TENEDURIA DE LIBROS

EL PROCESO CONTABLE

A. CONCEPTO.

Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables a través de las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba la información financiera, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio.

Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.

Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.

Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoría le agrega credibilidad a los estados financieros.

Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.

B. FASES DEL CICLO CONTABLE

A continuación se presentan los pasos del Ciclo CONTABLE:

1. ENTRADA O CAPTACION DE DATOS:

Revelación o toma de conocimiento de los hechos económicos que alteran el patrimonio esto a través de identificación e interpretación de los comprobantes o documentos respalda torios como las facturas, comprobantes de egreso, recibos de caja, ect; este se inicia al constituirse una empresa con los aportes de los dueños generándose el Balance General Inicial y se aperturan los libros de contabilidad principales y auxiliares.

2. PROCESAMIENTO DE DATOS

Clasificación de los hechos respaldados por la documentación, empleo de cuentas y denominaciones comunes; se asignan valores a los hechos clasificados, medición de los efectos posteriormente se registran los hechos en los libros de contabilidad mediante asientos y mayorizan, arrojando calculo de saldos para el Almacenamiento de registros y finalizando con el Cálculo-medición del patrimonio y de los resultados para el cierre del año fiscal. Se puede graficar de la siguiente forma:

2.1 CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS.

Los datos en la contabilidad se clasifican por medio de la Cuenta.La CUENTA es el instrumento que se utiliza para clasificar los elementos que intervienen enuna transacción financiera.

La cuenta se representa por una cuenta T mayúscula, lo que equivale a un campo divididoen dos partes por una línea vertical.

2.2 REGISTRO Y CALCULO DE LOS DATOS

2.2.1 La Partida Doble.

Al examinar cualquier operación mercantil, nos podemos dar cuenta en el manejo de las cuentas, que cada una de ellas afectan por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita.

2.2.2 Asientos Contables.

Es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.

2.2.2.1 Asiento simple.

Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un debito y a un crédito.

2.2.2.2 Asiento compuesto.

Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden seruna cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o viceversa.

Para determinar la cuenta que se debito y la Cuenta que se acredita debemos primero identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo en cuenta cuando aumenta su saldo y cuando disminuye su saldo, luego se procede a afectar cada una de ellas.

2.2.3 Partida Doble o Ecuación Patrimonial

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales del Activo, de Pasivo, y de Patrimonio de un ente económico. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas se utiliza una fórmula matemática conocida con el nombre de Ecuación Patrimonial. Esta fórmula da a conocer, independientemente, el valor del Activo, Del Pasivo o del Patrimonio.

La Ecuación Patrimonial es igual a:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

2.2.4 Comprobante de Contabilidad

Documento de origen interno y externo en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Pueden ser elaborados de manera manual, mecánica o electrónica.

2.3 REGISTO EN LIBROS

Los hay principales y Auxiliares en los cuales el comerciante registra en orden cronológico las operaciones mercantiles de acuerdo con las normas legales vigentes

2.3.1 Libros Principales

Permiten el resumen de las operaciones mercantiles que se realizan en un lapso determinado a partir de los asientos contables; se deben llevar obligatoriamente por los comerciantes.

1. Libro de Inventarios Y balances:

Es donde se registra el inventario por lo menos una vez al año.

2. Libro Diario Columnario:

Se registran día a día y en forma cronológica todos los hechos económicos de una empresa; las partidas débito y crédito que afectaron una cuenta durante un período, es un libro de movimientos. Este se abre con el Comprobante de Apertura el cual contiene los valores del Balance e Inventarios y se cierra con el Comprobante de cierre donde se registra los asientos de cierre del año fiscal. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances.

3. El Libro Mayor y Balances:

Libro que recoge los hechos que están en el libro de diario pero sin fecha de realización de la operación en la cuenta, sino la cuenta que ha sido operada o con la que se ha trabajado, para conocer aumentos y disminuciones que ha experimentado.

Este libro no es de carácter obligatorio para la empresa, aunque es muy útil al recoger de una en una, todas las cuentas que se han utilizado y los movimientos de las mismas durante el periodo contable.

El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados

2.3.2 Libros auxiliares

Son los libros de las subcuentas y su función es ampliar la información recogida en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático.

3. SALIDAS DE LA INFORMACION

Esta se realiza a través de la exposición de la información en informes contables, de los que hay dos tipos:

a. Informes Contables para usuarios Internos (propietarios, administradores, etc): Presupuestos, cálculos de costos, estimaciones, análisis de cifras, etc.

b. Informes contables para usuarios externos (inversores, acreedores, organismos estatales, bancos, clientes, etc): estados contables

3.1.1 Estados Financieros

Son los informes que deben preparar las empresas con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en sus actividades a lo largo de un periodo. Estos son importantes para la administración, los propietarios, los acreedores y el Estado. Consiste en reagrupar la información proporcionada por El libro Mayor o la Balance de Prueba para así elaborar el Balance General, el Estado de Resultados, Estado de Cambio en el Patrimonio; Estado de Cambio en la Situación Financiera y Estado de Flujo de Efectivo.

3.1.1.1 Balance General

Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.

Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.

Este está compuesto solo de las cuentas del ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO

3.1.1.2 Estado de Resultados

Es un financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado; también es llamado Estado de Ganancias y pérdidas; está compuesto por ingresos, costos, gastos y renglones no operacionales

El estado de resultados nos permite saber cuáles han sido los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha generado una empresa, analizar esta información permite tomar decisiones sobre dicha empresa

3.1.2 Cierre de Libros

Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten

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