INTRODUCCIÒN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÒN

1.1. DEFINICIÒN DE SISTEMA DE INFORMACIÒN

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

• Personas

• Datos

• Actividades o técnicas de trabajo

• Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información es de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de carácter secreto.

Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

1.2. NECESIDADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÒN

Si un sistema se instala sin una planeación adecuada, es muy probable que no sea satisfactorio y después, quede en el olvido. El análisis y el diseño de sistemas permiten estructurar el costoso esfuerzo de la implantación de los sistemas de información, que de otra manera ocurrirían de manera azarosa. El diseño y el análisis de sistemas se conforman por una serie de procesos, que la ejecutarse sistemáticamente mejoran la operación de un negocio, mediante el uso de los sistemas de información computarizados. Una buena parte del análisis y el diseño de sistemas de involucran el trabajo en colaboración con los usuarios actuales o eventuales de tales sistemas de información.

Los sistemas de información son herramientas esenciales para dar respuesta a la necesidad de conocimiento a nivel de la prestación y de comprender y guiar los procesos de reforma sanitaria.

Estos sistemas contribuyen al discernimiento de los factores determinantes, del contexto socioeconómico y epidemiológico en torno al sector en cambio y de la repercusión atribuible a los procesos de reforma, tanto en el sector mismo como en la situación sanitaria de la población.

Por consiguiente, los sistemas de información son las herramientas para apoyar el desarrollo adecuado de servicios para la atención de salud. Las reformas del sector salud en países de la región introdujeron nuevas implicaciones:

• La búsqueda de la calidad de atención y la eficiencia: en función de la productividad técnica, la asignación de recursos y la eficiencia económica.

• La demanda de resultados más eficaces, mediante el análisis económico y epidemiológico apoyado por la información.

El proceso de descentralización implica reforzar la gestión local y la adaptación de los sistemas de información a las realidades y a las necesidades locales, donde la información apoya la toma de decisiones a nivel local.

1.3. DEFINICIÒN DE INFORMACIÒN

La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

Por lo tanto, otra perspectiva nos indica que la información es un recurso que otorga significado o sentido a la realidad, ya que mediante códigos y conjuntos de datos, da origen a los modelos de pensamiento humano.

Existen diversas especies que se comunican a través de la transmisión de información para su supervivencia; la diferencia para los seres humanos radica en la capacidad que tiene el hombre para armar códigos y símbolos con significados complejos, que conforman el lenguaje común para la convivencia en sociedad.

1.4. PROPIEDADES CONVENIENTES DE LA INFORMACIÒN

Como es sabido, para que una organización tenga éxito, es preciso que cuente con información en el momento y lugar adecuado, a un costo razonable y con la calidad esperada que apoye las decisiones que debe tomar.

Sin embargo para los gerentes, quienes son los responsables en la toma de decisiones en cualquier nivel empresarial, la vida actual ya no es sencilla, debido que al crecimiento de muchas organizaciones y la velocidad con que se están aplicando, los descubrimientos tecnológicos con fines competitivos se han combinado para producir un ambiente gerencial complejo y desafiante. Por lo que una necesidad básica de información común a todos los gerentes es el entender el propósito de la organización: sus políticas, programas, planes y objetivos. No obstante, la información que necesite la generalidad de las personas dependerá de:

• El tipo de decisión que deberá tomar, ya se estructurada o no estructurada.

• El nivel que ocupen en la organización y las actividades que realicen.

• Los factores que determinen su éxito.

Por lo anterior deducimos que cuanto más sirva la información para reducir el elemento de incertidumbre en las decisiones que toman los gerentes de todos los niveles, mayor será su valor, considerando más útil la información precisa (que es la razón entre la información correcta y la cantidad total de información que se produce en un periodo) ó exacta, oportuna, íntegra y concisa. Por lo cual, las propiedades convenientes de la información son:

Exactitud, Oportunidad, Integridad y Concisión.

Corresponde al hecho de obtener el mayor porcentaje de información correcta respecto a la información generada. Ejemplo. Si son generadas 1000 unidades de información y 950 de ellas dan reflejo fiel de la situación; entonces el nivel de exactitud es de 0.95.

Exactitud

Es la puntualidad y fidelidad en la ejecución de algo. Cuando alguien ejecuta una acción con exactitud, el resultado obtenido es aquel que se pretendía. La exactitud implica la inexistencia del error o del fallo.

Oportunidad

Esta característica representa la necesidad de obtener la información puntualmente; es decir, en el tiempo prudente para su utilización. Ejemplo: La información que se presente en destiempo puede que no sirva para nada, ya que probablemente ya se haya tomado la decisión correspondiente.

Integridad

Es la integración de todos los datos disponibles, con el fin de proporcionar una información oportuna y exacta, pero no representa los datos como para poder una decisión correcta, será un fracaso.

Concisión

Es la presentación de información correctamente resumida y abarcando los puntos importantes para la toma de decisiones. Ejemplo: Para la toma de una decisión no es necesario tener la información detallada, solamente se necesitan tener los puntos importantes de la misma, es decir, resumir la información hará dar una perspectiva correcta y no abundante, o sea, información que no represente, si no se detalle en un informe.

1.5. FLUJO DE LA INFORMACIÒN

Al realizar el análisis de un sistema de información, el analista de sistemas debe utilizar las necesidades de información como un método para reunir datos de estudio, y así determinar qué información necesita una persona respecto a otra (supervisores o subordinados) y a su vez que información debe proporcionar.

De lo anterior, podemos ver que la información es parte vital del proceso administrativo en cualquier organización. Por lo que un sistema de información es el encargado del manejo de los flujos de información que recorren todas las partes que conforman una organización, de manera que fluya sin interrupción de uno a otro punto.

Para conceptuar a la información como flujo, es necesario que existan puntos de alimentación que permitan operar el sistema; éstos son conocidos como fuentes de datos.

Así una fuente de datos es la que alimenta directamente a un subsistema de los tantos que integran al sistema de información de una organización.

Se les llama documentos-fuente a los documentos que alimentan el sistema de información, es decir, que estos documentos registran los datos originales que entran al Sistema de Información.

El flujo de inteligencia, datos e información, se realiza por medio de canales, de unos puntos a otros, a través de la red interrelacionada de los elementos que operan en la institución.

Este flujo de información incluye datos sobre suministros, operaciones, costos, clientes, competidores, etc. las unidades de flujo, pueden encontrarse en forma de llamadas telefónicas, señales electrónicas o de cualquier otro medio, que permita el paso de símbolos entendibles de una parte a otra del sistema.

El flujo de información constituye un registro continuo de las situaciones que afectan la vida y el crecimiento de la organización. Y las actividades de esas organizaciones contribuyen a generar esa información.

1.6. IMPORTANCIA DE LA INFOMACIÒN EN LA TOMA DE DECISIONES

Al analizar el proceso de la toma de decisiones, podemos distinguir 4 etapas o fases: objetivos, información, predicciones y evaluación.

Objetivos: son los elementos que nos indican hacia dónde queremos ir o hacia dónde nos debe llevar la decisión que se trata. Por lo que los objetivos deben ser confiables, claros y reales.

Información: son los elementos que nos permiten conocer la situación actual y estimar la futura, relacionada con la decisión que debemos tomar. En este punto podemos considerar las premisas sobre las que se basa la planeación los datos de años anteriores que nos permitan hacer proyecciones, etc.

Predicciones: es el procedimiento que nos permite pronosticar o definir cuáles serían las posibles opciones a seguir y los probables efectos sobre factores como costos y utilidades, organización y personal de la empresa.

Evaluación: tenemos diferentes posibilidades para llegar a los objetivos propuestos.

Además de que las predicciones se obtienen con base a la información disponible, la información relacionada con la toma de decisiones contempla 3 tipos de problemas en relación con la toma de decisiones:

Tiempo el cual se proyecta la decisión.

Número de variables que intervienen.

Grado de incertidumbre que se tenga con respecto a los datos.

Mientras mayor información tenga el tiempo con el proceso sobre el cual hay que decidir, más fácil será tomar la decisión adecuada.

Mientras más variables intervengan en un problema, más difícil será realizar operaciones que nos permitan obtener un resultado exacto. Cuando mayor sea la incertidumbre de la información que tengamos, más difícil resultará decidir acerca de cualquier problema.

Así mismo la respuesta de los encargados de la toma de decisiones está en base a la rapidez y exactitud de la transmisión de la información entre los diferentes niveles de autoridad dentro de la estructura administrativa.

Clasificación de los Sistemas de Información.

Lo vital de cualquier organización es el flujo de inteligencia, información y datos. Este “plasma” se desplaza por canales de unos puntos a otros a través de la red interrelacionada de elementos que operan en la institución. Este flujo de información incluye datos sobre suministros, operaciones, costos, clientes competidores, y de hecho, el ambiente total, tanto interno como externo.

Los sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales dependen de las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de datos. Los sistemas de procesamientos de datos, los sistemas de información para la administración, los sistemas de apoyo para la toma de decisiones, y los sistemas expertos, que se analizan y diseñan mediante la aplicación de los conceptos y las técnicas del diseño y del análisis de sistemas.

Sistema de procesamiento de datos.

Los sistemas de procesamiento de datos son aquellos sistemas de información computarizados que se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información generada en las funciones administrativas tales como la nómina o el control de inventarios.

Los sistemas de procesamiento de datos libera del tedio y las rutinas de tareas que se realizan manualmente; sin embargo, el elemento humano sigue participando, al llevar a cabo la captura de la información requerida.

Tales sistemas ejecutan periódicamente los programas de manera automática. Una vez preparados, escasamente se requiere el tomar decisiones. En términos generales, los sistemas de procesamiento de datos ejecutan actividades de carácter rutinario en las empresas.

1.7. CLASIFICACIÒN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÒN

Todo Sistema de Información tiene una clasificación y cada una de estas se distribuye y apoya a diferentes áreas de una organización y apoya a que sus procesos se realicen de manera adecuada.

Los sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales dependen de las necesidades de la empresa, se diseñan mediante la aplicación de los conceptos, técnicas y análisis de sistemas.

La clasificación según los autores mencionados anteriormente, es la siguiente:

a) Sistema de Procesamiento de Transacciones:

Son aquellos sistemas que procesan grandes cantidades de datos, las cuales están relacionadas con las transacciones de los negocios, como por ejemplo: Las nóminas y los inventarios.

"Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios aún tienen que capturar datos en los sistemas computarizados. Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos. Es importante para las operaciones cotidianas de un negocio, que estos sistemas funcionen sin ningún tipo de interrupción, puesto"(Kendall y Kendll, pp 2).

b) Sistemas de Automatización de la Oficina y Sistemas de Trabajo del Conocimiento:

"Existen dos clases de sistemas en el nivel del conocimiento de una organización. Los sistemas de automatización de la oficina [OAS, Office Automation Systems] apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino más bien analizan la información con el propósito de transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso, distribuirlos formalmente con el resto de la organización y en ocasiones más allá de ésta. Entre los componentes más comunes de un OAS están el procesamiento de texto, las hojas de cálculo, la autoedición, la calendarización electrónica y las comunicaciones mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia. Los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS, Knowledge Work Systems] sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento y dan a éstos la posibilidad de compartirlo con sus organizaciones o con la sociedad."(Kendall y Kendll, pp 3).

c) Sistema de Procesamiento de datos:

Son aquellos sistemas de información que procesan grandes volúmenes de información generadas en las funciones administrativas, como el control de inventarios. Se realizan de manera automática, es decir, ejecutan las actividades diariamente.

d) Sistemas para la administración:

Son sistemas que se basan en los datos obtenidos, el procesamiento de datos, y requieren la participación del ser humano, software, y hardware. Estos sistemas usan datos para su el análisis, y posterior toma de decisiones.

e) Sistema de apoyo a la toma de decisiones:

Enfatizan cada etapa de la toma de decisiones gracias a la información obtenida.

f) Sistemas expertos e inteligencia artificial:

Es el campo principal de los sistemas expertos que permite desarrollar máquinas que cuenten con un desempeño inteligente. Tiene dos áreas que son: la comprensión del lenguaje natural y la habilidad para interiorizar los problemas hasta alcanzar una conclusión lógica.

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