Psicologia

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LAS SERVICIO EMPRESA

DE Dirección Carga y Control Interno

PARA Operadores Logísticos, Directores de Oficina y Encargados de

Oficina

OBJETIVO: Implementar un proceso adecuado para el control de los envíos de mercancías Servicio Empresa en Transportes Rápido Ochoa.

ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las agencias de TRANSPORTES RÁPIDO OCHOA, Tanto sistematizadas como NO sistematizadas.

1. CAUSALES PARA LA REALIZACIÓN DE UNA SERVICIO EMPRESA

A continuación se describen los casos en los que se podrá utilizar la figura del servicio empresa.

 Mercancía No Despachada:

 Remesa ya asociada a manifiesto. Mercancía que se queda en la bodega sobrando por cargue inadecuados. Se puede quedar algunas del total de la remesa o todas las unidades, solo se realizará el servicio empresa en el caso de que se quede una parte del total del envío. Se hace para agilizar la entrega de la mercancía al cliente destinatario. Autorización dada por el área de Indemnizaciones. Además se debe identificar a los responsables de que se haya quedado la mercancía para realizar la sanción disciplinaria respectiva por incumplimiento de procesos.

 Se debe realizar cierre de la novedad si este la presenta colocando el numero de la servicio empresa y notificar a la agencia destino para su entrega.

• En caso de que se quede toda la mercancía se debe:

 Reimprimir la remesa y solicitar a la agencia de destino copia de los documentos anexos para que estos viajen con el documento reimpreso.

 Generar una novedad en mercurio, Retraso de Fuerza Mayor y cerrar colocando las observaciones y la autorización por el área de indemnizaciones, reubicar la remesa en la agencia para realizar el nuevo despacho. Si la remesa tiene novedad por extravío se cierra colocando en las observaciones lo ocurrido y reubicar la remesa.

 Enviar email a bocampo@rapidoochoa.com y copia a lmanco@rapidoochoa.com, para solicitar a Legalización la nota al vehículo que inicialmente llevaba la remesa para que este le sea descontado y sea pago el 100% a quien realmente la llevo.

 Se realiza nuevo despacho.

 Mercancía Trocada: Mercancía que llego a un destino diferente, para este caso se debe realizar la servicio empresa para agilizar la entrega al cliente destinatario, ya después de realizada la investigación se determinara responsables y cobro del envío. Autorización dada por el área de Indemnizaciones.

 Trocamientos parciales: Hacer envío de las unidades trocadas con servicio empresas, notificar y cerrar las novedades con los números. Enviar informe de motivo de trocamiento y responsables para el cobro de los fletes generados en la corrección del trocamiento.

 Trocamientos totales: Realizar un servicio empresa y enviar informe de los responsables para el cobro del flete generado para el despacho de la mercancía.

 Trocamiento por digitación: Cuando la mercancía es trocada a un destino diferente por mala digitación, se debe hacer el envío y hacer cobro de este flete generado a quien haya elaborado la remesa. Para la entrega del cliente se debe verificar si el costo del flete es del mismo valor, si este varia se debe realizar nueva remesa generando el despacho al vehículo que la llevo y anular la inicial.

Si el error en la digitación por parte del cliente se le debe notificar y hacer una remesa NO servicio empresa, sino bajo el documento del cliente y generar cobro de ambos despachos.

 Trocamiento por Rotulación: Cuando la mercancía presente una rotulación inadecuada y se carga sin detectar que la remesa es diferente, se notifica al cliente la novedad, se genera una nueva remesa, si esta no viajo se anula y realiza una nueva remesa.

Es importante tener en cuenta que cada vez que se recoja o reciba mercancías en las agencias se debe hacer una verificación de la rotulación y que la documentación corresponda a lo que se carga.

 Cortesías: Mercancías que serán despachadas por autorización de las personas asignadas y los directivos. Se debe dejar como constancia de la autorización un email o la firma en la remesa elaborada.

PERSONAS AUTORIZADAS PARA CORTESÍAS

Presidencia

Gerencia

Director Operativo de Carga

Directora Comercial de Carga

 Mercancía con Novedades:

 Averías: Para las unidades que hayan presentado avería durante el transporte y que sean devueltas por el destinatario se hará devolución servicio empresa. Autorización dada por el área de Indemnizaciones.

 Destinatario No Recibe: Se realizará servicio empresa a estas mercancías solo cuando el cliente destinatario no reciba por causales de demora en el transporte (despachos tardíos, trocamientos, extravíos), aclarando que inicialmente se debe gestionar el recibo de esta y que solo sea devuelta en caso de que rotundamente no la acepten, cobrando solo el despacho inicial si este fue contra entrega o crédito. Autorización dada por el área de Indemnizaciones.

 Mercancía que No es Reclamada en la Oficina: Aquellas mercancías que lleven más de tres meses en la agencia sin reclamar y que no se halla logrado el contacto con el destinatario ni el remitente, serán devueltas al área de indemnizaciones con un servicio empresa. Autorización dada por el área de Indemnizaciones.

 Dirección Errada: Se puede dar por diferentes motivos para esto se debe tener en cuenta.

Causas de Dirección Errada Que Hacer:

Por mala información del cliente Se debe informar al cliente, si es para entregar en la misma población se hace un nuevo despacho, si el destino cambia se debe generar una nueva remesa cargo al cliente y hacer cobro de los dos despachos.

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