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Sistematizacion

henne23 de Mayo de 2013

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Tema 9 Sistematización

NORMAS

Son las reglas establecidas en una organización para regularizar las diferentes

actividades que definen el funcionamiento de la misma.

POLÍTICAS

Son los patrones de conducta o guías de acción que persiguen los diferentes

objetivos de una organización.

FUNCIONES

Son las principales actividades que se distinguen en una organización.

PROCESOS

ACTIVIDADES

Son las acciones que se realizan en cada proceso.

TAREAS

Cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario

ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada.

PROCEDIMIENTO

es la manera como se efectúa una operación o

una secuencia de operaciones.

9.2 Definición de Sistematización

Consiste en la aplicación de diferentes técnicas que permitan una mejor

distribución del trabajo, el establecimiento de responsabilidades y visualizar la

participación de los distintos niveles administrativos en un procedimiento

específico.

9.3 Áreas que comprende la sistematización

• Estudio de los sistemas de contabilidad y control

• Estudio de la organización y de los procesos

• Mejoramiento de las prácticas de oficinas y procesamiento de datos

(Administración de formularios y archivos mecanizados)

• Documentación de empresas (Manuales)

• Estudio del trabajo

• Estudios de factibilidad

• Aplicaciones de técnicas administrativas, etc

9.4 Objetivos de la Sistematización

• Mejorar el servicio al cliente

• Acelerar los procesos

• Mejorar los controles

• Reducir los costos operativos y administrativos, así como aumentar

la productividad.

• Obtener mayor exactitud y velocidad en el procesamiento de datos y

en la preparación de informes

• Suministrar mejor información a la gerencia (informática)

9.5 La Unidad de Sistemas y Procedimientos

La unidad de sistemas y procedimientos, es la encargada de conocer los

problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos,

y proponer las soluciones que

correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean,

RELACIONES

La unidad de sistemas y procedimientos depende directamente de la

dirección superior de la empresa.

La unidad de sistemas y procedimientos mantiene con los diferentes niveles

directivos de la empresa, relaciones de asesoramiento.

FUNCIONES

1. Estudio de la Estructura;

2. Análisis de Funciones;

3. Estudio de los Procedimientos;

4. Diseño de Formularios;

5. Redacción de Manuales;

6. Ordenamiento de Oficinas;

7. Análisis del Sistema Informativo

ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA

Consiste en el análisis de la estructura oficial de la empresa y la proposición

de modificaciones dentro de la misma

ANÁLISIS DE FUNCIONES

La fijación de los objetivos que han de perseguirse por los diversos órganos

de la empresa, permite concebir el procedimiento adecuado para lograrlos y,

consiguientemente, determinar cuáles son las funciones a cargo de cada sector.

ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS

puesto que en ellos debe

buscar la máxima eficiencia, que se ha de expresar en rapidez, economía y fácil

control.

• revisión de procedimientos vigentes, proponiendo las modificaciones

necesarias para incrementar la eficiencia;

• estudio de procedimientos nuevos para órganos que se creen o para

cumplir nuevos objetivos operativos y funciones;

• consideración de las

...

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