Las Carpetas

QUE SON LAS CARPETAS.

Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos de una organización.

Las carpetas de archivo consisten en generalmente una hoja de cartón, bien gruesa y de color rosa. La lámina se dobla por la mitad alcanzando una superficie superior a la de un papel DIN A4. Los documentos se guardan en su interior agrupados por temáticas comunes. Se utilizan a menudo en combinación con un archivador para su almacenaje.

Las carpetas generalmente se etiquetan para identificar el material que se encuentra en su interior. Las carpetas se pueden etiquetar directamente en la lengüeta con un bolígrafo o un lápiz. Otros escriben en las etiquetas adhesivas que se ponen en las lengüetas. Hay también los marcadores electrónicos que se pueden utilizar para hacer las etiquetas.

Las carpetas se pueden hacer de plástico o de papel. Cuando se utiliza el papel, es preferible que esté hecho de la celulosa de fibra larga, como papel Kraft o papel de Manila.

. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.

CLASIFICACION DE LAS CARPETAS

La carpeta de "ASUNTOS A RESOLVER".- Colocar en ella las fichas o dossiers pendientes de cumplimentar resolver, en orden decreciente de urgencia: arriba lo que hay que hacer en primer lugar. Así, al abrir esta carpeta aparecerán ordenadas según deben ser realizados asuntos a resolver:

Cada nueva tarea ocupará en la carpeta el lugar adecuado, en función de su propio grado de urgencia y en comparación con la urgencia de las demás tareas ya clasificadas en la carpeta.

En cuanto se esté disponible, se realizarán/resolverán los asuntos contenidos en esta carpeta, atendiendo al orden de urgencia establecido.

Una vez a la semana, al menos, ser revisará esta carpeta, se considerará la carga de trabajos en curso, y se adaptará el empleo del tiempo a ellos, asegurándose que el orden de urgencia sea o no modificado -simplemente descolocando fichas o dossiers -, en función de nuevos hechos o circunstancias surgidas.

La carpeta "ESPERAR RESPUESTA".- Cuando se trata de atender o resolver una cuestión cualquiera, es frecuente necesitar informaciones o directrices. Éstas se solicitan mediante nota, carta, teléfono o verbalmente. Mientras no se ha conseguido la respuesta, la tarea no puede progresar entonces se saca de la carpeta "ASUNTOS A RESOLVER", en donde ya no tiene por qué estar, y se coloca en la carpeta "ESPERAR RESPUESTA".

Una vez por semana, al menos (lunes por la mañana) se revisará esta carpeta de "ESPERAR RESPUESTA" y las fichas o los dossiers para los cuales se impone un "relance" se extraen de la carpeta. En cuanto se hacen los procedentes relances, se anota en la ficha o el dossier que vuelven a colocarse en la carpeta "ESPERAR RESPUESTA". Si no ha sido posible hace el relance inmediatamente, el dossier se coloca en la carpeta "ASUNTOS A RESOLVER" en la posición correspondiente a su grado

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