Compartir Carpetas

1. Carpetas compartidas en red

En un entorno corporativo de red local, es decir, de ordenadores de una organización interconectados sin necesidad de conexión a otra red externa -es decir, una intranet-, los administradores informáticos normalmente nos proporcionan distintas carpetas compartidas con distintos niveles de privilegios, según nuestro destino y cargo, para colaborar a distinto nivel con las diferentes unidades de la organización: carpetas compartidas para un departamento o sección, para un conjunto de departamentos o servicio, y así sucesivamente.

En una red de ordenadores de carácter no institucional, o en una red doméstica, probablemente podremos compartir carpetas y archivos según nuestro criterio y necesidades. En un equipo conectado a la red y con carpetas compartidas los usuarios que inician sesión directamente en dicho equipo con su propia cuenta se denominan usuarios locales. Los usuarios que se conectan a un equipo a través de la red para tener acceso a los archivos compartidos que hay en él se denominan usuarios remotos.

Algunas de las ventajas de compartir carpetas en la red local son, concretando lasexpuestas en el Tema 1.1 de forma general para el software de colaboración:

• Al compartir una carpeta de un equipo se conseguirá que otros equipos de su red local puedan acceder a los archivos presentes en ella.

• Los equipos de la red local podrán abrir y guardar en ella archivos y carpetas, como si se tratase de una carpeta del propio disco duro.

• Si varios miembros de la red trabajan con los mismos archivos, se observa que el trabajo en red aporta un aumento de productividad inmediato.

A continuación se describirán los procedimientos para conseguir que una carpeta sea compartida. En nuestro entorno de trabajo ordinario los administradores del sistema informático y de comunicaciones nos proporcionarán el entorno de red configurado y carpetas compartidas para nuestro trabajo sin que tengamos que preocuparnos por ello. Pero conocer a un cierto nivel básico cómo se lleva a cabo resulta útil para entender lo que subyace en este mecanismo de colaboración.

2. Preparación de un equipo para compartir carpetas

Normalmente en el sistema operativo de un ordenador ya se halla instalado por defecto el soporte para proporcionar carpetas compartidas en una red de área local. Pero si no es así, se describen a continuación las operaciones que es necesario realizar para instalarlo.

Nota: aunque el procedimiento para configurar las redes en distintos sistemas operativos es bastante análogo, la forma particular de hacerlo en cada uno en particular depende considerablemente de la interfaz de usuario del mismo. Así, en lo sucesivo nos referiremos siempre a MS Windows XP, instalado en muchas de organizaciones y también en los entornos domésticos.

En lo que sigue se dará por sentado que la configuración de red ya está realizada en el sistema, de forma que cada ordenador tiene establecida una única dirección en la red basada en el protocolo TCP/IP que permite la comunicación física y lógica entre distintos ordenadores y redes.

En primer lugar hay que iniciar el Panel de Control (Inicio > Configuración > Panel de control) y seleccionar Conexiones de red:

Lo que muestra una lista de los distintos dispositivos de red (o tarjetas de red, placas de circuitos integrados que permiten a un ordenador "entender" el tráfico de información en la red y comunicarse con ella) que permiten a nuestro ordenador conectarse a otros equipos, redes o a Internet:

Normalmente la conexión adecuada es la nombrada como Conexión de área local y se halla en estado Conectado. Esta conexión a la red (a la red de área local, o LAN, local area network) se produce a través de la tarjeta de red del ordenador que, mediante un cable (de tipo Ethernet) se conecta a otros ordenadores próximos y/o a un dispositivo concentrador (hub) y a otro enrutador (router) que permiten a este conjunto de ordenadores conectarse entre sí y a una red externa como internet (en las instalaciones de red domésticas el concentrador y el enrutador suelen integrarse en un único dispositivo que se denomina simplemente router). Si nuestro equipo se halla conectado a la red mediante una tarjeta de red inalámbrica y ésta se halla en estado Conectado, también la Conexión de red inalámbrica es la adecuada (la conexión denominada 1394, de tipo Fireware, suele tener otros propósitos).

Red de área local ("alámbrica") y dispositivos de red

Red de área local inalámbrica y dispositivos de red

Tarjeta de red en la trasera del ordenador y cable de red tipo Ethernet

- Imágenes elaboradas a partir de www.wut.de -

Al hacer doble clic sobre la conexión de red adecuada aparecerá la ventana de estado de dicha conexión. Si se pulsa en ella el botón Propiedades:

se mostrarán todos los componentes activos de esta conexión de red:

Debe aparecer marcada la opción Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft. En caso de que no sea así será necesario instalarla, pulsando Instalar > Servicio > Agregar...> Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft > Aceptar.

Control de acceso de los usuarios

El sistema de archivos NTFS disponible en Windows XP (el sistema de archivos es la estructura interna que utiliza el sistema operativo para almacenar y organizar la información en las unidades de disco, etc.) proporciona varias ventajas de seguridad con respecto a las versiones anteriores de Windows que no contaban con él. Una de estas ventajas es el control de acceso de los usuarios. Esta medida de seguridad permite limitar el acceso de los usuarios a los datos de un equipo o red mediante el uso de listas de control de acceso. Las características de control de acceso permiten restringir el acceso a un usuario, equipo o grupo de usuarios determinado.

Para ver la ficha Seguridad, hay que abrir Opciones de carpeta en el Panel de control. (Inicio → Panel de control y doble clic en Opciones de carpeta) . En la ficha Ver, bajoConfiguración avanzada, se puede activar o desactivar la casilla Utilizar uso compartido simple de archivos (recomendado). Normalmente los equipos con Windows XP la tienen activada por defecto.

Si se desactiva, se tiene más control sobre los permisos concedidos a los usuarios individuales. Sin embargo, para mantener seguras las carpetas y archivos se debería tener un conocimiento más avanzado de los permisos de recursos compartidos y del sistema NTFS. Esto no es esencial al nivel que nos encontramos por lo que podemos prescindir de esta característica. El lector que se halle interesado en ella puede encontrar más información enCómo configurar el uso compartido de archivos en Windows XP.

3. Cómo compartir una carpeta en la red local

Cualquier carpeta de un ordenador puede ser compartida en la red, pero es recomendable que sea una carpeta presente en el directorio raíz de un disco duro (C:, por ejemplo). Se pueden compartir carpetas presentes en el Escritorio, carpetas ubicadas dentro de las carpetas del sistema (como "Mis documentos"), o presentes dentro de largas rutas dentro del disco duro, pero todo ello podría dar lugar a problemas adicionales con el paso del tiempo. Por ejemplo, los antivirus y los cortafuegos (los sistemas que velan por la seguridad de la red) pueden limitar el acceso a ellas, los programas de copias de seguridad pueden tener dificultad para acceder a rutas demasiado largas, etc.

Una vez se haya decidido la carpeta que desea compartir (la denominada "Recursos_compartidos" en la siguiente figura, puede ser localizada con el explorador de Windows, por ejemplo, mediante el icono Mi PC. Sin entrar en ella, y haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta, selecciónese la opción Compartir y seguridad...

Se mostrará la ventana Propiedades de <nombre de la carpeta>, donde se debe pulsar la pestaña Compartir y después marcar la opción Compartir esta carpeta en la red:

El nombre de la carpeta en el disco duro y el nombre con el que será compartida en la red no son necesariamente iguales. Se puede escribir en el campo Recurso compartido el nombre con el que será reconocida en la red por los usuarios remotos. Es recomendable no utilizar signos especiales, acentos ni espacios en blanco.

Al aceptar esta configuración los usuarios remotos podrán tener acceso a esta carpeta (y todo su contenido mediante la red) pero no podrán modificar los archivos contenidos ni guardar sus propios archivos a menos que se marque la opción Permitir que los usuarios de la red cambien mis archivos.

La ventana de la figura anterior se obtiene tal como se muestra en ella si el uso compartido simple de archivos se halla activado tal como se introdujo en el apartado anterior. Si se desactiva el uso compartido simple, la ventana presenta algunas opciones más, que permiten configurar con más detalle el uso de la carpeta compartida:

La opción Límite de usuarios de la ventana anterior se refiere al número de usuarios que compartirán simultáneamente la carpeta. Se puede establecer el Máximo permitido (es decir, el número máximo que proporciona el sistema operativo: 10 en el caso de Windows XP) o se puede elegir un número menor escribiéndolo

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