Supervisión Técnica S P S
Enviado por Jorge Armando Bernal • 2 de Noviembre de 2019 • Trabajos • 1.142 Palabras (5 Páginas) • 81 Visitas
- OBJETIVO
Establecer el procedimiento para llevar a cabo la supervisión de contratos para la prestación del servicio en los Centros de Protección de la Beneficencia de Cundinamarca.
- ALCANCE
El procedimiento inicia con la designación en los estudios previos de la persona que ejercerá la supervisión del contrato o convenio por parte del jefe del área solicitante de la contratación respectiva y termina con la remisión al expediente contractual de las acciones de seguimiento a los compromisos que hubiere adquirido el contratista en el acta de liquidación del contrato o con la remisión de las acciones de verificación del cumplimiento por parte del contratista durante el término de garantía que ampara el contrato con posterioridad a la ejecución del mismo, en caso de ser necesario.
NORMATIVIDAD:
Decreto 092
- DEFINICIONES
Acta de Liquidación: Documento que contiene el corte de cuentas final de la ejecución del contrato o convenio y en el cual constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo por todo concepto.
Supervisor: funcionario público o particular contratado por la Entidad, que realiza el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio.
Convenio de Asociación:
Mantenimiento Preventivo:
Mantenimiento Correctivo[a]:
Reparaciones locativas:
- ACTIVIDAES
PHVA | ACTIVIDADES | RESPONSABLE | REGISTRO | |
1 | P | Recibir la designación de supervisión | Supervisor de contrato o convenio | Contratos o Convenio y anexos Comunicación de designación de Supervisión firmada por el Gerente General |
Asignar clave y usuario para ingresar a SECOP II y dar lineamientos | Gestión Contractual | Correo Electronico[b] | ||
2 | P | Verificar y consultar las actividades a realizar de acuerdo con el convenio de Asociación | Supervisor de contrato o convenio de asociación | SECOP II (Estudios Previos, Pliego de Condiciones, Anexo Técnico y Estructura de Costos) |
3 | P | Ejecutar las actividades previstas en el contrato o convenio celebrado con la Entidad
| Contratista y Supervisor de contrato o convenio | ACTAS DE COMPROMISO Y DE VERIFICACION |
4 | H | Realizar seguimiento y visitas de supervisión de acuerdo con el cronograma establecido ¿Es supervisión técnica de la prestación de servicio? SI: Pasar Actividad 5. NO: Es supervisión de Mantenimiento de Centros SI: Pasar Actividad xx NO: Es supervisión de | Supervisor de contrato o convenio | INSTRUMENTO DE SUPERVISION |
SUPERVISION TECNICA PROTECCION SOCIAL | ||||
5 | P | Elaborar una lista de chequeo que contiene las variables, actividades o productos que definen la calidad esperada contenida en las condiciones técnicas y el convenio de asociación, tomando como insumo el anexo técnico y establecer el cronograma de visitas | Supervisor de contrato o convenio | INSTRUMENTO DE SUPERVISION [c] |
6 | Recibir plan de mantenimiento, presupuestos, justificación y necesidades de los centros de protección y aplicar procedimientos de gestión de bienes inmuebles. | Supervisor de contrato o convenio Técnica Mantenimiento | Diagnóstico Institucional Plan de Mantenimiento Presupuesto | |
7 | H | Llevar un control sobre la ejecución y el cumplimiento del objeto y obligaciones contratadas, efectuando visita al lugar donde se desarrolla el convenio de asociación. | Supervisor de contrato o convenio Técnica Mantenimiento | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS REGISTRO FOTOGRAFICO Procedimiento de Bienes |
8 | H | Revisar el cumplimiento de la idoneidad, calidades y condiciones técnicas del talento humano. | Supervisor de contrato o convenio Técnica | Nómina, hojas de vida, pagos de seguridad social y parafiscales ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS |
9 | H | Revisar y retroalimentar la Propuesta Técnica presentada por el Asociado, para la atención de la Población objeto del servicio | Supervisor de contrato o convenio Técnica Asociado | Propuesta de Programas para la Atención |
10 | H | Revisar periódicamente los informes e indicadores de gestión derivados de la ejecución de la propuesta técnica | Supervisor de contrato o convenio Técnica | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS INFORME DE GESTION DEL CENTRO |
11 | H | Realizar seguimiento a: -Proceso de atención en cada fase. - A la gestión para garantizar el acceso a los servicios en salud - A las actividades del área ocupacional | Supervisor de contrato o convenio Técnica | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS |
12 | H | Realizar seguimiento a la gestión intersectorial en salud. | Supervisor de contrato o convenio Técnica | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS |
13 | H | Participar en los estudios de caso, de forma periódica. | Supervisor de contrato o convenio Técnica | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS |
14 | H | Revisar el cumplimiento a las condiciones de manejo de la Historia Clínica, de conformidad con lo normativo | Supervisor de contrato o convenio Técnica | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS |
15 | H | Realizar revisión de las actividades de cuidados básicos y presentación personal de los beneficiarios. | Supervisor de contrato o convenio Técnica Financiera | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS |
16 | H | Realizar revisión de las condiciones de prestación del servicio de alojamiento y aseo institucional | Supervisor de contrato o convenio Técnica Financiera | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS |
17 | H | Revisar la prestación del servicio funerario y servicio de transporte | Supervisor de contrato o convenio Técnica Financiera | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS |
18 | H | Realizar revisión de la entrega de dotación personal, de vestuario a los usuarios, de proyectos terapéuticos y eventos recreativos. | Supervisor de contrato o convenio Técnica Financiera | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS |
19 | H | Realizar revisión del componente del servicio de alimentación y nutricional a través del apoyo a la supervisión. | Supervisor de contrato o convenio Técnica - Nutrición Financiera | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS MINUTA DE ALIMENTACION |
20 | V | Efectuar acompañamiento y orientación al asociado facilitando la comunicación, procedimientos y trámites con la Entidad. | Supervisor de contrato o convenio Técnica Financiera | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS Base de Datos Cuotas de corresponsabilidad[d] |
21 | Se presentan adiciones o modificaciones al convenio SI: Justificación técnica y financiera y 22 NO. Sigue con 23 | Supervisor de contrato o convenio Técnica Financiera Mantenimiento | ||
22 | A | Gestionar oportunamente las modificaciones contractuales | Contratación | Manual de Contratación |
23 | V | Verificar la presentación de los informes técnicos de ejecución por parte del asociado de acuerdo a la periodicidad establecida en el convenio de asociación | Supervisor de contrato o convenio Técnica | INFORME DE GESTION DEL CENTRO |
24 | H | Efectuar seguimiento a los requerimientos realizados al asociado para verificar si han sido atendidos | Supervisor de contrato o convenio Técnica | ACTA DE verificación de compromisos INFORME DE GESTION DEL CENTRO |
25 | Hay incumplimiento en las obligaciones del convenio por parte del asociado? SI: Realizar compromisos y ejecutar seguimiento NO: Es reiterativo? SI: Pasa a 26 | Supervisor de contrato o convenio Técnica Financiera Mantenimiento | ACTA DE SUPERVISION DE CONVENIOS | |
26 | A | Iinformar los casos de incumplimientos de carácter reiterativo al Rep Legal y Contratación. | Supervisor de contrato o convenio Técnica | Oficio |
27 | Aplicar debido proceso | Contratación[e] | ¿?? | |
28 | A | Emitir certificación Técnica de cumplimiento de servicios para el trámite del pago previa verificación de los documentos soporte: 1. Liquidación de cupos 2. Relación de beneficiarios atendidos 3. Novedades. 4.Liquidación y pago de Nómina 5. Pagos Seguridad Social y parafiscales 6. Pago de Contratos de Prestación de Servicios 7. Certificado de Revisor Fiscal y/o Contador 8. Soporte de Mantenimiento preventivos y Correctivos Revisar el informe de actividades del contratista, de los bienes, servicios o productos contratados, y demás soportes de gestión incluyendo las evidencias que soportan la ejecución, de tal manera que correspondan a lo realmente pactado en el contrato y generar el informe de supervisión. | Supervisor de contrato o convenio Técnica Financiera Mantenimiento | CERTIFICACION DE CUENTA Formato Informe de actividades y supervisión Contractual y soportes de pago |
Esta todo ok Si, pasa No: Devolver al contratista | ||||
Corregir inconsistencias | ||||
Entregar cuenta certificada a Financiera | ||||
30 | A | Subir a la página del SECOP II informes de supervisión | ||
31 | V | Verificar en página del SECOP II documentos técnicos de ejecución del Convenio, subidos por el ASOCIADO. |
- CONTROLDE CAMBIOS
FECHA dd/mm/aaaa | VERSIÓN | DESCRIPCION DEL CAMBIO |
19/09/2018 | 05 | En el marco de la actualización del SGC a la nueva versión ISO 9001:2015, se hace necesario Crear el Procedimiento para la supervisión Técnica de los Convenios de Asociación con los Centros de Protección Social |
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