METODOLOGÍA DE SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN DE PROCESOS

METODOLOGÍA DE SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN DE PROCESOS ULTIMOS Y USO DE LA HOJA DE CÁLCULO PARA PRIORIZAR PROCESOS

OBJETIVOS

La Metodología de selección y priorización de procesos de Ultimus (UPSPM) es un enfoque sistemático para seleccionar y priorizar los procesos para automatización y mejora, como parte de la iniciativa de BPM1. La metodología es apropiada tanto para las organizaciones que empiezan a usar BPM como para las que están expandiendo su uso.

Las organizaciones que se inician en BPM, enfrentan a menudo el desafío de decidir con cuál proceso o procesos empezar la automatización, teniendo en cuenta que hay muchos procesos que son candidatos potenciales. Su elección es complicada por el hecho de que estas organizaciones no tienen experiencia anterior sobre BPM. Es importante que la selección del primer proceso sea la acertada, ya que así se crearían situaciones de éxito facilitando la adopción amplia del uso de BPM. Algunas organizaciones que han comenzado con un proceso que presentaba muchos problemas y que lo resolvieron; luego de dicho éxito inicial no pudieron ampliar el uso de BPM debido a la inhabilidad de identificar y de dar la prioridad a otros procesos potenciales de cualquier manera sistemática (inadecuada).  El UPSPM puede ayudar a identificar  a los procesos candidatos, dar la prioridad adecuada a la lista de procesos, y brindar  las recomendaciones de proceso basadas en un modelo bien definido.  UPSPM  incluye una hoja de balance para simplificar el recojo de datos y el cálculo de prioridades de proceso.

ALCANCE

Para BPM, la selección de procesos así como asignar la prioridad es un arte y no una ciencia.

El alcance de esta metodología se limita a proporcionar las pautas que ayudarán a llegar a la selección final. No se puede esperar que exista una metodología que llegue a conclusiones que estén absolutamente correctas. UPSPM no es un sustituto para la toma de decisiones y las prioridades asignadas por los dueños y accionistas del negocio.

DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA UPSPM

Es un enfoque sistemático que permite a las organizaciones identificar y dar la prioridad a los procesos para la automatización usando BPM. Este enfoque toma en consideración cuatro áreas que son importantes en la selección de los procesos para la automatización:

1. Prioridades  del  patrocinador de BPM.        Para que el uso  de   BPM sea acertado es importante asegurarse de que la automatización de los procesos

1 BPM (Business process management), es una disciplina empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma contínua.

entregará los resultados deseados por el patrocinador de BPM que financia el esfuerzo de BPM.

1. Conveniencia de un proceso que se automatizará. Los procesos seleccionados para la automatización deben tener ciertas características  que las hagan más convenientes para la automatización. Usar BPM para automatizar los procesos que carecen de estas características no producirá las ventajas deseadas.

1. Preparación técnica de la organización. Es importante que la organización tenga la adecuada infraestructura para soportar los procesos seleccionados.

1. Preparación de los empleados y de los participantes. Los empleados y los participantes en el proceso deben estar listos y dispuestos a aceptar los requisitos de BPM.

La metodología es un proceso de “siete pasos” que se resume y se describe detalladamente en las secciones subsecuentes:

Paso 1:  Determinar las prioridades del patrocinador de BPM

Este paso captura las metas del patrocinador de BPM, y las prioridades de cada una de dichas metas. Una vez que estén establecidas, dicha información se utiliza más adelante para evaluar los lineamientos del negocio de los procesos  candidatos. Las prioridades se establecen una vez y se evalúan para todos los procesos. Pueden ser cambiadas en cualquier momento, las que darían lugar a cambios de valores en los procesos.

1. Adicionalmente, para definir metas y sus prioridades, el patrocinador de BPM puede también ajustar los pesos relativos de las distintas categorías.

Paso 2:  Generar la lista de los procesos candidatos

La meta aquí es simplemente crear una lista de todos los procesos candidatos. A esta lista se le asigna la prioridad en los pasos restantes.

Paso 3:  Determinar la conveniencia de proceso

Cada proceso candidato se evalúa para determinar sus "características de proceso", es decir, identificar si el proceso candidato tiene las características correctas que lo hacen conveniente para la automatización usando BPM.

Paso 4:  Determinar la conveniencia técnica

Cada proceso candidato se evalúa en un número de factores técnicos para determinar la viabilidad técnica de automatizarlo. Estos factores también evalúan la TI (tecnología de la información).

Paso 5:  Valorar los factores humanos

Cada proceso del candidato se evalúa con respecto a un número de factores humanos para considerar si la automatización que usa BPM es conducente al ambiente y a la cultura interpersonales de la organización.

Paso 6:  Determinar la alineación del negocio

Cada proceso del candidato se evalúa para determinar el grado de su alineación con las prioridades de los patrocinadores de BPM.

Paso 7:  Calcular el índice de prioridad de proceso

Un índice compuesto, el índice de prioridad de proceso (PPI), se calcula para el proceso candidato usando su calificación de conveniencia de proceso, calificación de la conveniencia técnica, calificación de factores humanos y calificación de la alineación del negocio. El BPPI se utiliza para hacer el “ranking” de los procesos. Los procesos con el BPPI más alto, son los mejores candidatos para la automatización.

DETALLES DE LA METODOLOGÍA

Se detallan los siete pasos:

Paso 1.  Determinar las prioridades del patrocinador de BPM

El patrocinador BPM es un individuo, un grupo o una organización, quienes apuestan por el éxito de BPM. Los controles del patrocinador de BPM influeyen fuertemente en la asignación de los fondos necesarios para el despliegue de BPM. La meta de la metodología es asegurarse de que el proceso o los procesos seleccionados para BPM estén alineados con las prioridades y los objetivos del patrocinador de BPM. Por lo tanto el primer paso en UPSPM es descubrir y  definir las metas y las prioridades del patrocinador de BPM. Un patrocinador de BPM puede tener varias metas con respecto al despliegue de BPM:

1. Reducción de costos: El coste se utiliza ampliamente para denotar costos directos e indirectos, el costo de conformidad y el costo de incumplimiento, etc.
2. Incremento de beneficios.
3. Disminución del tiempo de ciclo para los procesos relacionados con el cliente.
4. Disminución del tiempo de ciclo de procesos internos.
5. Obtención de conformidad.
6. Incremento de responsabilidad.
7. Aumentar prestigio y “status” de la empresa.
8. Mejorar la calidad y la capacidad de mejora continua.
9. Establecer criterios definidos  por el cliente, si es necesario.

Los patrocinadores de BPM deberían ser consultados para indicar la importancia de cada una de estas metas clasificándolas de 1 a 4, con 1: es poco importante y 4: altamente importante. Si se desea, pueden también cambiar estos factores a otros que estén acorde con sus metas o agreguen un criterio adicional.  Esta   valoración

se utiliza más adelante para clasificar cada proceso según su grado de alineación con las prioridades del patrocinador de BPM.

Además de dar la prioridad a las metas, los patrocinadores de BPM pueden también ajustar los valores que serán aplicados a cada categoría de UPSPM al calcular el índice de prioridad de proceso. Mientras que Ultimus recomienda el dejar estos valores en 25% para cada una, pueden haber circunstancias cuando los ajustes a estos valores sean necesarios.

Nota: Las prioridades del patrocinador de BPM se determinan una vez y luego se pueden utilizar para evaluar más de un proceso.

Paso 2.  Generar una lista de los procesos candidatos

El objetivo de este paso es generar una lista de los procesos candidatos que podrían beneficiarse de la automatización. Ésta es una amplia lista que puede ser generada como resultado de discusiones cuidadosas entre el patrocinador de BPM y otros “stakeholders” de la organización, en relación a un número de tópicos:

1. Puntos problemáticos:

¿Cuáles son los procesos en la organización que son problemáticos? ¿De qué procesos se quejan los clientes, los vendedores o los empleados?

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