la toma de decisiones

La toma de decisiones implica un proceso de varios pasos. Simon describió cuatro etapas diferentes en la toma de decisiones: inteligencia, diseño, elección e implementación.

La inteligencia consiste en descubrir, identificar y comprender los problemas que ocurren en la organización.

El diseño implica identificar y explorar diversas soluciones para el problema.

La elección consiste en seleccionar alguna de las alternativas de solución.

La implementación involucra hacer que la alternativa elegida funcione y continuar vigilando qué tan bien se desempeña la solución.

Si la solución que se eligió no funciona se puede regresar a una etapa anterior del proceso de toma de decisiones y repetirla si es necesario.

• Gerentes y toma de decisiones en la vida real

Como premisa tenemos que los sistemas para apoyar la toma de decisiones producen mejores decisiones para los gerentes y los empleados, retorno sobre la inversión por encima del promedio para la empresa, y por lo tanto, mayor rentabilidad.

Roles administrativos

El modelo clásico de administración, el cual describe lo que hacen los gerentes. Henri Fayol y otros escritores de su época describieron las cinco funciones clásicas de los gerentes como: planeación, organización, coordinación, decisión y control.

El modelo clásico describe las funciones administrativas formales pero no aborda lo que hacen exactamente los gerentes cuando planifican, toman decisiones y controlan el trabajo de los demás.

Los modelos del comportamiento indican que el comportamiento real de los gerentes parece ser menos sistemático, más informal, menos reflexivo, más reactivo y menos formalmente organizado de lo que el modelo clásico nos ha hecho creer.

Se considera que el comportamiento administrativo tiene cinco atributos que difieren en gran medida de la descripción clásica:

1. 1. Los gerentes realizan una gran cantidad de trabajo a ritmo incesante.

2. Las actividades administrativas están fragmentadas (duran poco tiempo).

3. Los gerentes prefieren información actual, específica y adecuada.

4. Los gerentes prefieren las formas orales de comunicación que las escritas, porque éstas dan mayor flexibilidad, requieren menos esfuerzo y propician una respuesta rápida.

5. Los gerentes dan una prioridad más alta al mantenimiento de una red diversa y compleja de contactos que funcione como un sistema de información informal y les ayude a alcanzar sus objetivos personales y sus metas a corto y largo plazo.

Mintzberg encontró que se podía clasificar en 10 roles administrativos.

Los roles administrativos son expectativas de las actividades que los gerentes deben desempeñar en una organización. Estos 10 roles caen en tres categorías: interpersonales, informativos y de decisión.

En su rol interpersonal los gerentes actúan como representantes de la empresa ante el mundo exterior y realizan tareas simbólicas, como otorgar premios a los empleados.

Los gerentes actúan como líderes y procuran motivar, aconsejar y apoyar a sus subordinados. También actúan como enlaces entre los diversos niveles de la organización, dentro de cada uno de estos niveles sirven como enlaces entre los miembros del equipo administrativo.

En su rol informativo, los gerentes actúan como centros nerviosos de sus organizaciones, recibiendo la información más concreta y actualizada, y redistribuyéndola a quienes necesitan estar enterados de ella.

En su rol de decisión, actúan como emprendedores al iniciar nuevos tipos de actividades, manejan los disturbios que se presentan en la organización; asignan los recursos a miembros del personal que los requieran, negocian conflictos y sirven de intermediarios entre grupos en conflicto.

• Toma de decisiones en la vida real

Los sistemas de información no son útiles para todos los roles administrativos. Y en aquellos roles administrativos donde los sistemas de información pueden mejorar las decisiones, las inversiones en tecnología de información no siempre producen resultados positivos.

Existen tres razones principales: la calidad de la información, los filtros administrativos y la inercia y política de la organización.

Calidad de la información: las decisiones de alta calidad requieren información de alta calidad. Si la salida de información no satisface los criterios de calidad (precisión, integridad, consistencia, completitud, validez, oportunidad y accesibilidad), la toma de decisiones tendrá problemas.

Filtros administrativos: incluso con información oportuna y precisa, se toman malas decisiones. Los gerentes absorben la información a través de una serie de filtros para darle sentido al mundo que los rodea. Los gerentes tienen atención selectiva, se enfocan en ciertos tipos de problemas y soluciones, y tienen una diversidad de predisposiciones que rechazan información que no se apega a sus ideas previas.

Inercias y políticas de la organización: las organizaciones son burocracias con capacidades y aptitudes limitadas para actuar de manera decisiva. Cuando cambia el entorno y las empresas necesitan adoptar nuevos modelos de negocios para sobrevivir, grandes fuerzas dentro de las organizaciones presentan resistencia a la toma de decisiones encaminada a realizar cambios mayores. Con frecuencia, las decisiones que se toman en una empresa representan un equilibrio de los diversos grupos de interés que hay allí, en lugar de la mejor solución para el problema.

12.2 Sistema de apoyo a la toma de decisiones

Existen cuatro tipos de sistemas para apoyar los diferentes niveles y tipos de decisiones.

Los sistemas de información gerencial (MIS) ofrecen informes rutinarios y resúmenes de datos de transacciones a los gerentes de nivel medio y operativo para proporcionar respuestas a problemas de decisiones estructuradas y semiestructuradas.

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) aportan modelos analíticos o herramientas para analizar grandes cantidades de datos a los gerentes de nivel medio que enfrentan situaciones de decisiones semiestructuradas.

Los sistemas de apoyo a los ejecutivos (ESS) son sistemas que ofrecen a la dirección general, encargada principalmente de la toma de decisiones no estructurada, información externa, así como resúmenes de alto nivel del desempeño de la empresa.

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo (GDSS) son sistemas especializados que proporcionan un entorno electrónico en grupo en el cual los gerentes y los equipos pueden tomar decisiones y diseñar soluciones de manera colectiva para problemas no estructurados y semiestructurados.

• Sistema de Información gerencial (MIS)

Los sistemas de Información gerencial ayudan a los gerentes a vigilar y controlar el negocio al proporcionar información sobre el desempeño de la empresa. Por lo general, producen informes fijos, programados regularmente con base en datos extraídos y resumidos de los sistemas de procesamiento de transacciones subyacentes de la organización (TPS). A veces los informes de los MIS son informes de excepciones, que resaltan sólo condiciones excepcionales. Hoy, gran cantidad de estos informes están disponibles en línea a través de una intranet, y se pueden generar más informes de MIS bajo demanda.

• Sistema de Apoyo a la toma de decisiones (DSS)

Los DSS apoyan el análisis de los problemas semiestructurados y no estructurados. Los primeros DSS estaban fuertemente orientados a modelos y utilizaban algún prototipo de modelamiento para realizar análisis del tipo “que pasaría sí” y de otros modelos.

Sus capacidades de análisis se basaban en una fuerte teoría o modelo combinado con una buena interfaz de usuario que hacía que el sistema fuera fácil de utilizar.

Algunos

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