Innovación Grupo Nacional Provincial

Desde siempre he trabajado en el área de sistemas, por lo tanto, toda mi experiencia viene de este ramo. Hace 2 años tuve la oportunidad de cambiar de empleo y aprender nuevas habilidades.

Cuando ingrese a Grupo Nacional Provincial (mejor conocidos por sus siglas como GNP) la empresa se encontraba realizando un cambio de herramientas tecnológicas internas (migración de Office a Google). Por m parte yo contaba con un correo personal de Gmail, que a decir verdad no utilizaba mucho y debido a esto no me sentía tan fuera de lugar. Menciono este hecho porque la mayoría del personal de la empresa tendió a entrar en pánico, es importante mencionar que GNP es una empresa de corte tradicional que sigue reglas bien establecidas desde hace mucho tiempo.

Mi sorpresa fue mayúscula, pues a pesar de tener mi correo personal de Gmail, no conocía ni la mitad de los beneficios que Google ofrece y que, por cierto, muchos de ellos se basan en la portabilidad y en el trabajo colaborativo.

En esta nueva posición me desempeñé dentro de un área más enfocada en temas administrativos y tenía que gestionar contratos para el área de sistemas. Mi función consistía en servir de enlace o intermediario entre 4 áreas clave: el solicitante, el comprador, el proveedor y el área jurídica. En muchas ocasiones esta actividad resultaba desgastante por la cantidad de correos que se tenían que enviar y el tiempo que esta actividad demandaba.

En una ocasión me llegó un correo que me requería la adquisición de una licencia, la cual debería ser adquirida en un plazo no mayor a 1 semana. La compradora, de nombre Evelyn Martínez, me compartió, por Google Drive el día Lunes, la propuesta y los datos del proveedor. Una vez que tuve en mi poder esta información procedí a generar el documento contractual para enviarlo al proveedor, de nombre Enrique Rodríguez, y a la abogada, de nombre Sofía Gutiérrez, el día Martes.

Todo el proceso se estaba gestionando en tiempo y de manera correcta el documento había sido compartido. Sofía había revisado el entregable y había realizado algunos cambios de formato al documento el día Miércoles, dicho cambios nos llegaron de manera instantánea a nuestros correos (al proveedor y a mi) y fueron aprobados el día Jueves; pero fue hasta el día Viernes que Enrique pudo revisar el documento y observó que las condiciones de pago no eran las que acordó con Evelyn el día Miércoles.

Evelyn siguió su proceso interno y logro obtener una mejora en la negociación económica, actualizo la propuesta en la carpeta del proveedor que había generado y compartido al equipo. Sin embargo, y es mi opinión muy personal, la compradora estaba presa de la emoción por sus próximas vacaciones (a partir del día Viernes) y olvido comunicar a los involucrados sobre el cambio en la información compartida el día Lunes.

Enrique realizó el cambio en el documento e incluyo un comentario sobre el acuerdo que cerro con Evelyn un par de días antes; yo al no tener certeza si era correcto dicho acuerdo, solicité la aprobación de Evelyn.

Una nueva sorpresa llegó a mi cuando recibí un correo que indicaba que estaría ausente de la oficina por 8 días y que su respaldo sería Braulio (su jefe). Debido a que ambos documentos estaban conectados recibí de manera simultánea la notificación de la ausencia de Evelyn y también me llego la aprobación de Braulio.

 Si bien la aprobación de Braulio y mi validación fueron realizadas durante el fin de semana, esto fue posible gracias a la tecnología (ya que pudimos revisar y trabajar en el documento en diferentes localidades y en diferentes momentos) y al trabajo en equipo.

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