Diagnostico

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA

Departamento de Ingeniería Industrial

DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

Diagnóstico organizacional es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una empresa o institución interesadas en plantear soluciones a situaciones problemáticas o conflictivas, sometiéndose a un auto-análisis que debe conducir a un plan de acción concreto que permita solucionar la situación problemática.

La base del diagnóstico organizacional es que, al igual que las personas, las empresas o instituciones deben someterse a exámenes periódicos, para identificar posibles problemas antes de que estos se tornen graves. Estos exámenes periódicos constituyen un sistema de control que permite optimizar el funcionamiento de las empresas e instituciones, al identificar problemas en el funcionamiento de éstas, surgen acciones dirigidas a su eliminación o disminución, que en conjunto constituyen una parte importante de la planeación operativa.

Se debe notar que en un diagnóstico se está evaluando el comportamiento de un sistema contra un modelo normativo, aunque es posible que este modelo nunca sea definido en forma explícita. De la misma manera que el médico examina a un paciente y lo compara mentalmente con el funcionamiento de una persona sana, el analista tiene un modelo mental de lo que debería ser su organización funcionando correctamente. Esta analogía es muy clara, ya que el paciente (organización) proporciona una serie de síntomas (funciones corporales alteradas) al médico (analista de sistemas), el cual puede identificar la enfermedad del paciente y proponer una terapia. En la figura N° 1 Se muestra un diagrama que ejemplifica la situación anteriormente mencionada.

De aquí se puede ver que existen tres factores importantes a tomar en cuenta cuando se realiza un diagnóstico organizacional. Estos factores son muy importantes tanto para determinar la problemática, como para dar soluciones a la misma y son:

• La situación de la empresa dentro del contexto de su rama industrial.

• La posición de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones.

• El sistema social que prevalece dentro de la empresa.

Además desde un punto global, un diagnóstico, aunque no necesariamente un Diagnóstico Organizacional, es el obligado punto de partida de un proceso de planeación, en donde es necesario saber dónde se está antes de decidir a dónde se quiere ir, y como se llegará a ese punto. La figura N° 2 que se muestra a continuación describe el proceso de planeación.

PROCEDIMIENTO GENERAL DE DIAGNÓSTICO

El objetivo del diagnóstico organizacional es someter a la organización a un auto-análisis que le permita identificar síntomas presentes en la organización, y a través de ellos, encontrar los problemas que podríamos llamar “de fondo”, y que deben ser resueltos para preservar la salud organizacional.

Como en todo sistema participativo, el proceso es tan importante como el resultado, ya que el espíritu de grupo generado y el conocimiento de las opiniones y problemas de otros componentes de la organización son beneficios casi tan importantes como el de identificar y resolver el problema.

El procedimiento general del Diagnóstico Organizacional consta de los siguientes pasos:

1. SELECCIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO

2. ENTRENAMIENTO DEL GRUPO DE TRABAJO

3. GENERACIÓN DE SÍNTOMAS INDIVIDUALES

4. GENERACIÓN DE LA LISTA COLECTIVA

5. PROCESO DE SÍNTESIS Y GENERACIÓN DE PROBLEMAS

6. CLASIFICACIÓN DE PROBLEMAS

7. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES

8. GENERACIÓN DE UN PLAN DE TRABAJO.

Estos pasos se desglosan a continuación:

Paso 1. SELECCIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO

Para conocer la problemática de una organización es necesario seleccionar a un grupo representativo de la misma que tenga las siguientes características:

• Conocimiento del sistema

• Que sea representativo de los componentes del sistema

• Que incluya gente con poder de decisión.

Este grupo no deberá ser de más de 20 personas, ni incluir más de tres jerárquicos. El grupo óptimo es de 10 a 12 personas.

Paso 2. ENTRENAMIENTO DEL GRUPO DE TRABAJO

Ya que en un diagnóstico se dirán los síntomas que pueden considerarse como agresivos para una persona, o bien que puede haber una atmósfera donde la gente sienta temor, es necesario que el grupo pase por un entrenamiento que lo capacite.

• Decir lo que piensa

• Respetar las ideas de los demás

• Analizar las ideas por su propio valor

Paso 3 GENERACIÓN DE SÍNTOMAS INDIVIDUALES

Es una reunión ad-hoc se pide a los componentes del grupo que generen una lista de los síntomas que a su juicio se están produciendo en el funcionamiento de la compañía. Para esto es necesario definir claramente lo que se entiende por un síntoma.

Un síntoma es:

* Un fenómeno revelador de una enfermedad

* Una señal o indicio de una cosa que está sucediendo o que va a suceder.

* Una manifestación de funciones alteradas.

Sin embargo, hay que recordar que las acciones suceden dentro de un contexto determinado, y que una situación puede ser problemática o no dependiendo de su impacto de las personas y en la empresa. Para evaluar ese impacto se puede usar la siguiente matriz_

PLANEADO NO PLANEADO

DESEADO

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