Actividad 2. Parte II. Ejemplos de Estructuras Organizativas en Proyectos.

MÁSTER EN

PROJECT MANAGEMENT

DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS Y LA EMPRESA

ACTIVIDAD 4.

Órganos de Gobierno Estratégico de Proyectos (P.M.O.)

CASO: PMO TIC

Frank Peinado Morelos

JOAN TORRES

MPM OBS

JTORRES@ONLINEBSCHOOL.COM

OBS BUSSINESS SCHOOL

Julio 30 de 2018

2018

Contenido

INTRODUCCIÓN        3

1.1        -Diseña la estructura organizacional de la empresa. ¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas?        4

1.2.- ¿Determina si crearías una PMO, en caso afirmativo ¿de qué tipo? (según las tipologías del material base). Razona la respuesta.        5

1.3.- Diseña la nueva estructura Organizativa incluyendo la nueva PMO.        5

1.4.- Explica las principales responsabilidades de la PMO.        6

1.5.- Indica las Ventajas Desventajas que tu empresa tendría con la elección de la PMO  diseñada.        6

1.6.- ¿Qué argumentos cuantitativos y cualitativos utilizarías para convencer al CEO sobre la necesidad de implantar la PMO? Los argumentos cuantitativos se deben estimar económicamente y explicar las hipótesis en que se ha basado tal estimación.        7

2.0.- Explica los pasos o fases que seguirías en la implementación de la PMO que has diseñado anteriormente. Razona la Respuesta.        8

3.1.- Indica qué tipo de información sería entregada por los ‘Project Leaders’ a la PMO. Describe al menos tres ejemplos.        9

3.2.- Indica qué tipo de información sería entregada por la PMO a los ‘Project Leaders’.Describe al menos tres ejemplos.        9

3.3 Indica que información sería entregada por el responsable de la PMO al CEO. Describe al menos tres ejemplos.        10

CONCLUSIONES        11

INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo se realizó con el fin de materializar los conocimientos adquiridos durante la realización de la Maestría en Project Manager. El objetivo principal de esta actividad es:

• Aplicar los conocimientos adquiridos para ser capaces de diseñar una oficina de gestión de proyecto (PMO) en un proyecto y entorno determinado.
• Conocer e implementar como funciona una oficina de gestión de proyecto
•  Unificar los criterios aprendidos para realizar una correcta organización de empresa, teniendo en cuenta la estrategia como base fundamental de su objetivo.

1. -Diseña la estructura organizacional de la empresa. ¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas?

[pic 1]

Para la estructura organizacional de la empresa he determinado que la estructura apropiada para la empresa es una estructura  MATRICIAL FUERTE. Las consideraciones que he tenido para la implementación de esta estructura son las siguientes:

1. Los proyectos son el punto de énfasis del trabajo de la empresa
2. La respuesta que requieren los clientes deben ser rápidas y concretas. Lo anterior debido a que en este campo de las TIC hay bastantes empresas que realizan la misma actividad. Es decir hay mucha competencia
3. Se requiere un control estricto de los recursos, debido a que se tienen destinados porcentajes ya establecidos y la idea fundamental es no sobrepasarse de ese porcentaje determinado.
4. Tengo veinte trabajadores expertos en gestión de proyectos que pueden trabajar perfectamente bajo esta estructura.

Las posiciones que ocupan cada uno de los accionistas son las siguientes:

1. Inicialmente la estructura contempla un consejo de administración el cual está conformado por los socios y se reúnen mensualmente con el fin de evaluar el rendimiento de la empresa en un todo. Es decir evaluar si las estrategias y objetivos se están cumpliendo.
2. Uno de los socios es el presidente el cual se encarga de llevar las riendas de la empresa y recibir toda la información de cada uno de los gerentes de los departamentos y de los gerentes de cada una de las líneas de negocio de la empresa.
3. Otro de los socios se encarga del departamento de Finanzas, este departamento es de vital importancia y por ende es necesario que alguien empoderado de la empresa controle los recursos financieros.
4. Y el último socio se encarga del departamento de Recursos Humanos. Este es el recurso más importante de la empresa y por ende es necesario tenerlo presente porque este recurso es el que hace realidad los objetivos de la empresa.

1.2.- ¿Determina si crearías una PMO, en caso afirmativo ¿de qué tipo? (según las tipologías del material base). Razona la respuesta.

SI, EFECTIVAMENTE CREARIA UNA PMO.

El tipo de PMO que considero para implementar en mi empresa es la PROGRAMME MANAGEMENT OFFICE (Oficina de Gestión de programa) NIVEL I.

Nuestra empresa se caracteriza por realizar proyectos y su finalidad está basada en el cumplimiento de los mismos. El tipo de PMO que elegí además de ser una oficina que se encarga de realizar la gestión administrativa de los proyectos y mantener la información en tiempo real, puede realizar gestión del cambio y de los beneficios de la empresa. La empresa maneja varios proyectos y no se encuentran relacionados entre sí. Es por esto, que la implementación de una Project Office no aplicaría para este caso. Asimismo  la PMO Portfolio Management Office es una PMO que requiere de muchos recursos para su implementación y además el personal que requiere supera la cantidad de personal que tenemos en nuestra empresa. Sabemos que nuestra empresa no maneja altos recursos y es una empresa que apenas está creciendo. Asimismo el recurso humano con el contamos no nos permite crear una PMO de mayor tipología.

1.3.- Diseña la nueva estructura Organizativa incluyendo la nueva PMO.

[pic 2]

1.4.- Explica las principales responsabilidades de la PMO.

Dentro de las principales funciones de la PMO tenemos las siguientes:

1. Centralizar la información con respecto a los proyectos que se están manejando en la empresa.
2. Gestionar, administrar y regular las actividades que se deriven de la ejecución de los proyectos, tales como el cumplimiento de entregas de proyectos y cumplimiento de cronogramas de ejecución.
3. Administrar y controlar los indicadores de gestión de los proyectos.
4. Dar soporte, capacitación y coaching a los directores de proyectos en cada una de las líneas del negocio.
5. Realizar las solicitudes de materiales que se requieran para los proyectos y gestión de adquisiciones.
6. Elaboración unificada de formatos, procedimientos y demás documentación que se requiera para el control de los proyectos.
7. Optimizar el manejo de los recursos para los proyectos realizando una correcta distribución orientada a la estrategia de la empresa.
8. Implementación  y socialización  en toda la empresa  de la nueva cultura de PMO.
9. Coordinar las comunicaciones entre los líderes funcionales, los proyectos y la alta administración. Socializar lecciones aprendidas,
10. Asistir y rendir informe al consejo de administración una vez por mes, del estado de los proyectos y entregar soluciones de mejora.

1.5.- Indica las Ventajas Desventajas que tu empresa tendría con la elección de la PMO  diseñada.

De acuerdo a la implementación de la nueva PMO en la empresa TIC las ventajas y desventajas que tendría serían las siguientes:

VENTAJAS:

1. Mejor control de los proyectos en cada una de las líneas, teniendo un mejor soporte para la toma de decisiones.
2. Todos utilizarían un solo formato unificado para realizar control y seguimiento
3. Se centralizaría la información en un solo punto, lo que ocasionaría el buen fluir de datos
4. El Ahorro en la estructura de la empresa. Lo anterior debido a que se redujo la estructura y se eliminaron puestos de directivos. Es decir se redujo la carga de la nómina directiva.
5. Cada uno de los especialistas en proyectos se ubicaría de acuerdo a su especialidad, experiencia y ubicación geográfica. Esto mejoraría el clima laboral.
6.  Los proyectos no tendrían inconvenientes por el tema de adquisiciones, ya que estaría controlado por la PMO de acuerdo a niveles de  urgencia.
7. Se mejorarían los tiempos de entrega de los proyectos y mejoraría la satisfacción de los clientes.
8. Se tendría definido los roles y responsabilidades en cada uno de los proyectos.
9. La PMO filtraría todos los proyectos seleccionando cuales apoyarían al cumplimiento de la estrategia  y definiría su ejecución

DESVENTAJAS

1. inicialmente se tendría una resistencia al cambio por la eliminación de los cargos de gerentes de proyectos.
2. Los resultados de la implementación son a largo plazo.
3. La implementación generaría un costo para la empresa.
4. Inicialmente se convertiría en un cuello de botella para la empresa mientras se afianza el funcionamiento.

1.6.- ¿Qué argumentos cuantitativos y cualitativos utilizarías para convencer al CEO sobre la necesidad de implantar la PMO? Los argumentos cuantitativos se deben estimar económicamente y explicar las hipótesis en que se ha basado tal estimación.

De acuerdo a los argumentos que se tienen en cuenta para convencer al CEO para la implementación de la PMO debemos tener en cuenta lo siguientes:

ARGUMENTOS CUALITATIVOS:

1. Como primer punto para argumentar la necesidad de la implementación de la PMO en la empresa es que se tendría una sola información de todos los proyectos desde el inicio, novedades, porcentaje de cumplimientos, ejecuciones etc…Todo unificado y se podría consultar en tiempo real. Asimismo los indicadores de gestión estarían actualizados y alineados con la estrategia de la empresa.
2. La elección de los proyectos y su viabilidad tendrían otro punto de vista diferente al de la alta gerencia, lo que permitirá tener una visión más global para la toma de decisiones.
3. Se impactaría positivamente en los indicadores financieros de la empresa. Lo anterior debido a la optimización de los recursos establecidos a los proyectos.
4. Se realizarían chequeos de la salud de los proyectos, y revisiones de la implementación de proyectos. Asimismo, crear la base de datos de lecciones aprendidas con el fin de que no ocurran los errores dos veces y las posibles soluciones estén ya definidas.
5. Con la implementación de la PMO los líderes de proyectos se verán más enfocados al seguimiento del proyecto en campo y no tendrán tanta carga administrativa, liberándolos de tareas rutinarias que normalmente hacen los directores de proyectos.

ARGUMENTOS CUANTITATIVOS

Teniendo en cuenta la mejoría de la implementación de la PMO se tienen en cuenta los siguientes aspectos cuantitativos así:

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