Filtros, Validaciones Y Protección De Celdas Y Libros Para Excel

Filtros en Excel:

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros de celdas de datos:

- Auto Filtros

- Filtros Avanzados

Autofiltro:

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

Filtro avanzado:

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos.

Se diferencia del Autofiltro en que no muestra listas desplegables para las columnas sino en tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

Aplicación de Auto Filtros:

Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja.

Por ejemplo si tenemos la siguiente tabla, podría interesarnos saber los alumnos que obtuvieron nota final igual a 70.

Seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el ícono señalado por la flecha.

Automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra:

Si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan:

Para nuestro propósito, deberemos des tildar todos los datos distintos al 70. Y obtendremos la tabla que nos interesa:

Aplicación de Filtros avanzados:

En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos, se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar:

- El rango de celdas donde se ubican los datos (la tabla).

- El rango de celdas donde indicamos los criterios a filtrar.

- El rango de celdas donde queremos que se coloque la información que filtramos.

En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"

Indicamos los rangos anteriormente detallados, quedando el panel emergente de la siguiente forma:

Y la tabla en su nuevo lugar se ve de la siguiente manera:

Validaciones de datos en Excel

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

Validación de datos es una característica disponible en Microsoft Excel. Permite hacer lo siguiente:

- Haga una lista de las entradas que restringe los valores permitidos en una celda.

- Crear un mensaje que explica el tipo de datos que se permiten en una celda.

- Crear mensajes que aparecen cuando se ha escrito datos incorrectos.

- Comprobar las entradas incorrectas mediante la barra de herramientas de auditoría.

- Establecer un intervalo de valores numéricos que se pueden introducir en una celda.

- Determinar si una entrada es válida en función de cálculo efectuado en otra celda.

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

 Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista:

Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

 Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico:

Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.

 Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico:

Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.

 Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico:

Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.

 Limitar la

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