BASE DE DATOS

Base de Datos

Objetivo: Al finalizar este tutorial el alumno dominará correctamente los conceptos básicos de las bases de datos.

Índice

1. Introducción

2. Concepto de bases de datos

3. Definición de bases de datos

4. Tipos de datos

5. Concepto de campos

6. Tipos de campos

7. Longitudes de campos

8. Importancia de los campos clave

9. Concepto de Registros

10. Concepto de tablas (archivos)

11. Estructuras de tablas (archivos)

12. Bases de datos relacionales

1. Introducción

La ciencia del tratamiento automático de la información representa una etapa decisiva en la historia del conocimiento; mediante la computadora el hombre puede guardar y conservar el pensamiento humano.

El conocimiento ya adquirido no hay que ir repensándolo cada vez que se presente un problema, basta hacerlo sólo una en forma simple y sistematizada. Cuando se vuelve a presentar aquél, una simple llamada a lo ya establecido evitará una elucubración mental. Con las computadoras, la comunicación adquiere maravillosas posibilidades, las máquinas pueden comunicarse entre sí, y éstas con el hombre, estableciéndose diferentes canales que no son sensibles a las distancias debido a las velocidades electrónicas que mueven la información.

La base de datos es una de las partes importantes de la informática, pues permite que su consulta pueda llegar a ser selectiva. Una de las tendencias actuales es que el tratamiento de la información sea hecho para las grandes masas de población existente, a un precio más cómodo, con mayor volumen y diversidad.

Todo ello nos lleva a la existencia de los datos y su agrupación en archivos, en donde se reúna toda la información que sea necesaria, y se vea la situación del ciudadano en sus aspectos administrativos, escolares, sanitarios, policiacos y financieros. Todo cambio de estas situaciones es registrado en las bases de datos y así, para conocer determinado aspecto de una persona, se recurrirá a una parte específica contenida en la base de datos con la supresión de toda la enorme inercia y papeleo actuales.

Otra tendencia de las bases de datos es que, en forma más selectiva, grandes volúmenes de información estén a la disposición de investigadores, científicos, técnicos y profesionistas. Así tenemos las posibles aplicaciones en medicina que cada vez son más frecuentemente utilizadas, llegándose al extremo de preconizar bancos de datos mundiales que pueden ser consultados por vía satélite.

Una tercer tendencia, muy interesante para los administradores de empresas, es que éstos logren tener mayor facilidad para la toma de decisiones con menores riesgos, mediante el empleo de información almacenada; e incluso se pretende que las decisiones estén prácticamente hechas por programas de computadora que utilizan la información contenida precisamente en las bases de datos. Como casos típicos de decisiones pre conformadas, se podría hablar de los programas en computadora para la producción, los inventarios y la distribución.

Según encuestas realizadas por compañías expertas en el manejo de bases de datos, se deduce que las aplicaciones más usuales en las empresas industriales, comerciales y bancarias, a lo que se dedican las computadoras es a controlar:

• nóminas

• cuentas por cobrar

• control de inventarios

• facturación

• control y estadísticas de ventas

• cuentas por pagar

• contabilidad general

• control de presupuestos

• contabilidad de costos

• pronósticos de ventas

• programación y control de producción

• estados de cuentas

• cheques

• ahorros

Como podemos observar, todas esas aplicaciones necesitan que las computadoras empleen datos y archivos, voluminosos y delicados.

2. Concepto de bases de datos

Aunque administración de bases de datos es un término informático, también se puede aplicar a las distintas formas en que la información es clasificada, almacenada y usada. En el centro de todo sistema de administración de información existe una base de datos. Cualquier colección de información interrelacionada que esta agrupada formando un único ente es una base de datos . Archivadores metálicos con registros de clientes, un lote de tarjetas con nombres y números de teléfono, o un cuaderno con un listado escrito a lápiz del inventario de un almacén, son todos bases de datos. Sin embargo, un archivador o un cuaderno no constituyen una base de datos; la forma en que la información está organizada es lo que los convierte en una base de datos. Objetos como los archivadores y los cuadernos solo ayudan a organizar la información.

La información en una base de datos normalmente se organiza y se almacena en una tabla con filas y columnas , por ejemplo, se muestra una lista de correos en forma de base de datos, cada fila conteniendo un nombre, una dirección, un número de teléfono y un número de cliente. Cada fila esta relacionada con las otras porque todas ellas contienen el mismo tipo de información. Y como la lista de correos es una colección de información establecida en un orden determinado - una columna de nombres, una columna de direcciones, una columna de números de cliente -, se trata de una base de datos.

Las filas en un archivo de base de datos se llaman registros y las columnas se llaman campos . Para ilustrar esto compare un archivo de base de datos con un sistema de archivo de direcciones mediante tarjetas contenidas en una caja. Cada tarjeta de la caja es un registro concreto y cada categoría de información en la tarjeta es un campo. Los campos pueden contener cualquier tipo de información que puede ser clasificada. En la caja de tarjetas cada registro contiene seis campos: nombre, dirección, ciudad, estado, código postal y número de teléfono. Como cada tarjeta de la caja contiene el mismo tipo de información, la caja de tarjetas es un archivo de base de datos.

En teoría, cualquier base de datos está dispuesta de tal forma que la información sea fácil de encontrar . En la siguiente lista por ejemplo, los nombres están dispuestos en orden alfabético. Si usted quiere encontrar el número de teléfono de un cliente, simplemente localiza el nombre y lee en la fila hasta encontrar el correspondiente número de teléfono.

Nombre Dirección Ciudad Estado Código Postal Teléfono Cliente

Manuel García G. López Mateos12 Celaya Gto. 38034 46163-25 0001

Felipe Sanchez M. Tampico 304 México D.F. 16456 566-34-00 0002

Mario Tovar L. M.Doblado 123 León Gto. 23456 4775-163 0003

Irene García M. Robles 333 Celaya Gto. 44321 46123-56 0004

Una lista telefónica, por ejemplo, está bien para encontrar números de teléfono; pero si todo lo que usted tiene es una dirección y no el nombre de la persona que vive en ella, el directorio telefónico se vuelve bastante incómodo para encontrar el número de teléfono de esa persona. Un problema similar es muy frecuente en los sistemas de archivo de las oficinas: si la información está organizada por nombres y usted quiere encontrar todos los clientes que viven en una determinada área, se encontrará con una tediosa búsqueda. Además, el organizar grandes cantidades de información en directorios escritos y archivadores puede necesitar mucho espacio. Además una base de datos manual puede ser difícil de modificar. Por ejemplo, el añadir un nuevo número de teléfono a la lista puede significar el tener que rehacer la lista. Si la compañía telefónica fuera a asignar un nuevo código de área antiguo y reemplazarlo por el nuevo.

Cuando la base de datos se lleva a cabo con una computadora, muchos de esos problemas se eliminan. Una base de datos informatizada proporciona velocidad : buscar un número de teléfono entre un millar de entradas lleva menos de dos segundos y ordenar una base de datos con cien elementos requiere menos de dos minutos. Una base de datos informatizada es compacta : una base de datos con 10,000 elementos puede ser almacenada en un pequeño disco. Una base de datos informatizada es flexible ; tiene la capacidad de examinar la información bajo distintos ángulos, de forma que, por ejemplo, se puede buscar automáticamente un número de teléfono a partir de un nombre o una dirección.

Tareas que serían costosas en el tiempo realizándolas manualmente son más prácticas con la ayuda de la computadora. En principio, una base de datos en una computadora no es diferente de una base de datos registrada en papel y contenida en archivadores. Pero la computadora hace el trabajo tedioso de mantener y acceder a la base de datos, y lo hace rápido . Una base de datos informatizada que puede hacer todo esto es conocida como un sistema de administración de base de datos.

3. Definición de bases de datos

Durante la primera fase, definición de datos, se debe hacer una lista, en un papel, de todos los atributos importantes involucrados en la información necesaria de la base de datos. Para hacerlo, se debe examinar la aplicación en detalle para determinar exactamente que tipo de información debe ser almacenada en la base de datos.

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