Gestión de documentos y administración de archivos

Revista Códice Vol. 4 Nº 2: 43-50 / Julio - diciembre de 2008[pic 1]

Gestión de documentos y administración de archivos

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Antonia Heredia Herrera*

RESUMEN

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En el contexto archivístico la atención a los docu-mentos de archivo y a los Archivos como custodios de dichos documentos, exige una doble gestión a partir de una clara distinción sustentada en actua-ciones, planificaciones y funciones propias que no impiden la interrelación y la coordinación entre ellas. Este texto trata de las dos gestiones, de sus di-ferencias y de su evolución.

Palabras clave: gestión documental, gestión de Archivos, vocabulario archivístico, funciones archivísticas.

DOCUMENT AND ARCHIVE MANAGEMENT

ABSTRACT

Attention to file documents and Archives as custo-dians of these documents requires a two-folded ma-nagement starting from a clear distinction based on performances, planning and functions that allow the interrelationship, and coordination between them. This paper studies the two types of management, their differences and their evolution.

Key words: Document management, archives man-agement, archival vocabulary, archival functions.

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• Doctora en Historia de América, Co-directora de la Maestría “Gestión de documentos y administración de Archivos” en la Universidad Internacional de Andalucía (España). Correo electrónico: aherediaherrera@telefonica.net

Fecha de recepción: 3 de marzo de 2008.

Fecha de aprobación: 28 de junio de 2008.

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En torno al tema de este artículo proliferan expre-siones, volcadas incluso en textos normativos, como “gestión de documentos administrativos”, “gestión de documentación”, “gestión de documentos y archi-vos” “gestión archivística” que no hacen sino con-fundir y dar lugar a más de una pregunta: ¿documen-tos administrativos y documentación son una misma cosa?, ¿cuándo decimos archivos nos referimos a las instituciones o a sus contenidos documentales?, ¿hay una gestión o son dos?

“Gestión de documentos y administración de Archi-vos” es el título de la Maestría que para hispanoame-ricanos viene impartiéndose en la Universidad Inter-nacional de Andalucía, en su sede de Santa María de la Rábida. No es un título elegido al azar. Quiere decir lo que dice a partir de esas dos expresiones, a partir de la grafía utilizada y a partir de la conjunción “y” que testimonia la duplicidad. Se da por sentado que gestión y administración son términos sinóni-mos y que lo que rompe la sinonimia son los objetos a que se aplica, documentos de archivo y Archivos, o lo que es lo mismo: contenido documental de los Archivos y Archivos como instituciones o custodios específicos de los documentos de archivo. Tampoco la grafía es gratuita o casual. Con ocasión del home-naje a Vicenta Cortés organizado por la Revista del Archivo General de la Nación de Lima, le dediqué un trabajo con el título “El nombre de las cosas o el valor de las palabras” (Heredia, 2005) en el que formulé una propuesta, sobre la que volví a insistir en un li-bro reciente (Heredia, 2007) que no es otra que ante la diversidad de acepciones archivísticas para el tér-mino “archivo” (institución, contenido, fondo, edifi-cio), ante el empleo discrecional de la grafía para las mismas (mayúscula, minúscula) y ante el uso dado a dicha voz por otros profesionales, se me ocurrió que podía ser útil y conveniente utilizar Archivo para la institución archivística y archivo para el contenido documental que no tiene por qué identificarse con fondo y entiendo es equivalente en Hispanoamérica a “acervo” o “archivalía”. Y al hilo de las aclaraciones

también hemos optado por “documento de archivo” y no “documento de Archivo” porque el documento que nos ocupa, entiendo, no es tal porque esté en un Archivo sino porque forma parte del archivo. Valga lo comentado como aclaraciones terminológicas que quizá faciliten la comprensión de mi exposición.

Centrándonos en esa gestión de documentos o docu-mental y en esa administración de Archivos, será pre-ciso seguir insistiendo sobre sus respectivos objetos además de preguntarnos por los responsables de la una y de la otra, sin descartar nunca las continuas in-terrelaciones a partir de una permanente integración.

No perdamos de vista que la integración -concepto abierto no excluyente, que es suma y determina la multiplicación de resultados- exige de los elementos integrantes un conocimiento nítido de cada uno de ellos, para a partir de lo que son y significan, conse-guir la máxima rentabilidad en el curso de cualquier proceso integrador que siempre está reñido con la confusión, la ambigüedad, la discrecionalidad.

Para Archivo, para documento de archivo no cabe la exclusiva dimensión histórica , ni cultural. El Archi-vo es antes de nada una unidad de gestión dentro de las Organizaciones y el documento de archivo no pierde nunca su dimensión administrativa sin per-juicio de que algunos alcancen la categoría de histó-ricos. La distinción, para unos y para otros, que para los archiveros resulta obvia, es necesaria mantenerla a la hora de defender nuestra identidad archivísti-ca en un momento en que la globalización y las tec-nologías de la información tienden a uniformarnos. De hecho las numerosas normas que nos inundan van introduciendo términos que, de alguna manera, van difuminando conceptos que hasta ahora eran nítidos. Así, la expresión “entidades archivísticas”-convertidas en unidades susceptibles de describir-engloba a los documentos de archivo, a los denomi-nados “agentes” que no se reducen a los productores sino a los que mantienen relaciones de otro tipo con

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los documentos (autor, coleccionista, destinatario), también a las funciones que determinan los docu-mentos, incluso a los contenidos documentales (con-ceptos, eventos, lugares, que antes incluíamos en un índice de materias) y además a los denominados “custodios” que no se reducen a los Archivos sino que afectan a otras instituciones que conserven do-cumentos de archivo. Y, con respecto a los documen-tos de archivo, abundan las denominaciones de “re-cursos archivísticos” o “materiales de archivo”, poco precisas y con una ambigüedad alejada del concepto primigenio. Resulta curiosa, en algún caso expuesta en la traducción de alguna norma internacional, la expresión de “documentos extinguidos”, cuando los documentos de archivo no se extinguen como una vela, sino se eliminan o se conservan.

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