Análisis Del Ejemplo De Aplicación Alfacomputadores

Análisis Del Ejemplo De Aplicación Alfacomputadores

Jesus David Medard Torres Martinez

FU06

Julián Bernardo Salinas

Docente

Facultad Ciencias Administrativas, Económicas Y Contables

Esp. Gestión De Sistemas De Información Gerencial

Universidad de Cundinamarca

Fusagasuga

2023

Resumen

El objetivo de esta investigación es determinar la función que desarrolla un sistema de información en las diferentes organizaciones. Para esta actividad se tendrá en cuenta el caso de Alfacomputadores, una pequeña empresa cuya misión es la de proveer al mercado equipos de computo a precios competitivos y de alto rendimiento, para mejorar el proceso de los pedidos se hace necesario implementar un sistema de información que permita agilizar los tiempos de entrega.

En este documento se refleja más a detalle cada elemento, componentes y modelos de un sistema de información, pues estos conocimientos serán necesarios considerar para ejecutar sistemas que permitan la optimización de procesos y llevar a cabo un proyecto exitoso.

Definición De Sistema De Información

Para iniciar con el concepto de sistemas de información es necesario comprender principalmente que es un sistema: Según Sánchez (2006), se refiere a los sistemas como “Reunir en un todo organizado” (p.4), se puede tomar esta corta definición como la estructura de varios elementos que deben estar ordenados dependiendo las tareas asignadas. Por otra parte, tenemos la visión de Ramírez C. (2002) pues plantea un sistema como un “Conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí, que realizan una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas procesadas. Se encuentra en un medio ambiente y constituye una totalidad diferente de otra”. (p.19). Tomando como referencia estos puntos de vista de los autores podemos concluir esta definición con que las dos opiniones van dirigidas con el mismo fin, pues se refieren a los sistemas como un equipo de elementos relacionados entre sí para lograr un objetivo especifico y deben estar ordenados dependiendo las tareas asignadas para lograr con el propósito que se ha planteado.

Para que un Sistema de Información pueda operar se necesita de unos recursos: Hardware (Son los elementos físicos de un sistema informático como la computadora), Software (Conjunto de programas que realizan determinadas tareas), Talento Humano (usuarios que utilizan el sistema de apoyo para tomar decisiones para la entidad y/u organización), Datos (Elementos que se organizan para que se conviertan en información útil) y por ultimo los Procesos (Instrucciones dentro del sistema que representan las tareas que reemplazaría lo que desarrolla el recurso humano)

 Así como existen recursos para ejecutar tareas, también encontramos una serie de elementos que están relacionados entre sí de manera ordenada para dar inicio a los procesos que se deben realizar:  Relación (Conexión entre dos o mas cosas), Objetivo (Metas que el sistema se ha propuesto alcanzar), Entrada (Todo lo que recibe el sistema), Salida (Resultado de las diferentes operaciones del sistema), Ambiente (Medio que rodea exteriormente) y Totalidad (Conjunto de componentes del sistema). En la siguiente parte se darán a conocer más a profundidad los conceptos de los elementos y sus funciones.

Elementos De Un Sistema

Dando continuidad y como lo mencionaba anteriormente, se explicará paso a paso tomando como referencia el caso de Alfacomputadores los elementos que componen un sistema. Pues están relacionados entre sí y realizan una actividad para cumplir con un propósito, dentro de ellos se encuentran los objetivos, las entradas, salidas, relaciones y el entorno.

Alfacomputadores: es una pequeña empresa, cuya misión es la de proveer al mercado equipos de cómputo a precios competitivos y de alto rendimiento, el dilema es que el servicio que prestan no es ágil en los tiempos de entrega de los pedidos a los clientes, por esto es fundamental el desarrollo de un sistema de información que optimice esos procesos y suplir las necesidades de los clientes. Por consiguiente, iniciaremos con los elementos que lo componen para su ejecución.

Objetivos: Todo sistema tiene una o varias metas, se definen para alcanzar los propósitos que se han planteado. Según Julián Bernardo Salinas

plantea 3 objetivos:

• Actualizar las bases de datos de almacenes de manera constante para verificar existencias.
• Permitir que el cliente ingrese su pedido a través de un servicio web, de tal forma que quede registrado y se procese inmediatamente, generando la cotización correspondiente y facilitándole el pago inmediato a través de la misma página, expidiendo la factura electrónica correspondiente.
• Crear una base de datos de proveedores en el sistema con permisos para consultar los pedidos asignaos a cada uno de ellos de manera que suplan inmediatamente los faltantes.

Entradas: Son los elementos que el sistema recibe de su mundo exterior, según Bertalanffy, los sistemas existen dentro de otros, las entradas pueden ser consideradas como las relaciones entre el sistema y el subsistema. Veamos el caso de Alfacomputadores, la entrada seria un sistema de información que mejore la efectividad de los procesos en la compañía, sin esta herramienta la empresa fracasaría.

Salidas: Según Ramírez (2002) “Son el resultado de la operación o procesamientos de un sistema, permitiendo su exportación al medio exterior” (p.6) Contando con una entrada como lo es el SI en Alfacomputadores pues bien como se menciono anteriormente los resultados de dicho sistema sería:

• Procesar la información eficientemente.
• Recuperar la información actualizada cuando el usuario lo requiera.
• Transmitir la información a todas las dependencias.
• Almacenar la información.

Relaciones: Permiten la retroalimentación, seguimiento y control del sistema. Se puede controlar la calidad de sus productos, evaluando a los clientes mediante instrumentos.

Entorno: Es el contexto que rodea la organización, son las empresas del sector manufacturero, que compiten por alcanzar la mayor parte del mercado.

El entorno con el que compite Alfacomputadores son las empresas de equipos de cómputo, pues ellos se ven en la necesidad de adaptarse al cambio implementando un Sistema de Información que supla las necesidades de los clientes, optimizando procesos y obteniendo datos de manera ordenada.

Componentes De Un Sistema De Información

Los componentes son un conjunto de sistemas relacionados que capturan la información del entorno, los cuales realizan actividades de entrada, procesos y salidas, acogiéndose a los recursos que hacen que estas tareas puedan operar de manera ordenada y optimizada: Entre ellos tenemos el Hardware, Software, Talento Humano, Datos y Procesos.

Hardware: Según Cohen y Asin L., (2009) plantea que el hardware es el “Sistema que conforma el equipo computacional, las partes físicas de la computadora, incluye dispositivos de entrada, de salida, de almacenamientos, la memoria, los dispositivos de telecomunicaciones y los dispositivos de conectividad” (p. 4). Con este punto de vista podemos decir que el hardware son todas las herramientas tangibles y físicas con las que podemos interactuar para realizar diferentes actividades; para el caso de Alfacomputadores este recurso seria un instrumento para las diferentes áreas que implementen el SI.

ÁREA DE CONTABILIDAD:

 pues es aquella que recibe los datos del pedido para generar así la factura correspondiente al cliente.

 ADMINISTRACION recibe los reportes de venta de los equipos de cómputo.  

SOFTWARE: Es una serie de programas que hacen posible el desarrollo y/o ejecución de determinadas tareas dentro de un dispositivo tecnológico, teniendo en cuenta los componentes como son los sistemas operativos y las distintas herramientas ofimáticas. Pues para al desarrollo del SI en Alfacomputadores se implementa un software que sustituya las necesidades de la empresa, allí también se interactúa con los diferentes SO que se utilicen.

Talento Humano: Son todos los usuarios que interactúan con el SI, dependiendo al tipo de interacción y conocimientos se clasifican de la siguiente manera:

• Usuarios Administrativos: Son los que utilizan el sistema como apoyo para tomar decisiones estratégicas en la organización. Por ejemplo: en la empresa Alfacomputadores esta área esta encargada en reporte de las ventas, así mismo ellos realizan un análisis y podrán sacar las propias conclusiones sobre el crecimiento de estas, de esta manera toman una determinación que sea exitosa para la organización.
• Usuarios del conocimiento: Son aquellos que interactúan con el sistema de información para crear e innovar bienes y/o servicios, aquí se obtiene información sobre logística, rutas, etc. Por ejemplo: para el caso que se está manejando, el usuario de conocimiento es Pedro, pues interactúa con el SI y busca innovar para mejorar los servicios y dar soluciones optimas.
• Usuarios operativos: Como su propia palabra lo indica son los que operan el sistema, realimentándolo con los datos requeridos, generando los resultados en informes que son luego analizados por los usuarios de conocimiento y los de alta gerencia. Por ejemplo: para este caso, el usuario operativo deben ser las distintas áreas que se están manejando (ventas, pedidos, compras y financiero), puesto que cada una tiene una función dentro del SI y de esta manera deben realizar un informe de lo realizado en cada departamento, de esta manera tomar determinaciones bien sean positivas o negativas frente a la organización y de cierta forma buscar una solución.
• Usuarios de tecnología: Se encargan de analizar la eficiencia de los procesos a través de los SI, no solo interactúan con el sistema sino también con las diferentes áreas, son responsables de brindar un continuo acompañamiento y realizar capacitaciones constantes. Por ejemplo: el usuario de tecnología seria Pedro, puesto que es el encargado de innovar y adaptar nuevos procesos, por tal motivo debe ofrecer una formación de este sistema y estar al tanto de las posibles falencias que pueden transcurrir a lo largo de la ejecución del proyecto.
• Procesos: Es un conjunto de instrucciones dentro del SI que representan las tareas y/o actividades que reemplaza lo que desarrollaría el recurso humano. Por ejemplo: el proceso de compra y venta de los equipos de computo en la empresa Alfacomputadores, con esto se pueden eliminar los procesos de comprobación de pedido y el registro de computadores al implementar la pagina web.

Tipos De Sistemas De Información.

Los sistemas de información permiten tener una visión más clara, tener un control, un análisis y coordinación en las diferentes organizaciones. Para ello se hace un diagrama organizacional con respecto a la empresa de equipos de computo Alfacomputadores. Teniendo en cuenta que la gerencia contrato a Pedro Castro para que comience el estudio y así proyectarse a corto, medio o largo plazo, pues adoptan el Sistema de Información Estratégico.

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