Mi Razón De Ser

CONTROL DE COSTOS DE BEBIDAS

Control De Costos de Bebidas

Objetivo:

Proporcionar al estudiante las herramientas necesarias para ayudarle a manejar el control de los costos de bebidas y reducir las variaciones a través del mejoramiento de los procesos y la estandarización, logrando de esta forma, beneficios para sus clientes, personal y accionistas de la empresa.

Control de costos

Conceptos:

El control es una de las cuatro etapas del proceso gerencial. El propósito del control es la de medir los resultados de una operación y tomar las acciones preventivas y correctivas necesarias para asegurar el cumplimiento de un objetivo.

Definiremos el costo como el valor de los insumos que intervienen en la preparación de una unidad de venta.

Una unidad de venta podrá estar representada por:

• Una bebida.

• Un menú.

• Un evento.

• La venta de un período.

Las ventas en su totalidad, deben cubrir por exceso todos los gastos para obtener un beneficio neto.

El control de costos de un bar, es un sistema diseñado para tener un mejor manejo de los inventarios y usos de los insumos, con la finalidad de garantizar un mejor rendimiento de las porciones servidas al cliente. Son actividades a seguir para cuidar el uso de los recursos dentro del establecimiento de bebidas, optimizando las ganancias al propietario y de esta forma minimizar las perdidas y fugas económicas.

Tipos de costos:

Costo Variable:

Son los que cambian en relación directa al volumen de ventas, Ejemplo de este costo es la mano de obra directa y la materia prima. A mayor volumen de ventas menor es el costo.

Costo fijo:

Son los costos que permanecen constantes, por ejemplo de este costo son los servicios públicos, como, agua, luz y renta de local.

Costo bruto:

El costo generado sólo de la materia prima en un lapso de tiempo determinado.

Costo neto:

Es el costo total de la mercancía utilizada sin incluir los créditos en productos.

Créditos al costo:

Es la mercancía o productos que han sido dados a crédito a la empresa de bares que serán pagados posteriormente de su uso. Estos pueden o no generar un porcentaje de intereses.

Gastos:

Son pagos que se deben realizar sin importar el volumen de ventas, por lo general su comportamiento es fijo, por ejemplo: los servicios públicos, sueldos, renta de local, mantenimiento de restaurante, entre otros.

Gastos indirectos de fabricación:

Son los gastos fijos que de una forma indirecta repercuten en el costo de producción, ejemplo: luz, agua, gastos de papelería, entre otros.

Gastos de administración:

Son los gastos relacionados con las personas que dirigen y administran del restaurante.

Gastos de ventas:

Son todos los gastos que se generan para procurar las ventas exitosas del restaurante o establecimiento de alimentos y bebidas.

Gastos de operación:

Son todos aquellos esfuerzos realizados para poder mantener la estructura administrativa y operativa del restaurante.

Gastos financieros:

Son los egresos generados por las operaciones financieras de la empresa. Por ejemplo: comisiones por movimientos bancarios.

¿Qué es necesario para realizar el control de costos?

• Establecimiento de estándares y normas de ejecución.

• Unidades de medida apropiadas.

• Medición de los resultados en relación con los estándares establecidos.

• Calidad de la información para el control.

• Toma de la acción correctiva o remediar.

¿Qué es la Estandarización?

La estandarización es la creación de una guía, un patrón, un modelo al cual seguir. Sobre muchas de las actividades que realizamos en las empresas de servicios de A y B podremos sumar beneficios que el cliente percibirá como menos costosos con relación a los de nuestros competidores. Al incorporar estos beneficios creamos ventajas competitivas. Estas se logran cuando las empresas desarrollan sus actividades a menos costos. La Estandarización es una vía para conseguirla. Cuando mejoramos un proceso, una actividad, un procedimiento, debemos estandarizarlo para seguirlo como modelo y garantizar su repetición y beneficios.

Beneficios de la estandarización:

• Facilita la ejecución de los procedimientos de trabajo.

• Modela las conductas deseadas en nuestro personal.

• Facilita la toma de decisiones.

• Permite hacer comparaciones entre los objetivos establecidos y los resultados obtenidos.

• Facilita la búsqueda de las desviaciones de los resultados.

• En las empresas de servicios de A y B establecemos estándares para:

• La calidad de los productos.

• Las compras y recepción de mercancía.

• La producción (procesamiento de los productos, recetas base, recetas estándar, presentación).

• Conservación de los productos.

Una de las herramientas indispensables en un bar para lograr la estandarización es la elaboración de recetas. Esto permitirá que se controle mejor las porciones a servir y la calidad del producto.

¿Qué es una receta?

Es una lista ordenada de los ingredientes y la cantidad que lleva una bebida, adicionalmente debe de incorporarse el procedimiento de elaboración de la bebida, una foto que lustre como debe de ser el resultado final y por último la especificación de la cristalería que se debe utilizar. Para los dueños o Gerentes de Bebidas es importante incorporar el costo de los ingredientes por unidad de medida.

Ejemplo de una receta estándar:

Margarita

Cantidad Ingrediente costo

2 onzas Tequila blanco $15

1 onza Cointreau o curacao triple seco $10

½ onza Jugo de limón $0.25

4 cubos Hielo $0.02

Total: $25.27

Procedimiento

Ponga jugo de limón en un plato, luego tome la copa y, boca abajo, haga que el jugo de limón humedezca el borde y luego de la misma forma coloque el borde de la copa sobre sal y póngala a enfriar en refrigerador (freezer) Vierta todos los ingredientes en la licuadora y licue hasta que se mezclen todos los ingredientes y el hielo quede granizado. Sirva en la copa fría. Decore con una rodaja de limón, incrustado en el borde

Cristalería a usar: Copa Margarita

Proceso de control de los costos

Los costos deben ser controlados con la implementación de un sistema que permita llevar un seguimiento de todas las actividades desde las compras hasta la venta de los productos. Estos procesos varían dependiendo del tipo de operación y deberá adoptarse el sistema que más convenga a la empresa. Los costos en una operación de servicios de A y B, los componen varios aspectos que pueden impactar negativamente durante el proceso. Algunos de ellos pueden ser:

• Las compras (deficiencias)

• Incrementos en los precios.

• Desperdicios.

• Falta de control en las raciones servidas.

• Variaciones en la composición de platos vendidos.

Dentro de una empresa de bebidas debe de existir un departamento o una persona encargada de las compra de los insumos, por lo general es bien sea el encargado el gerente de bebidas o un gerente de compras quien se da a la tarea de elegir inteligentemente todos los productos que ofrezca la mejor calidad, el mejor rendimiento al mejor precio. Esta persona o departamento debe de estar muy al pendiente del inventario de los almacenes para conocer perfectamente cuando es el tiempo apropiado de solicitar el pedido de producto a los proveedores, este tiempo se le determina Stock mínimo y el Stock de seguridad.

Almacén:

Quien recibe la mercancía en el almacén, es el responsable de verificar las cantidades, calidad y condiciones de entrega, es decir, temperatura, que se encuentre en óptimo estado, Fechas de caducidad y verificar o comparar que las cantidades de la factura coincidan con la nota de pedido y productos recibidos. Esto con el afán de controlar que nuestro proveedor esté perfectamente alineado con las órdenes de compras del gerente o el encargado de compras, ya que al realizar un pedido se hace con una previa planeación a que nuestros insumos duren un período de tiempo específico y no correr el riesgo de que se acerque la fecha de caducidad al tiempo esperado de uso del producto. En conclusión el encargado de compras no puede darse el lujo de comprar mayor cantidad de producto al que se valla a usar en un período de tiempo mayor ya que esto puede causar un incremento del costo considerable, al punto de mantener el capital financiero del negocio paralizado en insumos dentro del almacén, pudiendo hacer mejor uso de ese capital con la variedad de insumos para ofrecer al cliente. Es así como se deben de definir los mínimos máximos del Stock del almacén.

Pero se preguntarán… como sé ¿cuanto debo de comprar? y ¿cuál es la cantidad que debo de resguardar en el almacén?

Es muy sencillo; podríamos decir que la manera adecuada es siguiendo los siguientes pasos:

1. Realiza pruebas de rendimiento: Ejemplo: de una botella de 750 mililitros ¿cuantos tragos podríamos servir?, según las diversas recetas ofrecidas en el establecimiento de bebidas, proceda a utilizar un jigger y mida cuantas medidas salen de la botella. De igual forma el resto de los insumos,

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