Teoría de las Organizaciones. Sistema de Decisiones
Enviado por Valeria Alvarado • 4 de Julio de 2022 • Exámen • 6.010 Palabras (25 Páginas) • 64 Visitas
Teoría de las Organizaciones. Sistema de Decisiones. | Prof. Lic. José Alberto Tasat. | SEGUNDO PARCIAL. |
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TEORIA DE LAS ORGANIZACIONES
ANÁLISIS SITUACIONAL
Aplicación de la matriz en una organización pública: UNCO: AREA DE SECRETARIA DE BIENESTAR.
El presente trabajo propone un análisis organizacional de la Universidad Nacional del Comahue (UNCO). Situada en la Provincia del Neuquén Área de observación: SECRETARIA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO.
A través de la realización de entrevistas a dos de los agentes que en ella se desempeñan. Se pretende arribar a un diagnóstico por medio del análisis de las respuestas obtenidas y la observación directa de la realidad organizacional, como así también de su marco jurídico y su entorno social. A tal fin he entrevistado a dos actores directamente involucrados con la organización una de ellas empleada con jefatura a cargo del departamento comedor universitario, Mirta B y el segundo; Nicolás T, empleado administrativo de dicha secretaria ambos dependientes del área a analizar.
En el contexto de las entrevistas se ha pretendido definir tres momentos de la organización: la situación en el año 2020 al momento del empezar las ASPO(AISLAMIENTO SOCIAL PREVENTIVO Y OBLIGATORIO Decreto 297/2020); la situación actual; la visión que se plantea para lo que resta del año 2021 y lo que se espera para el año 2022 ya que se prevee la vuelta a la presencialidad con aforo del 100% lo que impondrá una nueva estructura a la organización, además de la infraestructura en cuanto a los espacios adecuados para el dictado de las distintas cátedras, la necesidad de aumentar y adecuar su plantel de personal, para brindar servicios a un número mayor de usuarios.
A fin de situarnos mejor en la observación se realiza una breve reseña histórica de la organización.
Desde su emblema hasta su nombre esta universidad es un actor con gran responsabilidad social y no solamente hablando de las acciones sociales o ambientales desarrolladas por la organización en la comunidad, sino también hablando del diálogo y la interacción con los diversos públicos relacionados con esta. Para que ésta actúe con responsabilidad social, desde una perspectiva sistémica y amplia, es necesario que ese concepto sea incorporado a sus procesos de gestión y, por lo tanto, que pase a formar parte integral de sus estrategias y de su sistema de planeación interna y de sus objetivos.
Desde su emblema/símbolo se observa el compromiso social por la comunidad y sus antepasados, ya que el mismo surge de la investigación y análisis de elementos gráficos propios de la cultura mapuche (grafismos y artesanías) por cuanto significa recuperar y revalorizar aquellos símbolos de los antepasados culturales de la zona del Comahue, lugar donde la universidad se desarrolla. La imagen de un cultrúm o tambor machi, cuyo esquema formal representa la división mítica del espacio mapuche en las terminales simbólicas se puede observar también esquemas humanos con los brazos abiertos, en este caso se hallan en posición de apertura reforzando el sentido de unidad y mancomunion. En síntesis, la propuesta de su emblema/ símbolo pretende significar: La inserción en la Región, el hombre como objetivo y destinatario de la actividad universitaria.
En cuanto a su nombre COMAHUE es una voz de origen mapuche, que significaría en idioma mapundungun “lugar de riqueza”, o también “lugar donde el agua hizo daño” lo que en cierta manera es una definición de valle, ya que Comahue es la región centro-sur de nuestro país y abarca a las provincias de Neuquén y Rio Negro. El centro neurálgico del Comahue se encuentra en la confluencia de los ríos Negro, Neuquén y Limay. Es una zona rica y poblada conocida también como alto valle del rio negro, siendo su cabecera o ciudad principal la ciudad de Neuquén capital de la provincia homónima y sede de la UNCO.
La universidad de Neuquén era el anhelo de todos los neuquinos y neuquinas aún mas de aquellos que deseaban que sus hijos se capaciten en carreras de grado en la ciudad y así no tener que emigrar a otras ciudades para llevar a cabo sus estudios, es así como nace la iniciativa que presenta con un proyecto el poder ejecutivo el año 1964 y el cual propone la creación de una casa de altos estudios. En el año 1965 finalmente la ley N°414 promulgada por la legislatura de la provincia crea la Universidad de Neuquén.
Entre uno de los propósitos iniciales que tenía la universidad se destacaba dar una orientación a las escuelas especializadas en la rama del petróleo, minería, industrial y agropecuarios. Estos centros estarían en los lugares más apropiados para la enseñanza y los estudiantes serian asistidos de tal modo que ningún problema económico impidiera desarrollar su vocación y actitudes.
El 15 de julio de 1971 gracias a arduo trabajo de la comunidad educativa y a la organización educativa en sí, El poder ejecutivo crea la universidad nacional del Comahue si bien se seguiría con los mismos lineamientos formales e institucionales, a partir de allí se destaca que gracias a esto los nuevos alumnos iban a poder recibir un título con validez nacional, los cuales abrirían un abanico de posibilidades más grande de los que se venían trabajando.
En cuanto a la secretaria de bienestar es el área que tendrá como principal objetivo llevar adelante las políticas de bienestar necesarias para toda la comunidad universitaria, siendo sus prioridades el mejoramiento de la calidad de vida enfatizando también en los beneficios estudiantiles la promoción y la prevención de la salud cultura recreación y deporte.
MATRIZ SUBUNITARIA
UNIDAD DE ANALISIS | DESCRIPCION |
Cultura Organizacional | Es una organización comprometida con el crecimiento de comunidad desde una perspectiva de educación integral, Desde su concepción, el desafío fue la integración de nuevas herramientas para llevar a cabo un buen despeño pedagógico y social integrando a las instituciones nacionales y regionales. Sus Valores son el Respeto por la persona, la solidaridad y el compromiso social. El Profesionalismo: integridad, proceder con rectitud, honradez y respeto por al estudiante. La Eficiencia: el objetivos socio-educativo comprometidos con la población de rio negro y Neuquén. La Calidez y empatía: Es el arte de impregnar los cuidados con delicadeza y cordialidad, que haga experimentar que los procesos que se realizan nacen de la bondad de una persona y llegan a la necesidad de otra persona. |
Objetivos | La Secretaría de Bienestar Universitario tiene como principal objetivo llevar adelante las políticas de Bienestar para toda la comunidad universitaria buscando mejorar la calidad de vida, enfatizar en beneficios estudiantiles, promoción y prevención de la salud, cultura, recreación y deportes, entre otros. Se acompaña a los ingresantes a la UNCo en su plena incorporación a la vida universitaria, su permanencia y su egreso. Esta actividad se realiza en conjunto con la Secretaría Académica de la Administración Central A raíz de la pandemia del Covid-19 el objetivo de esta área fue tratar de seguir brindando un servicio de asistencia a pesar de ser virtual o vía WhatsApp, se podían realizar consultas administrativas o asistenciales estas estaban destinadas a todos los estudiantes y a toda la comunidad educativa de la UNCO en general. |
Estructura | La estructura organizacional de la Administración Central, de las Unidades Académicas y de los Campus se encuentran separadas y diseñadas de tal modo a que cada una tenga su rol dentro del mismo. Para ello, se trabajó en la definición de áreas y unidades funcionales. Un área funcional es una parte de la estructura organizacional, conformada por la unidad cabeza de área y en caso necesario, por varias unidades dependientes. El área funcional cuenta con propósitos y funciones específicas, vinculadas al cumplimiento de la misión de la Universidad. Una unidad funcional es la dependencia de la estructura organizacional perteneciente a un área funcional, a la que se le asigna uno o varios objetivos desagregados de los propósitos del área, y funciones homogéneas y especializadas. Las estructuras organizacionales se representaron a través de organigramas, una forma clásica de expresar gráficamente que muestra las unidades organizativas (áreas y unidades funcionales) con sus dependencias jerárquicas. Para registrar el orden de cada una de las unidades, se estableció una escala de niveles organizativos que permitió clasificar las dependencias en: - Nivel A: Gobierno (cargos electivos) - Nivel B: Secretaría y Subsecretaría (cargos de gestión políticos) - Nivel C: Cabeza de área - Nivel D: Unidad Funcional - Nivel E: Apoyo administrativo. La Planta funcional de esta secretaria cuenta con 14 cargos, que incluyen al Rector, un jefe de Departamento de comedor universitario, tres administrativos, un jefe de división de cocina, un jefe a cargo de la cocina y siete auxiliares de cocina, los mismos son empleados con distintas categorizaciones. Principalmente el rector el elegido según estatuto cada 4 años Departamento de comedor está por quedar vacante (por cumplir la edad jubilatoria la persona que fue entrevistada). Como información complementaria para interpretar algunos comportamientos internos, es importante mencionar que el personal ingresa mediante llamado a Concurso primeramente es interno y de quedar vacante nuevamente se realiza con convocatoria externa, el mismo caso se da para ocupar la Dirección y las Jefaturas, pero solo en este caso el llamado a concurso es interno, del que resultaron seleccionados los actuales titulares. Lo cual está establecido en el estatuto interno de la unco.[pic 2] |
Diagnóstico de necesidades/problemas /perspectivas | La mayor problemática se presentó sin duda alguna en la pandemia COVID19, ya que no se pudo, ni se puede aun garantizar la atención de la principales áreas como es el caso del servicio de comedor, si bien la atención administrativa de la secretaria siguió funcionando a través de los distintos medios digitales, se pudo ver la brecha social que existe en la digitalización ya que no todos tenían los medios para acceder a los servicios prestados e incluso muchas veces a las cursadas de la carrera.es ahí cuando desde el área se trataba de acompañar y brindar la ayuda necesaria. |
Productos | El Producto de esta organización sin duda alguna es brindar mediante los distintos programas, becas, el comedor universitario, La práctica de distintas actividades deportivas, y la accesibilidad, una buena calidad de vida de su comunidad educativa de manera inclusiva y de calidad. Esto se lleva a cabo de manera satisfactoria y los programas suelen ser los siguientes. Becas •Becas de Ayuda Económica: consiste en una asignación monetaria mensual que se otorga durante un año, siempre y cuando el beneficiario cumplimente, al haber finalizado el primer cuatrimestre, el requisito académico solicitado; •Plan Alimentario: consiste en cubrir el bono diario de almuerzo a aquellos estudiantes cuya situación económica limite su acceso; •Becas de Emergencia: es una ayuda económica momentánea destinada a estudiantes que por situaciones coyunturales se encuentren en alto riesgo de abandono de sus estudios; •Becas de transporte (discapacidad motora): es un monto mensual destinado a estudiantes que poseen una discapacidad motriz que se vean impedidos de acceder al sistema de transporte público de pasajeros; •Becas de Residencias: consiste en la asignación de una plaza en las residencias universitarias que posea y/o administre la Universidad Nacional del Comahue o esté asignada para tal fin por convenios interinstitucionales. La UNCo cuenta con residencias universitarias en las siguientes ciudades: Cinco Saltos, Cipolletti, General Roca, Neuquén capital, San Antonio Oeste, San Carlos de Bariloche, San Martín de los Andes, Viedma Villa Regina; •Becas de Capacitación Pre-Profesional Universitaria: posibilita la participación de estudiantes en programas especiales de las dependencias del Rectorado y de las Unidades Académicas mediante la realización de actividades formativas, no obligatorias, complementarias con la formación académica; •Becas de contraprestación: son ayudas económicas para estudiantes que se gestionan y se otorgan a través de los Centros de Estudiantes. Comedores universitarios Los Comedores brindan a la comunidad universitaria acceso a una comida diaria a un costo subsidiado y ofrece, además, un ámbito de encuentro, donde se puede realizar una pausa en la jornada académica o aprovechar como espacio de estudios. Sumado a esto, los estudiantes que se encuentren atravesando una situación socioeconómica compleja pueden acceder a becas que garantizan una comida diaria sin costo. En algunas localizaciones que no cuentan con comedor, se ofrecen viandas subsidiadas a sus estudiantes. Deportes Su función es la de promover la actividad deportiva y recreativa entre los integrantes de la Universidad. Se realizan diversas disciplinas deportivas, entre las que se destacan: ajedrez, básquetbol, fútbol, fútbol 5, hándbol, natación, tenis de mesa, bádminton y vóleibol. Accesibilidad La Comisión Universitaria de Accesibilidad al Medio Físico y Social busca equiparar las posibilidades de todas las personas con discapacidades que desarrollen actividades dentro del marco de la Universidad Nacional del Comahue. También promueve que cada Unidad Académica desarrolle grupos de trabajo que aborden la temática en su interior. |
Recursos Materiales y tecnológicos | La Unco cuenta con sede propia En 1965, la Municipalidad de la ciudad de Neuquén, donó el terreno para la construcción de la ciudad universitaria. El predio estaba formado por 107 hectáreas, a las que se le anexaron otros terrenos, lo que totalizaron unas 120 hectáreas En la que se encuentra situada la secretaria de bienestar (comedor y secretarias) por lo cual no tiene ningún tipo de gastos en alquileres, En cuanto a la adquisición de bienes de capital, papelería, útiles, insumos de escritorios e informáticos y productos alimenticios para el comedor etc., no se encuentran inconvenientes, respetándose lo programado anualmente en el presupuesto. Cabe aclarar que, si bien el presupuesto programático es propuesto anualmente por las Autoridades Superiores, la Dirección tiene participación en su elaboración y puede elevar sus requerimientos. Cabe hacer un breve paréntesis ya que durante la pandemia del COVID 19 se vieron las dificultades para comunicarse con los distintos usuarios ya que no se posee con recursos materiales informáticos para que el personal traslade o de uso fuera de la institución, por lo que cada empleado tuvo que trabajar desde su casa con recursos propios. |
Actores | Se pueden identificar los siguientes actores, pertenecientes o vinculados con la organización:
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Sistema de Roles | Los roles son asignados por el jefe del área una vez que ingresa en el sector y en función explicita por la que fue contratado, como por ejemplo una persona que ya ingresa como auxiliar de cocina, debido a una búsqueda específica, con un perfil específico y contratada para ese rol, o bien una persona que se desempeña en el sector administrativo, de esa área o de otra, pero que el Jefe o Director del Servicio convoca o le ofrece una posibilidad de cambio de área o de crecimiento laboral debido a que considera que su perfil o modalidad de trabajo es la adecuada. El nivel de conformidad es variable, aunque es flexible, las personas suelen rotar entre los diferentes servicios (los administrativos), ya sea por su nivel de conformidad/inconformidad, o bien por pedido de los jefes o directores de servicios. Dentro de la organización se puede encontrar Relaciones de solidaridad: • Entre cada Departamento y sus usuarios. En las tareas de los empleados, tanto en el comedor, como en el área administrativa de asistencia para llevar a cabo el mejor servicio ya que se trabaja en conjunto, la existencia de usuarios y sus requerimientos son indispensables para justificar la existencia de los Departamentos. |
Relaciones Laborales | En el aspecto social son buenas, cordiales y armónicas, se trabaja en equipo y siempre apuntando hacia el mismo objetivo, no deja de haber de vez en cuando alguna discrepancia pero que suele solucionarse para el bien común de toda la secretaria hay un estatuto de ascensos y promociones, pero no así la posibilidad de establecer premios y castigos. |
Relaciones de Liderazgo (Poder) | A través de las entrevistas realizadas los dos actores entrevistados identificaron dentro del equipo de trabajo líderes positivos, aunque le costó definirlos, manifestaron considerar como un buen Líder a el jefe de comedor universitario, indicando que es muy tranquilo a la hora de resolver situaciones, persona con objetivos sociales, pero sobre todo buen conductor que impulsa a llevar a cabo todas las acciones necesarias para brindar el servicio del comedor. Y por otro lado identificaron que otra Líder podría ser la jefa de la secretaria a quien tildaron de ser una mujer con carácter, personalidad, mirada política y resolutiva. Y finalmente ambos entrevistados coincidieron en una gran Líder a la rectora en estos momentos a cargo. |
Toma de decisiones | La toma de decisiones es sin lugar a dudas “Vertical”, según el asunto a tratar la decisión puede tomarla el jefe de servicio, o este la elevará a la Dirección, y así sucesivamente según la importancia o gravedad la decisión la tomará la dirección a cargo respetando siempre la cadena de mandos. Se observan mecanismos burocráticos y aunque a veces lentos para la toma de decisiones, talvez producto de la búsqueda de consenso ante la medida. |
Control | Para el control de procesos se creó La Unidad de Auditoría Interna (UAI) que fue creada en base a Ley Nº 24.156, que ordena la existencia de instancias de auditoría en todas las jurisdicciones y entidades del Sector Público Nacional, incluidas las Universidades Nacionales. La UAI depende del Rector/a, a quien asesora en la determinación de las normas y procedimientos inherentes al sistema de control interno y evalúa el cumplimiento de dichas normativas por parte de todas las unidades de la Universidades turnos. Existen manuales de procedimiento interno, donde se establecen las funciones que cada uno debe cumplir y asumir, cada sector tiene el suyo, la secretaria de bienestar no es la excepción, y en estos momentos se encuentran trabajando para mejorarlo. |
Comunicación | La comunicación interna en estos momentos es más informal, la realizan por un grupo de difusión de WhatsApp con los jefes de Servicio, y luego depende del tema a tratar dan aviso a quien corresponda mediante la vía formal, también hay un servicio digital llamado SIU-Mapuche: es el sistema de gestión de recursos humanos que da soporte tanto a la gestión administrativa del personal como a la liquidación de sueldos a través de un legajo electrónico único del empleado. Actualmente está implementado en todas las Unidades Académicas y en la Administración Central, donde cada empleado puede ver y generar pedidos, notas, expedientes. En relación a la comunicación externa, existe un departamento de prensa y comunicación, con el que se trabaja de manera conjunta, en cuanto a que la información sea fehaciente y proveniente de la secretaria, la comunicación es buena a pesar de ser conducido por otro departamento, desde allí salen los partes de prensa, los comunicados en redes sociales y las actualizaciones en la página web, este departamento también se ocupa de todo lo que es gráfica y cartelería. Todo esto basado en el Programa que fue creado en 2015 mediante Resolución Rectoral Nº 643/2015 con la misión de coordinar y supervisar el desarrollo de la plataforma pública en materia de comunicación de la Universidad y desarrollar la comunicación interna y externa de la Universidad, garantizando la difusión de todos los contenidos universitarios, a fin de consolidar la vinculación entre la Universidad y la sociedad de la Norpatagonia. El Programa depende del Rectorado. |
Conflictos | Al igual que en la toma de decisiones los conflictos son resueltos de forma vertical, según el tipo de conflicto y/o la gravedad de este, lo puede resolver el Jefe de la secretaria., sin que llegue a la Alta Dirección. Cada sector trata de resolverlos, cuando no hay alguna solución posible, se eleva, y así hasta el Rector. Ósea sigue una cadena de mando. |
Análisis del Tiempo | El tiempo en una universidad es limitado, porque básicamente su organización ya está planificada. En relación a la secretaria de bienestar universitario este aspecto no es problemático, ya que, en casi todo el servicio educativo, la jornada laboral es de 7 horas. El comedor como las áreas de administración trabaja en dos turnos: de 7 a 14 y de 11 a 18 hs. Los horarios medio día es cuando hay más concurrencia de gente. Si se precisa el servicio por alguna razón especial el personal se ofrece voluntariamente y se le retribuye a través de horas-extra. Por otra parte, se observa una gran permisividad para retirarse en horario de trabajo por distintos motivos, desde realizar trámites particulares hasta concurrir a cursos de capacitaciones. En igual sentido operan las solicitudes de licencias por causas extraordinarias, por estudio, cuidado de familiar enfermo, etc. Cabe destacar que cada empleado tiene derecho legal a disponer de dos días por mes para realizar trámites particulares, con la sola obligación de solicitarlo por escrito a su superior. Además, existe una vasta lista de licencias especiales que pueden solicitarse contempladas en el Estatuto. Es importante destacar que la Dirección tiene un criterio amplio y motivador en cuanto a los permisos especiales por capacitación (ya sea para realizar estudios superiores o bien cursos de capacitación). |
Clima | En forma cotidiana se observa un clima armónico, cortés y accesible, muy rara vez se presentan situaciones de conflicto. En la pandemia del covid19 los empleados que no tenían trabajo ya que su labor es presencial se ponían a disposición (en gran parte) de la secretaria para cualquier tipo de tareas que le fueran designadas y ahí se denotó aún más el clima de compañerismo, predisposición y arraigo a su labor. |
Relaciones con el exterior | En principio las relaciones con los usuarios, tanto internos como externos son buenas. Es decir, en general no existen quejas graves ni conflictos, pero solo es porque el análisis que se realiza es desde una visión sencilla. El nivel de atención en los aspectos básicos es bueno (amabilidad, predisposición, satisfacción de consultas básicas), pero el nivel de los productos es baja, ya que en estos momentos a raíz de medidas de prevención por la pandemia del covid19 no se están brindando los servicios de la secretaria en su totalidad y también a veces, la demora en la respuesta de la parte administrativa es lenta, Es decir, no se tiene conciencia de que un sistema de calidad total abarca mucho más que una atención amable. Con respecto a las relaciones con las Autoridades superiores, no siempre son buenas, ya que las secretarias ejercen presión constantemente, pidiendo cambios sistemas informáticos u otros para que se modernicen los servicios, presentando a veces proyectos o notas, que luego son descalificados por no contar con el presupuesto necesario. En otros aspectos se ve un compromiso para llevar a cabo distintos proyectos o mejoras de parte del Gobierno de la Provincial o el Ministerio de educación el dialogo es bueno, pero no fluido. La mirada es positiva a nivel local y provincial. La UNCO no solo atiende a los estudiantes de esta ciudad, sino que los usuarios son de toda la provincia incluso por el nivel educativo que se presta vienen de otras provincias y a veces de otros países (Chile, Bolivia, Venezuela) al ser la educación gratuita da más posibilidades para la inclusión. |
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