El estudio de los programas de gestión Familiar, Aspel

Manual de Aspel

Carlos A. Rdoriguez Garza crogarza@hotmail.com

1. Introducción

2. Introducción al sistema de control de compra-venta e inventario

3. Instalación del sistema de control de compra-venta e inventario

4. Operación del sistema de control de compra-venta e inventario

5. Reportes del sistema de control de compra-venta e inventario

6. Introducción al sistema de contable

7. Instalación del sistema de contable

8. Operación del sistema de contable

9. Reportes del sistema de contable

10. Introducción al sistema de nómina

11. Instalación del sistema de nómina

12. Operación del sistema de nómina

13. Reportes del sistema de nómina

14. Bibliografía

15. INTRODUCCIÓN

El presente Manual pretende facilitar el aprendizaje de los programas de la familia de ASPEL©, los cuales son ASPEL©-SAE es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización eficientes. La integración de sus módulos (clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas) asegura que la información se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel e interactúa con los demás sistemas de la línea ASPEL© para lograr una completa integración de procesos.

ASPEL© COI, procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa, en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales. Calcula la depreciación de los activos fijos. Mantiene interfaces con los demás sistemas ASPEL© e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa.

ASPEL© NOI, automatiza el control de todos los aspectos de la nómina considerando la legislación fiscal y laboral vigente. Incluyendo los cálculos de: retención y cálculo anual de ISR, Impuesto local, retención IMSS, entre otros.

Es la mejor solución para las micro, pequeñas y medianas empresas, pues al automatizar el control de todos los aspectos involucrados en la nómina de la empresa, lo hace considerando la legislación mexicana, de tal manera que el Usuario puede tener plena confianza en que los cálculos que el sistema realiza los hace apegados a las diferentes leyes, como la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la Ley del IMSS, la Ley Federal del Trabajo, entre otras.

16.

17.

18. UNIDAD 1

19. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE CONTROL DE COMPRA-VENTA E INVENTARIO

a. Sistema Administrativo.

Un sistema administrativo es un programa normalmente comercial (programas elaborados con opciones generales, los cuales no están hechos para una empresa especifica, pero que por lo mismo puede ser usado por cualquier empresa), que controla las actividades generales de cualquier tipo de empresa, en esta caso consideraremos tres funciones básicas de las empresas, compra, venta y control de inventario, estas actividades son las que estudiaremos en este paquete.

b. Tipos de Empresas

Antes de comenzar es importante recalcar los diferentes tipos de empresas. La clasifica¬ción que vamos a manejar es independientes de la figura jurídica que cada empresa tenga (propietario único, sociedad anónima, sociedad responsabilidad limitada, empresa colectiva etc.), haremos una clasificación de acuerdo a su giro y las dividiremos en:

1. Industriales

2. Comerciales

3. de Servicio

i. Industriales

La actividad primordial de éste tipo de empresas es la producción de bienes o productos mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Son de dos tipos:

Primarias

• Extractivas: explotan los recursos naturales, ya sea renovables y no renovables, entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

• Ganaderas: explotan la ganadería

• Agrícolas: explotan la agricultura.

Secundarias

• Manufactureras: son empresas que transforman las materias primas en productos terminados, y pueden ser de dos tipos:

A. Empresas que producen bienes de consumo final. Por ejemplo: productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos, etc.

B. Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las empresas de consumo final. Por ejemplo: productoras de papel, materiales de construcción, maquinaria pesada, maquinaria ligera, productos químicos, etc.

• Construcción: se dedican a la realización de obras públicas y privadas.

ii. Comerciales

Son intermediarios entre productor y consumidor; su función primordial es la compra – venta de productos terminados en el lugar y monto adecuado (comerciantes). Son de tres tipos:

• Mayoristas: son empresas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas (aquellas que venden a mayoristas o minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al consumidor.

• Minoristas o detallistas: las que venden productos al menudeo, o en cantidades al consumidor.

• Comisionistas: se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por ésta función una ganancia o comisión.

El minorista puede comprarle directamente al mayorista o al productor. El comisionista por su parte, puede recibir mercancía directamente del minorista, del mayorista o bien del productor.

iii. De Servicio

Son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y que persiguen fines lucrativos.

• Personas: a este grupo pertenecen los técnicos, los que brindan un servicio a la comunidad y piden cierta remuneración ya que establecen un costo: taxistas, electricistas, plomeros, la enseñanza y comunicación, etc.

• Profesionistas: a este grupo se le asignan los despachos de contadores, los asesores, los consultores, y demás lugares en los que laboran los profesionistas y cobran por sus servi-cios.

• Empresas: aquí se incluyen las financieras, bancarias, hospitales, caja de bolsa, agencias de publicidad, etc.

Sin importar el tipo de empresa que se trate, los programas administrativos, contables y de nómina se adaptan a cualquiera, sin embargo tenemos que reconocer que el funcionamiento de cada una de ellas, es diferente y se debe considerar esas diferencias al trabajar con ellas.

Para hacer más claro estas diferencias, las cuales se deben reflejar en las actividades empresariales (SAE), como contables (COI), la siguiente tabla muestra las principales características especiales.

Tipo de Em-presa Actividades Empresariales Consideraciones Contables

Industrial • Se COMPRA materia prima

• Se ALMACENA materia prima

• Se TRANSFORMA la materia prima

• Se ALMACENA el producto terminado

• Se VENDE

• Se gana, existen ingresos

• Se vuelve a PRODUCIR Se debe determinar un costo dentro de la empresa de acuerdo a lo que cuesta la materia prima directa, a la mano de obra (obreros) y a los cargos indirectos.

En éste tipo de empresas industriales debe llevarse además de una Contabilidad General, una Contabilidad de Costos; esto es el saber cuánto cuesta producir artículos, y así poder complementar la contabilidad general.

Por lo que se llevan diferentes tipos de almacenes: de Materias Primas, de Productos en Proceso y de Productos Terminados.

Comercial • Se COMPRA productos terminados

• Se ALMACENAN

• Se VENDEN

• Se GANA, existen ingresos

• Se compran nuevamente PRODUCTOS TERMINADOS

Se debe determinar un COSTO en base al precio a que se compran los productos terminados; hay que tener en cuenta que este precio será diferente al precio en que se vendan.

Normalmente se lleva un solo Almacén

Servicio • Dan Servicios y reciben un INGRESO

• Determinan un COSTO

• Determinan una GANANCIA EL Costo se determina en base a las necesidades de la empresa. En caso de que no exista factura: el INGRESO – COSTO = GANANCIA.

En este caso el costo se determina por materiales como papelería que son utilizados, sin embargo la mayoría de los gastos indirectos son incluidos es sus precios por servicio, por lo que se determina que sus ingresos son igual a sus ganancias.

Por la característica perecibilidad de los servicios no se pueden almacenar, por lo que no se usa en esta empresa almacén alguno.

Como podemos ver, en todos los tipos de empresas se compra y se vende, y en la mayoría se requiere de por lo menos un almacén, por lo que es prescindible llevar un control de inventarios.

Para una mejor fórmula del curso y por la imposibilidad del tiempo de llevar los tres tipos de empresas a la práctica, manejaremos en los ejercicios de SAE una empresa comercial y para COI una de servicios (para NOI no afecta el tipo de empresa que sea), esto debido a la complejidad de llevar una empresa Industrial por necesitar como antecedente la materia de contabilidad gerencial o contabilidad de costos.

c. Actividades generales de la empresa.

i. Compra

Basándonos

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