Sistematizacion
henne23 de Mayo de 2013
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Tema 9 Sistematización
NORMAS
Son las reglas establecidas en una organización para regularizar las diferentes
actividades que definen el funcionamiento de la misma.
POLÍTICAS
Son los patrones de conducta o guías de acción que persiguen los diferentes
objetivos de una organización.
FUNCIONES
Son las principales actividades que se distinguen en una organización.
PROCESOS
ACTIVIDADES
Son las acciones que se realizan en cada proceso.
TAREAS
Cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario
ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada.
PROCEDIMIENTO
es la manera como se efectúa una operación o
una secuencia de operaciones.
9.2 Definición de Sistematización
Consiste en la aplicación de diferentes técnicas que permitan una mejor
distribución del trabajo, el establecimiento de responsabilidades y visualizar la
participación de los distintos niveles administrativos en un procedimiento
específico.
9.3 Áreas que comprende la sistematización
• Estudio de los sistemas de contabilidad y control
• Estudio de la organización y de los procesos
• Mejoramiento de las prácticas de oficinas y procesamiento de datos
(Administración de formularios y archivos mecanizados)
• Documentación de empresas (Manuales)
• Estudio del trabajo
• Estudios de factibilidad
• Aplicaciones de técnicas administrativas, etc
9.4 Objetivos de la Sistematización
• Mejorar el servicio al cliente
• Acelerar los procesos
• Mejorar los controles
• Reducir los costos operativos y administrativos, así como aumentar
la productividad.
• Obtener mayor exactitud y velocidad en el procesamiento de datos y
en la preparación de informes
• Suministrar mejor información a la gerencia (informática)
9.5 La Unidad de Sistemas y Procedimientos
La unidad de sistemas y procedimientos, es la encargada de conocer los
problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos,
y proponer las soluciones que
correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean,
RELACIONES
La unidad de sistemas y procedimientos depende directamente de la
dirección superior de la empresa.
La unidad de sistemas y procedimientos mantiene con los diferentes niveles
directivos de la empresa, relaciones de asesoramiento.
FUNCIONES
1. Estudio de la Estructura;
2. Análisis de Funciones;
3. Estudio de los Procedimientos;
4. Diseño de Formularios;
5. Redacción de Manuales;
6. Ordenamiento de Oficinas;
7. Análisis del Sistema Informativo
ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA
Consiste en el análisis de la estructura oficial de la empresa y la proposición
de modificaciones dentro de la misma
ANÁLISIS DE FUNCIONES
La fijación de los objetivos que han de perseguirse por los diversos órganos
de la empresa, permite concebir el procedimiento adecuado para lograrlos y,
consiguientemente, determinar cuáles son las funciones a cargo de cada sector.
ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS
puesto que en ellos debe
buscar la máxima eficiencia, que se ha de expresar en rapidez, economía y fácil
control.
• revisión de procedimientos vigentes, proponiendo las modificaciones
necesarias para incrementar la eficiencia;
• estudio de procedimientos nuevos para órganos que se creen o para
cumplir nuevos objetivos operativos y funciones;
• consideración de las
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