El Pensamiento

PLANEACION DE LAS COMPRAS

Planeación y programación de compras

En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo, existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones.

La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.

Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras.

Iremos por pasos para comprender de la mejor forma estas dos básicas, e importantes acciones y actividades, que así mismo van de la mano:

Planeación:

De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa, u organización.

Ha existido mucho interés en la planeación en el ámbito corporativo mismo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de una organización, con el propósito de prever las pros y contras que el futuro tiene reservado, además de trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida independientemente de lo que pudiera suceder.

Otros términos, que en la práctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la planeación a largo plazo; la planeación a intervalos largos y la planeación estratégica.

Dicha planeación, la necesitan mas las grandes organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro, este parecería ser muy similar al presente, de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente, se le dedicaría menos atención en contraste a la planeación que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos.

La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información y se proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación. De ser necesario contribuir en tal función y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo más que emplear su propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente podrían haberse evitado con una buena planeación.

Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunque algunos están en contra de ellos, la verdad es que son muy útiles, pareciera que este tipo de pedidos sometiera al comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertos liberan al comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de uno solo anual, se obtienen descuentos por compras en volumen, etc.

El tiempo que se ahorre el comprador al tener pedidos abiertos, podrá ocuparlo en aspectos propios de la función de compras y que puedan redituar ahorros en gastos para la empresa.

Dentro de la planeación se comprende: Elaborar pronósticos, establecer objetivos, programar, implementar políticas, elaborar procedimientos, y presupuestar gastos, ya sea para un área en específico o para la organización en general.

Pronósticos y objetivos del departamento de compras

Los pronósticos:

Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas por las diversas alternativas que existen en el mercado, son una visualización del futuro de manera constante para poder tomar ventaja a las oportunidades y descartar a tiempo los posibles riesgos.

Es necesario pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa para determinado período de tiempo, antes de iniciar con las compras de los materiales.

Establecer objetivos:

Los objetivos dentro de la planeación, se establecen con la finalidad de obtener los materiales e insumos necesarios para la producción, en tiempo, calidad, cantidad y condiciones de pago óptimos. Con ello se apoya al cumplimiento de los objetivos generales de la organización.

El precio es un elemento al que se le debe poner especial atención al negociar una compra, cualquier ahorro que se obtenga repercutirá en beneficio de la empresa.

El precio de compra está integrado de varios factores: costo de materiales, mano de obra, gastos indirectos, gastos de operación, volumen de compra transporte, etc.

Se debe llevar un excelente control de todos los factores posibles, que puedan afectar el precio ya que en esta época los niveles inflacionarios varían frecuentemente y afectan la estructuración de los precios.

La calidad es una meta a conseguir en cualquier compra, el precio es también una meta importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los materiales por conseguir un precio más bajo.

Es importante cuidar la calidad de empaque y envase de los materiales que se estén comprando.

Las mejores condiciones de pago se deben negociar siempre de acuerdo con las políticas generales de la organización.

Los volúmenes de materiales requeridos deben ser comprados de acuerdo a los programas, para evitar faltantes o sobrantes que puedan ser motivo de paros de producción o perdidas por obsolescencia.

El control de inventarios también debe considerare dentro de los objetivos de la planeación, un buen control de inventarios será motivo de ahorros para la organización.

El método más usual en el control de inventarios es el de Máximos y Mínimos, el cual se adapta a los materiales de tipo estándar que sus precios no

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