GRAN MANUAL

Auditoria en Logística

La auditoria tiene como propósito entregar un mensaje acerca del estado actual de una

organización en los aspectos de la logística y de su dedicación al mejoramiento de su

gestión.

Una auditoria que examine todos los aspectos de la gestión logística, puede al mismo

tiempo extraer información sobre los procedimientos y las condiciones de trabajo.

A diferencia de las auditorias administrativas, que recopilan datos financieros y de

operación, la auditoria en logística trabaja sobre aspectos de producción y eficiencia en el

uso de los recursos, identifica áreas que deben mejorarse, y promueve la participación del

personal involucrado.

La auditoria puede consistir en un cuestionario de una sola página o en un examen

exhaustivo por escrito seguido de una serie de entrevistas.

En un primer paso se debe establecer un diagnóstico para examinar los factores que

retardan o estimulan las funciones logísticas. Luego se profundiza sobre los problemas más

graves que afectan a cada función. Para la mayoría de las empresas el costo de una

auditoria especializada es muy elevado, de manera que con frecuencia se recurre a

auditorias estandarizadas. Una ventaja de la estandarización, es que resultará posible

comparar los resultados provenientes de otras auditorias similares

La auditoria se concentra en factores que influyen en: la cantidad, la oportunidad y la

calidad. A tal fin es posible establecer una encuesta en base a las siguientes cuestiones:

a) Cuales son los problemas mas graves del sector?

· Tiempos ociosos de los recursos

· Rechazos de producción

· Mala calidad de los suministros o materias primas

· Ausentismos del personal

· Accidentes

· Retardos, etc...

b) Que características de las operaciones contribuyen a un comportamiento inferior al

esperado?

· Falta de atención

· Ausencia de entusiasmo

· Improvisación

· Falta de respeto por la calidad

· Flujo deficiente de trabajo

· Lentitud

· Asignaciones equivocadas

· Exceso de demoras, etc...

c) Que opinan los empleados de las condiciones de trabajo?

· Suficiencia de las instalaciones (alumbrado, ventilación, ruido, etc.)

· Estado del equipo y herramientas

· Comodidades (cafetería, estacionamiento, salas de descanso, etc.)

· Disponibilidad de equipos modernos, etc....

En base a este cuestionario, la empresa debe reconocer sus fortalezas y debilidades, además

debe ser capaz de fijar objetivos razonables y hacia donde y de que manera avanzar.

La auditoria brinda también el escenario para introducir la medición de la performance,

haciendo conocer los resultados para que los empleados entiendan mejor la relación entre

performance y prosperidad.

A modo de aplicación de la auditoria en Logística se desarrollan tres casos orientados a

Proveedores, Almacenes y Servicio al Cliente

Auditoria de Proveedores

Introducción:

Existen diferentes metodologías para realizar esta tarea, pero todas se basan en criterios

similares que puedes ser: tecnología, calidad, estado financiero, capacitación y aptitud del

personal, cumplimiento de plazos de entrega, estado de sus instalaciones, posibilidad de

responder adecuadamente ante demandas puntuales, y precio.

Todos estos criterios deben ser ponderados, ya que en cada caso en particular, se podrá dar

preponderancia a un criterio sobre el otro. De cualquier manera, el precio siempre tendrá el

papel de ser el primero entre iguales.

La filosofía del trabajo, debe ser la de evaluar a los proveedores a través del análisis de la

existencia de los siguientes conceptos: programa de calidad, capacidad de proceso, control

estadístico de procesos, métodos de implantación y seguimiento, relación de nuestro

proveedor con sus proveedores, y entrenamiento constante y programado, etc.

Metodología:

Al elegir adecuadamente a los proveedores, se recorre gran parte del camino hacia la buena

compra, se pueden alcanzar las condiciones básicas: precio, calidad, plazo de entrega y

cantidad.

Salvo casos puntuales, los proveedores no responden con exactitud a nuestras necesidades,

no nacieron “pensados para nosotros” por la sencilla razón que sus objetivos pueden diferir

de los que persigue nuestra empresa, por esta razón debemos realizar esfuerzos para

seleccionar los que mejor se adapten a nuestras necesidades.

Para lograr este objetivo, la empresa debe fijar Políticas, y el sector de Compras debe

establecer un Método para el desarrollo de Proveedores.

Aspectos a tener en cuenta:

· El precio no siempre es el factor más importante para definir cuál es el mejor

proveedor.

· También se debe considerar la calidad del producto y la calidad del servicio.

· Cada empresa dará prioridad a estos aspectos según su necesidad.

En la búsqueda de nuevos proveedores, es necesario contar con información proveniente

del mercado y de la propia empresa, tal como:

· Cantidades a consumir, y calidad solicitada.

· Proceso de fabricación habitual del o los equipos o productos a comprar, sus materias

primas, volumen de producción, etc.

· Demanda del mercado, e importancia relativa de la demanda de nuestra empresa en el

conjunto.

· Leyes, Reglamentos, y normas que aplican sobre el producto a adquirir, especialmente

en cuanto a Seguridad Industrial e Impacto Ambiental.

· Precio del producto, fluctuaciones, influencia estacional, etc.

La consulta con otros proveedores, con empresas del mismo rubro, y con contactos en el

mercado es fundamental para afianzar la información recogida.

Los métodos más comúnmente empleados, se basan en el análisis de Calidad, Servicio y

Precio, que utilizando fórmulas matemáticas sencillas, más la ponderación de la

importancia relativa de cada aspecto analizado, llegan a buenos resultados.

Este método es importante para casos puntuales donde se debe tomar una rápida decisión,

con respecto a la elección de una alternativa de Compra. Pero, cuando la tarea consiste en

analizar un fichero de proveedores aptos para satisfacer los requerimientos de la empresa,

hay varios métodos que pueden ser útiles.

Algunos se refieren a Normas Internacionales como la ISO o la EAQF (norma francesa

para la Industria Automotriz), pero su aplicación puede resultar excesivamente onerosa,

dependiendo del tamaño de la empresa que lo vaya a aplicar. Existen otros métodos de

aplicación práctica que se adaptan a empresas de tamaño más pequeño.

El más sencillo por ser de fácil aplicación consiste en lo siguiente:

Como primera medida, elegir los criterios sobre los cuales se realizará la evaluación:

· Precio, Calidad y Servicio.

· Estado Financiero.

· Capacidad Operativa de la Planta.

· Metodología de trabajo empleada.

· Equipos e instalaciones con que cuenta.

· Velocidad de respuesta ante demandas puntuales.

En cada uno de los aspectos, se debe fijar un mínimo puntaje, por debajo del cual el

proveedor será eliminado automáticamente.

En segundo lugar, se debe ponderar cada factor o variable en función de la importancia que

tenga para la empresa.

Asignar a cada proveedor un puntaje para cada uno de los criterios a ponderar. La suma de

los valores ponderados para cada uno de los criterios nos permitirá valorar a cada

proveedor. Los de mayor suma total serán los mejor calificados.

En el Anexo se adjuntan algunos ejemplos de planillas o fichas que pueden ser útiles para la

evaluación. Debe tenerse presente que los criterios variarán según el tipo de empresa.

Asimismo, cabe resaltar que la evaluación deberá ser realizada por diferentes personas y

luego se hará un resumen que reflejará la opinión del grupo evaluador.

Conclusiones

Existen tres categorías para concluir con la situación de los Proveedores:

· Aprobados.

· Restringidos.

· Suspendidos.

Los proveedores ubicados en la primera categoría son los que se incluyen en la búsqueda de

lograr acuerdos de asociación a largo plazo o para el desarrollo de nuevos productos.

Como condiciones para ser considerado en esta categoría, es necesario lograr lo siguiente:

· Más del 95% de aceptación de lotes.

· Plan de Mejora Continua, o Certificación ISO.

· Procedimientos vigentes, para el Control de Procesos.

· Controles de soporte en todos los parámetros críticos.

· Programa de entrenamiento documentado.

· Compromiso formal de la Gerencia o Dirección.

· Comunicación efectiva, y rápida respuesta a la solicitud de acciones correctivas.

En la segunda categoría, se encuentran los llamados Proveedores Restringidos, que si bien

son necesarios para apoyar los programas de trabajo actuales de la empresa, no se considera

que puedan ser útiles en programas futuros, en desarrollos, o como posibles candidatos a

asociaciones de largo plazo.

También

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