Libro De EXcel

HOJA DE CÁLCULO Y OPERACIÓN

CONSEPTO DE HOJA DE CÁLCULO.

Una hoja de cálculo es una superficie compuestas de filas y columnas cuya intersección recibe el nombre de celda; las columnas se reconocen mediante una letra y las filas por un número. La hoja de cálculo es también una herramienta que permite:

a) Manipular datos.

b) Realizar operaciones aritméticas.

c) Crear formulas

d) Presentar informes.

e) Representar gráficamente los datos ingresados.

Acceso a la hoja de cálculo

Existen varias marcas y versiones de hojas de cálculo, abordaremos Microsoft Office Excel 2007.

Existen varias formas de acceder:

 Clic en el botón de inicio

 En el menú de Windows clic en Todos los programas

 En el menú despegable encontraras la carpeta con el nombre Microsoft Office, clic en dicha carpeta

 Enseguida dar clic en Microsoft Office Excel 2007, se abrirá la ventana de la hoja de cálculo.

AMBIENTE DE LA OPERACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

Para lograr el mejor provechó de la hoja de cálculo, es necesario conocer el ambiente de trabajo lo mejor posible.

El botón Office está en la parte superior izquierda de tu hoja de cálculo, dándolo clic, aparecerán distintos iconos donde podrás realizar diferentes tareas.

La barra de herramientas de Acceso rápido la encuentras también en la parte superior izquierda donde puedes encontrar donde están comandos que utilizas con frecuencia, también encuentras formas de personalizar el documento a tu gusto o necesidad.

La Cinta de opciones encontraras las opciones y herramientas más utilizadas de la hoja de cálculo. Se compone de 8 pestañas:

INICIO. En los grupos que integran esta pestaña encontraras opciones para cambiar el tipo y tamaño de letra, opciones de ajuste de texto y de párrafo, filtros de información, buscar, entre otros.

INCERTAR. En esta pestaña puedes insertar a tu trabajo, imágenes, cuadros de texto, hipervínculos, graficas, diseño en WordArt, símbolos, etc.

DISEÑO DE PAJINA. Se encuentran opciones de imágenes, orientación de la hoja, fondo y otros más.

FORMULAS. Es la herramienta que permite facilitar el trabajo y que permite realizar diagnósticos, cuentas, facilita el uso de la información, etc. Puedes utilizar formulas financieras, matemáticas, funciones, entre otros.

DATOS. En cuentas opciones para importar datos, quitar duplicados, agrupar, desagrupar, ordenar, etc.

REVISAR. Puedes utilizar opciones para revisar y corregir la ortografía, proteger y compartir la hoja, el libro y más.

VISTA. Para configurar la vista que deseas tener de la hoja, puedes utilizar el zoom, crear una nueva ventana, organizar la hoja, etc.

COMPLEMENTO. Cuando instalas alguna aplicación o algún programa que es compatible y útil con la hoja de cálculo, es en esta pestaña donde lo podrás utilizar.

La Barra de título,se encuentra en la parte superior de la pantalla, donde se muestra el nombre del archivo con el que estás trabajando.

Los Botones de control, son lo que te dan las opciones de visualización de la ventana, minimizar, maximizar,restaurar o cerrar el documento.

El Cuadro de nombres, te indica en que celda está ubicado el cursor o el rango de celda que está seleccionando.

La Barra de fórmulas, es uno de los instrumentos más importantes de Excel ya que con esta opción tendrás la oportunidad de plantear formulas, contiene también las opciones de cancelar, modificar o introducir una formula.

La Barra de estado se encuentra en la parte inferior de la hoja de cálculo. En ella se especifica el tipo de vista que estas utilizando y el nivel en el que se encuentra el zoom en el que se está visualizando la hoja.

Etiqueta de hoja.Esta en la parte inferior de la hoja, pero arroba de la barra de estado, en ella puedes moverte entre las hojas que componen el libro de cálculo.

Barra de desplazamiento. Permite desplazar la hoja para visualizar datos.

Zoom. Permite agrandar o hacer más pequeña el área de trabajo de la hoja de cálculo.

Las Celasson los cuadros con los que están compuesta la hoja de cálculo, donde cada una tiene una dirección que se señala en el cuadro de nombres.

SALIR DE LA HOJA DE CÁLCULO.

Para cerrar la hoja de cálculo existen varias formas: una de ellas es dirigiéndote al botón Office donde en la parte inferior encontraras la opción de cerrar. La otra y más cansilla es dando clic al botón cerrar de los botones de control de la ventana.

HERRAMIENTAS DE AYUDA.

La hoja de calculo tiene un gran numero de aplicaciones, entre ellas puedes encontrar herramientas para las ares de contabilidad, estadísticas, matemáticas entre muchas más. Cuando desees utilizar un complemento que no dominas, tienes la opción de ayuda.

Existen 2 formas de acceder a ella:

1. Presionando la Tecla F1.

2. Dandole clic al botón que tiene la figura de signo de interrogación, el cual se encuentra en la parte superior derecha de la ventana.

Se abrirá la ventana siguiente:

Esta ventana cuenta con un cuadro de búsqueda, en el cual solo tienes que anotar el tema del cual deseas ayuda y dar clic en buscar, se mostrara una lista de opciones entre las cuales puedes elegir la que se relacione más a tus dudad.

La ayuda que te brinda la hoja de cálculo tiene la ayuda en línea que te permite realizar búsqueda en internet.

En la barra de herramientas, el botón con forma de librito desplegara la tabla de contenido, en la cual se concentra la información por temas y la muestra a manera de libros, cuando de esa lista seleccionas un tema, el libro se abre y muestra los subtemas asociados al contenido inicial, además podrás hacer consultas concretas sobre cómo hacer algo.

ELABORAR UNA HOJA DE CALCULO.

Elaborar una hoja de cálculo es una tarea muy sencilla y cuya aplicación representa en un nivel profesional-laboral una optimización de recursos como lo es el tiempo y el esfuerzo humano, que sin la hoja de calculo sería necesario en mayor escala.

a) PLANTILLA.

La plantilla organiza el contenido y cálculos del documento, permitiendo que se puedan personalizar y guardar.

Una plantilla Excel agiliza el trabajo de reproducción de documentos similares o idénticos, son utilizados para llevar un control detallados de propuestas, gastos, comisiones sobre ventas, flujos de caja, imverciones, proviciones, etc.

b) LIBRO (ICONO NUEVO)

Alternativamente a la opción de utilizar plantillas existe la posibilidad de iniciar desde cero sin ningún tipo de formato ya prestablecido. Esto se conoce como documento libreo en blanco, el cual únicamente creara un nuevo archivo totalmente en blanco para poder trabajar en el desde cero.

Para crear un libro nuevo en Excel 2007, sigue los siguientes pasos:

1. Clic sobre el botón Microsoft Office en Excel 2007.

2. Seleccionar la opción nuevo.

3. Pulsa dos veces el icono Libro nuevo y se abrirá un archivo totalmente en blanco para empezar a trabajar desde el principio.

GUARDAR UNA HOJA DE CÁLCULO.

Guardar los trabajos es algo indispensable en cualquier programa de computo, en el caso de Excel no es la acepción, es requerido hacer el guardado minimo cada 3 min a causa de la importancia del trabajo. Básicamente se establecen 2 maneras de guardad: Guardar como y Guardar.

a) OPCIONES PARA GUARDAR UNA HJA DE CÁLCULO.

Una de las formas para guardar es presionando la combinación de teclas Ctrl¬+ G al mismo tiempo, la cual es una abreviación de guardar como o guardar.

La segunda es presionando el Botón de Office y selecciona la opción guardar como, aparecerá una lista de los diferentes tipos de archivos en el que puedes guardar un libro Excel. Luego aparecerá una ventana donde se selecciona la ruta donde se desea guardar junto con el nombre que desea poner al archivo y a partir de ahora tú puedes guardar presionando el icono de guardar que es el botón con la imagen de un disquete.

La tercera forma para guardar es simplemente entrar en el botón de office y seleccionar la opción de guardar.

b) RUTA DE GUARDADO PREDETERMINADA.

La ruta de guardado predeterminada significa la localización en tu disco duro o medio de almacenamiento donde el archivo se guarda. Una recomendación es que siempre recuerdes cual es tu locación por defecto donde guardas tus archivos para que no tengas problemas pensando en donde podrías haber guardado.

REQUERIMIENTOS DE RESGUARDO DE ARCHIVOS.

Es importante resguardar los archivos en una locación distinta a la predeterminada, usualmente en medio de almacenamiento externo

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