FUNCION DE LOS PORTADORES DE INFORMACION

FUNCION DE LOS PORTADORES DE INFORMACION

• Función informativa: Hace conocer el mundo real, posible o imaginario, con un lenguaje comprensible.

• Función literaria: Posee una intencionalidad estética, busca crear belleza.

• Función apelativa: Intenta modificar comportamientos. Incluye órdenes o fórmula de cortesía.

• Función expresiva: Manifiesta en el emisor emociones, afecto, etc.

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE FORMULARIO

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Los formularios se pueden clasificar según sus usos como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, entre otros; Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.

De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; y de relación o dinámicos; se utilizan para dar información circular por varios servicios.

Según su ámbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.

ANALISIS DE FORMULARIOS.

Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, igualmente, el tamaño de las letras.

Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, dólares, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados.

DISEÑO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir las siguientes fases o etapas:

1. Fase pre-diseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles de las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

Algunas de las interrogantes que se pueden realizar antes o durante esta fase son:

¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?, ¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?, ¿Son necesarias todas las copias previstas?, ¿Es lógica la secuencia de los datos?, ¿Esta autorizado el diseño del formulario?, ¿Cuál es la finalidad del formulario?, ¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?, ¿Debe tener el formulario un número de serie?

2. Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por caracter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

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