TECNICAS Y METODOS DE CONSULTORIA.

V.  TÉCNICAS Y METODOS DE CONSULTORÍA

• Técnicas más comúnmente utilizadas
• Encontrar  y facilitar información
• Diagnosticar la situación actual
• Suministrar sistemas y metodologías
• Entrenar y capacitar al personal
• Otras técnicas consultivas
• Competencias específicas
• Competencias generales

Técnicas comúnmente utilizadas

Con frecuencia los clientes preguntan qué va a hacer exactamente el consultor para solucionar cierto problema o para ayudar a implementar una estrategia.  Al igual que los ejecutivos de las empresas, un consultor experimentado normalmente utiliza diversas técnicas de intervención para transmitir conocimientos y experiencia a los clientes y ayudarles a enfrentar a los cambios.  

Existen varias técnicas generales que los consultores emplean en diversas combinaciones y variaciones, y con frecuencia con distintos nombres en la mayor parte de las tareas consultivas.  Esta lista no es exhaustiva. Las cinco técnicas más comúnmente utilizadas en el proceso consultivo son las siguientes:

1. Encontrar  y facilitar información
2. Diagnosticar la situación actual
3. Suministrar sistemas y metodologías
4. Entrenar y capacitar al personal

Encontrar y facilitar información  

La primera técnica que comúnmente usa el consultor es buscar, encontrar, analizar y facilitar información al cliente.  El requerimiento de información de parte del cliente es muy común ya que cualquier empresa requiere de información adecuada y actualizada para poder hacer decisiones correctas.  Para una buena recopilación de información, el consultor debe escoger las fuentes de información, usando técnicas de acopio y análisis de información.  

La información esencial que por lo general requiere el cliente es acerca de su empresa, su competencia y el sector económico al que pertenece.  

1. Información de la empresa
2. Información acerca de la competencia
3. Información del sector económico al que pertenece
4. Características de ese sector y sus mercados
5. Tipos, fuentes y precios de la materia prima
6. El clima económico actual del sector y de la economía en general
7. Los problemas, tendencias y prospecto de desarrollo del sector
8. Información financiera y económica que pueda afectar al cliente

El consultor utiliza varias fuentes para conseguir la información requerida, las más importantes son las siguientes:

1. Documentos, reportes y otra correspondencia interna de la empresa
2. Todo tipo de publicaciones
3. Contactos con clientes de la empresa
4. Contactos con la competencia
5. Contactos con agencias del gobierno

Luego la información obtenida debe ser analizada debidamente.  El proceso de análisis tiene los siguientes pasos y elementos:

1. Editar la información.  Esto incluye verificar si la información que se preparó está clara y completa, y si su presentación es adecuada.

1. Clasificación.  La información debe estar adecuadamente clasificada, utilizando estos criterios: tiempo, lugar, responsabilidad, estructura y factores influyentes.

1. Análisis organizado.  La información que fue clasificada debe ser analizada para identificar ciertas relaciones y tendencias.  Se puede usar una variedad de técnicas de análisis, dependiendo de la naturaleza del problema y el motivo de la tarea consultiva.

1. Utilización de índices.  Una herramienta común de análisis es el uso de índices o coeficientes.  Se los usa para medir, comparar y examinar información.

Diagnosticar la situación actual

La segunda técnica más comúnmente utiliza por el consultor en su tarea consultiva es diagnosticar la situación actual de la empresa.  La técnica del diagnóstico figura entre las principales ventajas que ofrece el consultor.  Por lo cual los clientes recurren a los consultores para que desempeñen una gran diversidad de funciones de diagnóstico, tales como:

1. Hacer el diagnóstico de un problema
2. Evaluar sus  ventajas e inconvenientes
3. Analizar el ramo industrial y las tendencias del mercado
4. Evaluar la posición competitiva de la empresa

El diagnóstico puede ser general y referirse a toda la actividad  de la empresa, o puede centrarse en un problema concreto.  Puede ser la única tarea que prevea el contrato firmado con el consultor.  Es el cliente debe decidir qué medidas se van a adoptar y cuales se van a rechazar.  El consultor debe elaborar esas soluciones y luego proponer una o más alternativas.

El consultor utiliza esta técnica para diagnosticar diferentes áreas que le interesa al cliente, tales como:

1. La posición competitiva en el mercado
2. Sus fuerzas y debilidades
3. Las tendencias positivas y negativas
4. El potencial para mejora
5. Las posibilidades de desarrollo en el futuro

Durante el diagnóstico, el consultor debe determinar las causas del problema: si es de índole tecnológica, organizacional, de información o de otro tipo.  El objetivo del diagnóstico es definir el problema que afronta el cliente, examinar de forma detallada sus causas y preparar toda la información necesaria para orientar las decisiones que han de ser tomadas  para su solución.

Por lo general, el consultor comienza por los temas generales y luego pasa a los temas específicos.  De objetivos e indicadores generales a los motivos de incumplimiento o bajo cumplimiento, oportunidades no aprovechadas, luego a un examen detallado de ciertas actividades especificas  de la empresa.  

Suministrar sistemas y métodos

Una gran diversidad de consultas corresponden a esta técnica.  Muchos clientes recurren a los consultores para modernizar su organización y sus métodos y sistemas de registro, planificación y control, con relación a cualquier sector o función de la gestión empresarial.   Estos involucran áreas como administración de información, planeamiento, control y programación de operaciones.  Muchas firmas consultoras se han especializado en algunas o todas de esas ramas.

Los sistemas pueden ser a la medida  o estándar.  Un sistema a la medida significa que ha sido    preparado especialmente para el cliente de acuerdo a sus especificaciones y requerimientos.  Mientras que un sistema estándar ha sido elaborado y puesto en práctica por el consultor sin tener que adaptar a las especificaciones y requerimientos del cliente. Los consultores utilizan cada vez más sistemas patentados de los cuales la consultora tiene la patente o la autorización de un titular para vender el sistema como parte de sus servicios.  Hay casos en que estos sistemas y métodos han sido preparados por la consultora específicamente para el cliente, mientras que hay otros casos en que el consultor los adquiere en el mercado.

Entrenar y capacitar al personal

Con frecuencia cada vez mayor los clientes recurren a los consultores para adquirir los conocimientos técnicos especializados del consultor y aprender los métodos utilizados para resolver problemas y poner en práctica el cambio.  Por lo tanto, entrenar y capacidad al personal del cliente es una técnica bastante común en el ámbito empresarial.  

La capacitación es uno de los instrumentos universalmente empleados para aumentar los conocimientos teóricos y prácticos.  En la consultoría la capacitación se imparte normalmente junto con otras actividades del consultor y como apoyo  a éstas.  Se instruye al cliente y a su personal en los nuevos métodos y técnicas empleados por el consultor, con el fin de que lleguen a adquirir la autonomía necesaria para utilizarlos e incluso perfeccionarlos.  En la práctica, consultoría y formación se pueden combinar de muy diversas maneras.

Competencias específicas

El tema de competencias se pude clasificar entre competencias específicas y competencias generales.  Las principales competencias específicas de la consultoría son las siguientes:

1. Competencia profesional
2. Conocimiento profundo de la industria del cliente
3. Buen conocimiento del país y la cultura del cliente
4. Creatividad

Competencia profesional.  Esta es la competencia que prioriza el  cliente cuando tiene que seleccionar un consultor para una tarea consultiva.  El cliente busca que su candidato elegido tenga una vasta y profunda competencia profesional para desempeñar adecuadamente la tarea asignada.  

Conocimiento profundo de la industria del cliente.  Muchas firmas consultoras han adoptado la decisión estratégica de adquirir conocimientos y darse a conocer como expertos en determinados sectores de la industria o de los servicios: industria automovilística, construcción, transportes o textil.  El cliente debe saber si la tarea consultiva requiere de un  profundo conocimiento del sector y una experiencia práctica en la consultoría en dicho sector.

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