HÁBITO DE SU GERNCIA PERSONAL PONGA LO PRIMERO

#3 HÁBITO DE SU GERNCIA PERSONAL PONGA LO PRIMERO, PRIMERO No es como organice el tiempo, sino como se administre Este hábito determina cómo ud. utiliza su tiempo. Lo IMPORTANTE es lo que ud. Debe hacer. Lo URGENTE es aquello que lo presione a ud. Lo importante es lo que relaciona con su visión, su rol y sus metas. Lo urgente es lo que lo lleva a actuar gerenciando las cosas equivocadas en la forma correcta

HÁBITO DE SU GERNCIA PERSONAL Cuadrante 1 :PROBLEMAS E INCENDIOS Es lo importante y también urgente. Normalmente los llamados problemas, crisis, y deben ser atendidos o ud. no sobrevive Cuadrante 2 :NO TIENE EL SENTIDO DE ¡ YA ! Es lo importante pero no urgente ;está relacionado con su misión, su rol, sus metas, pero sin tener ese sentido de ¡ ya !

ÁBITO DE SU GERNCIA PERSONAL Cuadrante 3 : COSAS IMPORTANTES PARA OTROS , QUE LO DISTRAEN Es urgente pero no importante. Es presionante, y además está próximo Cuadrante 4 :PÉRDIDAS DE TIEMPO Ni urgente ni importante : mucho tiempo perdido, reuniones innecesarias, interrupciones que consumen todo el día, etc..

Actuar sobre el cuadrante 2 : Educación continua Profundizar lo aprendido Crear relaciones profundas y perdurables Ejercicios Enseñar Planificar y organizar Desarrollo profesional

Tercer hábito El poder de la voluntad independiente

Es la facultad del ser humano para tomar decisiones y valorar varias alternativas y elegir para después actuar. Nuestras acciones se ven influidas por las decisiones que tomamos cotidianamente.

Las cuatro generaciones de administración del tiempo

De modo análogo, en el área de la administración de tiempo, cada generación toma como base la anterior, y nos acerca a un mayor control de nuestra vida.

Primera generación

La primera ola o generación puede caracterizarse por las notas y listas de tareas, que tienden a proporcionar cierto reconocimiento y totalidad a los múltiples requerimientos planteados a nuestro tiempo y energía.

Segunda generación

La segunda generación podría caracterizarse por agendas. Esta ola refleja el intento de mirar hacia adelante, programar los acontecimientos y actividades del futuro.

Tercera generación

La tercera generación refleja el campo actual de la administración del tiempo. Suma a las generaciones precedentes la idea esencial de priorizar, de clarificar valores, de comparar la importancia relativa de las actividades, sobre la base de su relación con esos valores. Además, se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, medio o corto plazo hacia los cuales se orientarán el tiempo y la energía, en armonía con los valores. También incluye el concepto de la planificación diaria, del plan específico para alcanzar las metas y actividades a las que se atribuye mayor valía, aunque, ahora se ha empezado a comprender que la programación y el control «eficientes» del tiempo a menudo resultan contraproducentes. Centrarse en la eficiencia crea expectativas que no concuerdan con las oportunidades de desarrollar relaciones ricas, satisfacer necesidades humanas y disfrutar de momentos espontáneos día tras día. Muchas personas se sienten asfixiadas por los programas y los planificadores que las conducen a una situación excesivamente estipulada y restringida, y «tiran al niño junto con el agua de lavado», volviendo a las técnicas de la primera o la segunda generación para preservar las relaciones, la espontaneidad y la calidad de vida.

Cuarta generación

Pero está emergiendo una cuarta generación de tipo diferente. Ésta reconoce que la administración del tiempo es en realidad una denominación poco feliz; el desafío no consiste en administrar el tiempo sino en administrarnos a nosotros mismos. La satisfacción depende tanto de la expectativa como de la realización. Y la expectativa (y la satisfacción) reside en nuestro círculo de Urgente No urgente influencia. I II En lugar de centrarse en las cosas y el Actividades: Actividades: tiempo, las expectativas de la cuarta Crisis Prevención, actividades de CP generación se centran en preservar y Problemas apremiantes Construir relaciones realzar las relaciones y en alcanzar Proyectos cuyas fechas vencen Reconocer nuevas oportunidades resultados: en síntesis, en mantener el Planificación, recreación equilibrio P/CP. III IV

No importante Importante Actividades: Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas, acuciantes Actividades populares Actividades: Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas Algunas llamadas telefónicas Pérdidas de tiempo Actividades agradables

Cuadrante II

El foco esencial de la cuarta generación de la administración puede captarse en la matriz de administración del tiempo esquematizada a continuación. Básicamente, dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de la siguiente Matriz de la administración del tiempo: Como puede verse, los dos factores que definen una actividad son urgente e importante. Lo Urgente significa que se necesita una atención inmediata, «¡ahora!». Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. La importancia por otra parte, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Ante las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad. Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran. Si no practicamos el segundo hábito, si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente. Mientras uno se centra en el cuadrante I, éste crece cada vez más hasta que nos domina. El único alivio que se tiene consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV. De modo que en su matriz total, el 90 por ciento del tiempo está en el cuadrante I y la mayor parte del restante 10 por ciento en el cuadrante IV; a los cuadrantes II y III sólo les prestan una atención mínima. Así es como viven las personas que administran su vida sobre la base de las crisis.

Lo que supone decir no

Para decirles sí a las prioridades importantes del cuadrante II debemos aprender a decir no a otras actividades dentro de las que algunas parecen urgentes, la autoconciencia, la imaginación y la conciencia moral nos ayudan a crear

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