UNIDAD 5 ADMINISTRACION DE PROCESOS, TECNOLOGIA Y PROYECTOS

UNIDAD 5. ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS, TECNOLOGÍA Y PROYECTOS

Conceptos básicos:

 Administración: la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

 Procesos: es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.

 Tecnología: es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente, que permiten diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de la humanidad.

 Proyecto: es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo.

Ahora bien:

 Administración de procesos: Un proceso implica el uso de los recursos de una organización, para obtener algo de valor. Ningún producto puede fabricarse y ningún servicio puede suministrarse sin un proceso, y ningún proceso puede existir sin un producto o servicio.

 Administración de tecnología: Contempla el manejo efectivo del recurso tecnológico mediante actividades gerenciales y la toma de decisiones tecnológicas dentro de la estrategia competitiva empresarial.

 Administración de proyectos: es una estrategia muy usada por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado. También puede utilizarse para objetivos individuales.

5.1 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.

Se llama proyecto a un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que tienen puntos definidos de inicio y final, y cuyo resultado final es un producto o servicio específico.

Los factores de incertidumbre, como el advenimiento de nuevas tecnologías o el momento en que se presentarán ciertos acontecimientos, llegan a modificar el carácter de los proyectos.

Para alcanzar el éxito en la administración de proyectos se requiere la coordinación de tareas, personas, organizaciones y otros recursos, con la finalidad de alcanzar una meta. Tres elementos de importancia primordial son: el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el sistema de administración del proyecto.

 Gerente del proyecto. Tiene la responsabilidad de integrar los esfuerzos de personas pertenecientes a diversas áreas funcionales, con la finalidad de alcanzar las metas específicas del proyecto. El gerente del proyecto también tendrá que especificar cómo se va a realizar el trabajo y asegurarse de que se realicen las contrataciones apropiadas y que, en caso necesario,, se imparta la debida capacitación.

 Equipo del proyecto. Es un grupo de personas, que con frecuencia representan diferentes áreas funcionales u organizaciones, dirigidas por el gerente del proyecto.

 Sistema de administración del proyecto. Se compone de una estructura organizacional y un sistema de información. Hay distintas formas de organizar la estructura de un proyecto, la forma tradicional o funcional, la estructura del proyecto puro, en donde los miembros del equipo trabajan exclusivamente para el gerente de proyecto, y como compromiso medio de estos dos extremos es la estructura matriz, en la cual cada área funcional mantiene la autoridad sobre quién deberá trabajar en el proyecto y qué tecnología se empleará.

El sistema de administración del proyecto proporciona los medios para la planificación integradora y el control del proyecto, y también para formar un cúmulo de información relacionada con el desempeño, los costos expresados en unidad monetaria o el uso de recursos, los efectos de interrelación de los cambios realizados en el programa, así como los tiempos y costo proyectados para la terminación del proyecto.

La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de partidos interesados de un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los partidos interesados invariablemente involucran balancear demandas que compiten entre sí, tales como:

• Alcance, tiempo, costo y calidad.

• Partidos interesados con diferentes necesidades y expectativas.

• Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).

En otras palabras la administración de proyectos es la aplicación del enfoque de sistemas para la administración de tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos objetivos se establecen explícitamente en términos de tiempo, costos y parámetros de realización

Características:

1. Un proyecto tiene principio y fin definidos.

2. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero).

3. Los resultados del proyecto tienen metas específicas de calidad y desempeño.

4. Los proyectos siguen una planeación

5. Un proyecto incluye un equipo de personas.

Elementos de la administración de proyectos:

1. Gerente de proyecto

2. Equipo de proyecto

3. Sistema de administración del proyecto.

4. Métodos de planificación del proyecto

5. Diagramas varios para la administración y seguimiento.

Cinco fases de la administración de proyectos

1. Inicio

2. Planeación

3. Ejecución

4. Control

5. Conclusión

Fase 1: Inicio: Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fraguan principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

 Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo

 Determinar lo que el proyecto debe lograr

 Definir la meta global del proyecto

 Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados

 Precisar el alcance(El alcance es el tamaño del proyecto y determina cuántos recursos y tiempo se requieren) general del proyecto

 Seleccionar los miembros iníciales del equipo

Fase 2: Planeación: Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.

 Perfeccionamiento del alcance del proyecto

 Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto

 Secuencia de actividades

 Desarrollo de un calendario y Presupuesto

 Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados

Fase 3: Ejecución: Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.

 Dirigir el equipo

 Reunirse con los miembros del equipo

 Comunicarse con los terceros involucrados

 Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir

 Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

Fase 4: Control: Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

 Vigilar las desviaciones del plan

 Emprender acciones correctivas

 Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados

 Cambiar los calendarios del proyecto

 Adaptar los niveles de recursos

 Cambiar el alcance del proyecto

 Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes

Fase 5: Conclusión: Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos.

 Reconocimiento de logros y resultados

 Cierre de las operaciones y dispersión del equipo

 Aprendizaje de la experiencia del proyecto

 Revisión del proceso y resultados

 Redacción del informe final

5.2 PRINCIPALES DECISIONES SOBRE PROCESOS

Ya se trate de procesos para oficinas,

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