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Capítulo 1 - El reto de los sistemas de Información

Qué es un sistema de información?

Los sistemas de información proporcionan la comunicación y el poder de análisis que muchas empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.

Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución.

Funciones de un sistema de información

Tres actividades de un sistema de información producen la información que la institución requiere para la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los problemas y la creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son:

Las de alimentación o insumo, es la captura o recolección de datos primarios dentro de la institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de información.

El procesamiento, es la conversión del insumo en forma que sea más compresible para los seres humanos (a algo que tenga más sentido).

El producto o salida, transfiere la información procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado.

Los sistemas de información también requieren la retroalimentación que es el producto regresado a personas a los miembros adecuados de la institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentación.

Sistemas de Información Basados en Computadoras (SIBC)

Los sistemas formales descansan sobre definiciones aceptadas y fijas de los datos y de los procedimientos para recolectarlos, almacenarlos, procesarlos, distribuirlos y emplearlos. Son estructurados, operan mediante reglas predeterminadas que permanecen relativamente fijas y que no se pueden cambiar tan fácilmente.

Los sistemas de información informales descansan en acuerdos implícitos y reglas no establecidas de comportamiento. No hay un acuerdo sobre lo que es información o cómo debe ser almacenada y procesada.

Los sistemas formales de información pueden ser basados en computadoras o manuales. Los sistemas manuales emplean tecnología de papel y lápiz.

Los sistemas de información basados en computadora, por el contrario, descansas en la tecnología del software y el hardware de las computadoras para procesar y distribuir la información.

La finalidad del SIBC es captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y de sus operaciones internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de la institución y a la toma de decisiones, a la comunicación, control, etc.

Los sistemas de información transforman los datos puros en información útil mediante tres actividades básicas, alimentación, procesamiento y salida.

Diferencia entre computadoras y los sistemas de información

Las computadoras constituyen el equipo para almacenar y procesar la información. Los programas de computadora o software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento mediante computadora.

Desde el punto de vista de negocios, un sistema de información es una solución de organización y administración basada en la tecnología de información a un reto que surge del medio ambiente.

Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, es necesario entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las instituciones así como el papel de la administración y la toma de decisiones de ésta.

Luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información actual para dar soluciones.

Elementos de una institución

Los elementos claves de una institución son:

su personal

la estructura

los procedimientos de operación

su cultura

Instituciones

Las organizaciones formales están compuestas de diferentes niveles y especialidades. Sus estructuras reflejan una clara división del trabajo. Una institución coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos de operación de acuerdo a normas. La jerarquía ordena a las personas en una estructura piramidal con niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad.

Los niveles superiores de la jerarquía están formados por el personal directivo, profesional y técnico.

Los niveles inferiores están formados por el personal operativo.

Los procedimientos estándar de operaciones (PEO), son reglas definidas con precisión para realizar tareas desarrolladas para enfrentar situaciones esperadas, estas reglas guían al personal mediante procedimientos. La mayor parte de esos procedimientos están formalizados. Muchos de los PEO quedan incorporados a los sistemas de la organización.

Las instituciones requieren de muchos tipos de habilidades y de personas, además de los administradores:

de los trabajadores del conocimiento, son personas como ingenieros, arquitectos o científicos que diseñan productos o servicios

de los trabajadores de la información, son personas tales como secretarias o contadores que procesan y distribuyen los documentos de la empresa

de los trabajadores de producción o servicios, son personas que en realidad producen los productos o servicios para la institución

Toda institución tiene una cultura única, parte de la cultura de la organización puede estar implícita en sus sistemas de información.

Los diferentes niveles y especialidades en una institución crean diferentes intereses y puntos de vista. Estos a menudo entran en conflicto. El conflicto es la base de la política institucional..

Administración

Los administradores perciben los retos de negocios

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