Crecimiento Integral

CAPÍTULO II

ORGANIZACIÓN

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN

Es el proceso mediante el cual se diseña estructuras organizacionales para lograr los

objetivos predeterminados, tomado en cuenta la filosofía organizacional (misión, visión,

valores, objetivos estratégicos), los recursos necesarios y el contexto en que actúa la

institución.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres

se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus

limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos

costosa si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que

es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta

manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas.

Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán

mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que

sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, válido tanto en

empresas como en cualquier organización o institución educativa.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente

clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por

determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la

imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y

de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la institución.

En síntesis, el propósito de la organización es contribuir a que los objetivos sean

significativos y favorezcan la eficiencia (optimización de recursos) y eficacia (logro de

objetivos) organizacional.

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CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN

• Complejidad. Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen

un gran número de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las

personas a través de la interacción indirecta. En las organizaciones pequeñas las

actividades las realizan interactuando directamente con los colaboradores.

• Anonimato. Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en

cuenta quién lo ejecuta.

• Rutina estandarizada. Son procesos y canales de comunicación que existe en un

ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar

subcolectividades o grupos o equipos formales o informales, manteniendo una acción

personalizada dentro de ellas.

• Estructura organizacional no formal. Configuran una organización informal cuyo

poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales.

• Tendencia a la especialización y la proliferación de funciones. Pretende

distanciar la autoridad formal de las de idoneidad profesional o técnicas, las cuales

necesitan un sistema extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para

mantener el orden.

• Tamaño. Va a depender del número de participantes y dependencias.

NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN

La palabra organización tiene tres acepciones:

• La primera, etimológicamente, proviene del griego “organon” que significa

instrumento.

• La segunda, se refiere a la organización como una entidad o grupo social.

• La tercera, tiene que ver con la organización como un proceso.

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es

posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que

forman parte del grupo social. Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa

de organización, es necesario determinar medidas a utilizar para lograr lo que se desea

alcanzar, y de esto se encarga la etapa de organización.

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A continuación presentamos algunos puntos de vista de lo que es la organización para

algunos autores de las ciencias administrativas:

• Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructuración de las relaciones que deben

existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos

de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes

y objetivos señalados.

• Eugenio Sisto Velasco. Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias

para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su

caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones

que entre dichas unidades deben existir.

• Isaac Guzmán Valdivia. Organización es la coordinación de las actividades de todos

los individuos que integran una organización con el propósito de obtener el máximo

de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la

realización de los fines que la propia empresa persigue.

• Joseph L. Massie. La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de

seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra

sus actividades hacia objetivos comunes.

• Harold Koontz y Cyril O’Donnell. Organizar es agrupar las actividades necesarias

para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la

autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como

vertical toda la estructura de la institución.

• Lyndall Urwick. Disposición y correlación de las actividades de una empresa.

• Mario Sverdlik. Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es el proceso mediante el cual se establecen:

• Unidades organizacionales (dirección, departamentos, secciones, áreas, jefaturas,

comités, cargos o puestos de trabajo).

• Relaciones formales de autoridad, coordinación, asesoría, apoyo, supervisión, control,

etc.

• Niveles jerárquicos y tramos de control.

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• Establecimiento de procesos y procedimientos, así como de los sistemas de

comunicación y coordinación.

• Establecer sistemas de cargos como: de alta dirección, ejecutivos, operativos, asesoría,

apoyo, fiscalización o control.

• Luego de establecidas las unidades y los cargos, se hace necesaria la determinación de

los niveles de responsabilidad y la autoridad formal asignada a cada puesto.

• Se trata, también, de determinar qué recursos y qué actividades se requieren para

alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe diseñar la forma de

combinarla en grupos operativos, es decir, crear la estructura organizacional de la

institución. Algunos autores refieren que a la estructura organizacional se debe

organizar el sistema de recursos que son necesarios para que el capital social realice

sus actividades de manera eficaz.

Para definir en una organización un cargo y sea significativo para los individuos, deberá

de incorporar:

• Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación.

• Definir claramente los principales deberes o actividades, sean éstos permanentes,

rutinarios o eventuales y periódicos.

• Un área de discreción o autoridad y responsabilidad de modo que quien cumple una

función sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos y a quién reportar.

Además, para que un papel o cargo dé buenos resultados, habrá que tomar las medidas a

fin de suministrar la información necesaria y otras herramientas que se requieren para la

realización de esa función.

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CAPÍTULO III

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Hay principios que dan la pauta para establecer una organización racional.

• Del objetivo. Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la

organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa.

Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar

los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no

contribuyen en nada a lograr los objetivos.

• Especialización. Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse,

hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a

cabo más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y

delimitadas. Mientras más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo,

mayor será su eficiencia y destreza.

• Jerarquía. Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad

de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la

autoridad y la responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el más alto

ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es

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