UNIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNITARIA

“ UNIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNITARIA ” Ciudad Guayana, junio de 2011 COORDINACIÓN DE PARTICIPACIÓN DEL PODER POPULAR Y DESARROLLO SOCIAL EN LOS CONSEJOS COMUNALES

• 2. INTRODUCCIÓN La finalidad del taller de capacitación es suministrar a los integrantes de los Consejos Comunales, conocimientos sobre la Contabilidad Básica y Fundamentos Financieros . La Unidad Administrativa y Financiera de los Consejos Comunales, es la. instancia del Consejo Comunal que funciona como un ente de administración, ejecución, inversión, crédito, ahorro e intermediación financiera de los recursos y fondos de los Consejos Comunales

• 3. Modulo I “La Contabilidad” Modulo II “Estados Financieros” Modulo III “Conciliación Bancaria” Modulo IV “Registro Contables” Modulo V “Modelos de Formatos” CONTENIDO

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• 5. CONCEPTO DE CONTABILIDAD LOS PRINCIPIOS CONTABLES OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD OBJETIVOS DE LA RENDICIÓN DE CUENTA FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CONTENIDO Modulo I “La Contabilidad”

• 6. CONTABILIDAD Es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y actos que tengan características financieras, así como de interpretar sus resultados. IMPORTANCIA Conocer en cada momento la situación de sus negocios; así como, disponer de información que les facilite la toma de decisiones.

• 7. LOS PRINCIPIOS CONTABLES Importancia de relativa: conservar su naturaleza. Realización: registrar las operaciones en el ejercicio. Conservatismo: incertidumbre acerca de los sucesos futuros.

• 8. LOS PRINCIPIOS CONTABLES Consistencia: No debe cambiarse de un periodo a otro Exposición: contener toda la información. Revelación Suficiente : información en forma clara y comprensible.

• 9. Brindar a los participantes, los conocimientos básicos contables. Instruir a los participantes sobre la necesidad de registrar en los libros contables principales (obligatorios). Otorgar al participante enfoques sobre los conceptos contables . OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

• 10. Proporcionar a los participantes las herramientas necesarias que le permitan elaborar la rendición de cuenta. Orientar a los ciudadanos y ciudadanas integrantes de los Consejos Comunales la manera adecuada de solicitar a los integrantes de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria la rendición de cuenta OBJETIVOS DE LA RENDICIÓN DE CUENTA

• 11. Ejecutar las decisiones de la Asamblea. Elaborar los registros contables con los soportes que demuestren los ingresos y egresos efectuados. Presentar trimestralmente el informe de gestión y la rendición de cuenta pública. Prestar servicios financieros y no financieros en el área de su competencia. Según el art. 31 de la Ley Orgánica de los Consejos Comunales, la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, tendrá las siguientes funciones:

• 12. Realizar la intermediación financiera comunitaria, privilegiando el interés social sobre la acumulación de capital. Apoyar las políticas de fomento, desarrollo y fortalecimiento de la economía social, popular y alternativa. Proponer formas alternativas de intercambio de bienes y servicios para lograr la satisfacción de las necesidades y fortalecimiento de la economía local. Facilitar herramientas que permitan el proceso de evaluación y análisis de los créditos. Según el art. 31 LOCC Funciones:

• 13. Administrar los fondos del consejo comunal con la consideración del colectivo. Elaborar y presentar el proyecto anual de gastos de fondos. Presentar y gestionar ante el colectivo de coordinación comunitaria el financiamiento de los proyectos aprobados. Según el art. 31 de la LOCC funciones:

• 14. RESPONSABILIDAD CIVIL DE LA UNIDAD FINANCIERA DE LOS CONSEJOS COMUNALES De acuerdo con el artículo 32 de la Ley Orgánica de los Consejos Comunales (LOCC), los voceros o voceras de la Unidad Administrativa y Financiera incurrirán en responsabilidad civil, penal y administrativa , según sea el caso, por los actos, hechos u omisiones que alteren el destino de los recursos del Consejo Comunal, por lo cual serán sancionados conforme a las leyes que regulan la materia.

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• 16. Modulo II “ESTADOS FINANCIEROS” El Activo Clasificación del activos Los Pasivos Clasificación del Pasivo El Capital Clasificación del Capital Balance General Estructura del Balance General Estado de Resultado o Estado de Ganancias y Perdidas. CONTENIDO

• 17. Modulo II “ESTADOS FINANCIEROS” Los Estados Financieros También son llamados como estados contables. Encargados de evaluar y reportar lo relacionados a situaciones financieras de empresas ó instituciones , con el fin de conocer los detalles de la estructura económica. Constituye una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de la entidad

• 18. EL ACTIVO Representa todos los bienes del Consejo Comunal, como por ejemplo: El efectivo en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y otros. LOS ESTADOS FINANCIEROS

• 19. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ACTIVOS Activo Circulante - Activos Fijos Son siempre activos no corrientes, puesto que están destinados para ser utilizados por la empresa y no para ser vendidos. Son aquellas cuentas dentro del balance general que son rápidamente convertibles a efectivo (que es al activo mas liquido por que puede circular sin ningún tramite).

• 20. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ACTIVOS Cargos diferidos Los activos diferidos, que son gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, por ser un gasto o una erogación ya ocurrida, no se puede esperar obtener efectivo de ellos en ningún tiempo, por lo que no se podrían clasificar como activo corriente, aún en los casos en que se trate de activos amortizables en un corto tiempo.

• 21. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DEL ACTIVOS Activo Circulante Disponible Caja Chica Caja Banco Exigible Efectos por cobrar Cuentas por Cobrar Ingresos Acumulados por cobrar Realizable Inventarios Inversiones Temporales PREPAGADOS Sueldos pagados por anticipado Seguros pagados por ant. Intereses pagados por Ant. Alquileres pagados por Ant. Impuestos pagados por Ant.

• 22. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DEL ACTIVOS Activo Fijo Tangible Terrenos (no sujeto a depreciación) Edificios o Inmuebles (sujeto a Dep.) Maquinaria (sujeto a Dep.) Muebles y enseres (sujeto a Dep.) Vehículo (sujeto a Dep.) Equipo de Oficina (sujeto a Dep.) Intangible Patentes (Sujeto a amortización) Derechos de autor (Sujeto a amortización) Plusvalía (Sujeto a amortización) Franquicias. (Sujeto a amortización) Marcas de Fabrica (No sujeto a amortización)

• 23. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DEL ACTIVOS Cargos Diferidos Gastos de Organización Mejoras en Propiedad Ajena Campaña publicitaria Otros Activos Inversiones a largo plazo Cartera de valores Edificios No usados por la empresa Terrenos no usados por la empresa

• 24. Están integrados por todas las deudas que tiene el Consejo Comunal. LOS PASIVOS

• 25. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE LOS PASIVOS Pasivo Circulante Es aquél cuya liquidación se producirá dentro de un año , en el curso normal de las operaciones. El pasivo circulante, incluirá todos los adeudos que sean pagaderos dentro del ciclo normal de las operaciones y deberá mencionarse esta situación en los estados financieros y notas complementarias. Pasivo Fijo: El pasivo fijo está representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un año , o al ciclo normal de las operaciones si éste es mayor.

• 26. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE PASIVO Pasivo Circulante Cuentas por pagar Efectos por pagar Sobregiros bancarios Gastos por pagar Sueldos por pagar Interese por pagar Retenciones SSO por pagar Retenciones ISLR por pagar Retenciones INCE por pagar Prestamos por pagar Anticipos dados por lo clientes

• 27. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE PASIVO PASIVO A LARGO PLAZO Hipoteca por pagar Bonos por pagar Efectos por pagar a largo plazo APARTADOS Apartado para prestaciones sociales Apartado para indemnizaciones CRÉDITOS DIFERIDOS Alquileres cobrados por anticipado Intereses cobrados por anticipado Comisiones cobradas por anticipado Primas sobre bonos emitidos OTROS PASIVOS Utilidades no reclamadas

• 28. Es el derecho de los propietarios o poseedores sobre los activos netos que surgen o se manifiestan por aportaciones de los dueños, por transacciones o tratos y otros eventos o circunstancias que afectan a una entidad, el cual se ejerce mediante devolución, reembolso o distribuciones. EL CAPITAL CONTABLE

• 29. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE CAPITAL Capital Capital Inicial Utilidad o perdida Reserva de capital

• 30. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o pérdida resultante en el período. ESTADO DE RESULTADOS Representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas.

• 31. Es un resumen de todo lo que tiene la empresa , de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Qué partes conforman el balance general BALANCE GENERAL Activos Patrimonio Pasivos

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• 33. El Efectivo Caja Chica Banco Conciliación bancaria Elementos para realizar la Conciliación bancaria Procedimientos para elaboración de la Conciliación bancaria CONTENIDO Modulo III “CONCILIACIÓN BANCARIA ”

• 34. Efectivo : Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones. La Caja Chica: Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos . “ CONCILIACIÓN BANCARIA ”

• 35. Bancos Es un intermediario financiero que se encarga de captar recursos en forma de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros. “ CONCILIACIÓN BANCARIA ”

• 36. Planilla de Depósito Bancario Facturas de tarjetas de crédito y otros documentos negociables. Planillas de Retiro de Efectivo Notas de Débitos Notas de Crédito Cheques en Tránsito Depósitos en Tránsito Cheques devueltos Transferencia bancaria Errores numéricos ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA MOVILIZACIÓN DE EFECTIVO EN BANCO :

• 37. Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos , de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos , mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros. Banco Bicentenario Estado de cuentas La Conciliación Bancaria

• 38. La Conciliación Bancaria: se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones : Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.

• 39. Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa. Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación. Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc. Errores u omisiones por parte de los Bancos. La Conciliación Bancaria:

• 40. 1.- Estado de Cuenta Bancario 2.- Libro de Banco del Consejo Comunal 3.- Conciliación del periodo anterior Banco Bicentenario Estado de cuentas Elementos necesarios para realizar la Conciliación Bancaria :

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• 42. Modulo IV “ Registros Contables ” Cuenta Teoría del Cargo y el Abono Clasificación de las operaciones contables Los Libros Contables Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventario CONTENIDO

• 43. La cuenta es el instrumento del que se vale la contabilidad para aplicar el principio de dualidad . Cada elemento que interviene en la realidad económica de la empresa se representa mediante una cuenta, que de manera simplificada se simboliza mediante la forma T. A la parte de la izquierda, se le conoce con el nombre de Debe y a la de la derecha, con el de Haber . Cuenta “T” DEBE HABER CUENTA :

• 44. Las principales cuentas que se utilizan en el registro de las operaciones: el signo positivo (+) significa aumento y el signo negativo (-) significa disminución: Activo Pasivo Capital + - - + - + TEORÍA DEL CARGO Y EL ABONO

• 45. Son aquellos en los cuales se resumen la información originada por las transacciones de compras – ventas realizadas por un negocio. Libros contables principales: Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventarios y Balances. LOS LIBROS CONTABLES

• 46. Libro Diario Es aquel en el que se registran cronológicamente y por día las operaciones del Consejo Comunal . LIBROS CONTABLES

• 47. Ejemplo de Libro Diario LIBROS CONTABLES Consejo Comunal “xxxxxx” Diario General Folio Nº Fecha Cuenta y explicación Ref Debe Haber 01-10-2010 Mercancía Banco Compra mercancía a la empresa Miranda según factura 002 y se paga con cheque Nº 12546 del banco Bicentenario 1 280,oo 280,oo

• 48. Libro Mayor Recoge todos los movimientos de una cuenta que se han anotado previamente en el Libro Diario. LIBROS CONTABLES

• 49. Ejemplo de Libro Mayor LIBROS CONTABLES Consejo Comunal “xxxxxx” Diario Genera MERCANCIAS Folio Nº Fecha Debe Haber Saldo 01-10-2010 280,00 280,00 BANCO Folio Nº Fecha Debe Haber Saldo 01-10-2010 280,00 280,00

• 50. Libro de inventario El inventario es una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de una empresa . LIBROS CONTABLES

• 51. Ejemplo de Libro de inventario LIBROS CONTABLES Consejo Comunal “xxxxxx Inventario General 01-01-2009 al 31-12-2009 Concepto Unidades Precio Total Sillas modelo B2010 10 4.000 40.000 Sillas modelo B3010 7 5.000 35.000

• 52. Deben ser Registrado y Sellado en el Tribunal o Registro Mercantil correspondiente, antes de ponerse en uso según el artículo 33 del Código de Comercio de Venezuela: “ El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina”. LOS LIBROS CONTABLES

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