Manual automatización de factura en excel

Tabla de contenido

Manual de elaboración de factura        3

Encabezado de la factura        3

Paso 1        3

Paso 2        4

Paso 3        6

Cuerpo de la factura        8

Paso 1        8

Paso 2        8

Paso 3        9

Pie de factura        10

Paso 1        10

Paso 2        10

¿Cómo poner el Total con letra?        10

¿Cómo activar VBA?        10

Código para el total con letra        11

Automatización de la factura        14

Creación de botón y código de guardado        14

Paso 1        14

Paso 2        14

Paso 3        17

Creación de botón y código de Consulta        18

Paso 1        18

Paso 2        18

Paso 3.        19

Paso 4.        21

Creación de botón y código de Envío por email.        22

Paso 1        22

Paso 2        22

Manual de elaboración de factura

Para la elaboración de una factura automatizada es un proceso complejo mediante el cual vamos a necesitar seguir una serie de indicaciones para la generación y llenado de la misma, así como de su automatización.

Primeramente, vamos a necesitar abrir nuestro Excel y desde la pestaña de “Nuevo”, vamos a ir a la opción de búsqueda de plantillas y vamos a escribir “Factura”, con esto, la aplicación nos ayudará buscando entre la biblioteca de plantillas todas las referenciadas al terminó factura.

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Por lo que solo nos restará seleccionar la que mas nos guste o se acople a nuestras necesidades; en este caso vamos a trabajar con una pensada para una tienda de ropa.

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Encabezado de la factura

Paso 1

Una vez abierta, procedemos a llenar los campos que serán fijos y no hay que realizarles modificación alguna, como por ejemplo el nombre del establecimiento, la dirección, y podemos insertar nuestra primera formula que será aquella que nos arroje la fecha del sistema cada que se actualice algún valor; para esto utilizaremos, la formula “=ahora()” que como se mencionó antes, su única función es arrojar la fecha del sistema.

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Paso 2

Ahora, procedemos a generar nuestras bases de datos, que son “BDProductos” y “BDClientes”, en las cuales vamos a incluir los productos que venderá nuestro establecimiento y a los clientes que ya cuentan con un historial con la empresa, para esto, simplemente vamos a necesitar crear dos hojas nuevas y renombrarlas respectivamente y una vez que se encuentren generadas, vamos a seleccionar el rango empleado y asignar un nombre para una operación mas sencilla.

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Después asignaremos los formatos de tabla a las bases creadas, esto lo haremos seleccionando los rangos y presionando la combinación de teclas “Ctrl+t”.

Una vez hayamos creado este conjunto de tablas, podemos proceder a generar una referencia en forma de lista a través del siguiente proceso:

1. Nos colocamos en la celda E7, que es donde se asignará el número de cliente.

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1. Después iremos al botón de “Datos>Herramientas de datos>Validación de datos>Validación de datos.

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1. Una vez sea desplegada la ventana de Validación de datos, vamos a seleccionar como configuración los siguientes datos:

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Y presionamos la tecla aceptar.

Si lo hicimos de la manera correcta ahora al posicionarnos en la celda “E7” nos despliega una lista con los números de cliente disponibles y lo nombraremos “ValCliente”.

Paso 3

Para este paso utilizaremos 2 formulas, “SI.ERROR” Y “BUSCARV”, cuyas sintaxis es:

SI.ERROR: Puede usar la función si.error para interceptar y controlar errores en una fórmula. Si. error devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; en caso contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

BuscarV: Use BUSCARV cuando necesite buscar elementos en una tabla o en un rango por fila. Por ejemplo, busque un precio de una parte de Automotive por el número de pieza o busque un nombre de empleado basándose en su identificador de empleado.

La forma de implementarla será la siguiente:

=SI.ERROR(BUSCARV($E$7,Clientes!$A$1:$G$26,2,FALSO)," ")

Indicando que, si la celda da error, el texto será reemplazado por el carácter (Espacio), si se puede operar, buscará el contenido de la celda “E7” en la hoja “Clientes” dentro del rango A1 a G26, trayendo el contenido de la segunda columna que coincida, siendo el valor exacto.

Copiamos la formula al siguiente rango “D10” a “D13”, donde únicamente modificaremos el numero correspondiente a la columna de datos por los siguientes valores:

D10: =SI.ERROR(BUSCARV($E$7,Clientes!$A$1:$G$26,3,FALSO)," ")

D11: =SI.ERROR(BUSCARV($E$7,Clientes!$A$1:$G$26,5,FALSO)," ")

D12: =SI.ERROR(BUSCARV($E$7,Clientes!$A$1:$G$26,4,FALSO)," ")

D13: =SI.ERROR(BUSCARV($E$7,Clientes!$A$1:$G$26,6,FALSO)," ")

Con el objetivo de traer a la factura los datos del cliente, los cuales se actualizarán al cambiar el numero de cliente ubicado en la celda “E7”.

Cuerpo de la factura

Paso 1

En el cuerpo de la factura es donde se llevará el registro de los objetos adquiridos por el cliente.

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Este estará conformado por

• Cant.: Aquí es donde se introducirán las cantidades de producto que elija el cliente.
• Articulo N°: aquí se ingresa el identificador del producto.
• Descripción: Aquí va el nombre del producto.
• Precio por unidad: Este es el precio del producto de manera individual.
• Descuento: Aquí se ingresa el descuento que se aplicará al precio por producto.
• Total de línea: Aquí va el precio total menos el descuento del producto.

Una vez hayamos asignado los datos previos, seleccionaremos el rango y lo convertiremos en tabla con la combinación de teclas “Ctrl+T” y la nombraremos “Factura”.

Paso 2

Para el llenado de esta factura es indispensable volver a asignar una validación de datos en el espacio de “Articulo N°”, con el fin de solo seleccionar el articulo y que de manera automática se traigan los datos desde la factura de origen, los datos que usaremos, serán los siguientes y lo asignaremos al rango “C16” a “C30”.

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Una vez presionemos aceptar vamos a generar la referencia para que los datos se actualicen de manera automática, para ello, volveremos a utilizar las funciones previamente mencionadas, sin embargo, esta vez será direccionadas a la hoja de “productos”.

Las fórmulas que usaremos serán:

Para D16 a D30 =SI.ERROR(BUSCARV([@[ARTÍCULO N.º]],Productos!A1:C100,2,0)," ")  

Para E16 a E30 =SI.ERROR(BUSCARV(C16,Productos!$A$1:$C$100,3,FALSO)," ")

Paso 3

Para el descuento general necesitaremos aplicar una nueva formula donde generaremos algunas condiciones, las cuales serán:

• Si se adquieren más de 70 piezas, descuento del 3%.
• Si se adquieren más de 50 piezas, descuento del 2%.
• Si se adquieren más de 25 piezas, descuento del 1%.
• Si se adquieren menos de 24 piezas, no se aplicará descuento.

Para el total de línea solo se asignará una formula que nos indique que, si el valor de la celda cantidad es mayor a 1, multiplicará el precio unitario por cantidad, es decir: =SI(B16>=1,E16*B16," ")

Pie de factura

Paso 1

Para el pie de pagina comenzaremos con algunas operaciones básicas y comenzaremos a utilizar Visual Basic para un par de pasos del proceso, pues necesitamos generar el uso de una nueva función que nos permita convertir el monto del precio final a una cantidad con letra.

Primeramente, vamos a necesitar identificar los puntos que componen el pie de la factura.

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