Manual De Smc

SISTEMA DE BODEGA

I N D I C E M A N U A L D E O P E R A C I O N E S

1. Generalidades 3

1.1 Objetivos del sistema 3

1.2 Potencialidad 3

1.3 Módulos 3

1.4 Informes 4

1.5 Ingreso al sistema 4

1.6 Operación del sistema 5

2. Parámetros Generales 6

2.1 Parámetros Generales 6

2.2 Actualización de Artículos 7

3. Ingreso de Mercadería a Bodega 9

4. Traspasos Entre Bodegas o Salidas a Consumo 10

5. Listados

5.1 Listado de Movimientos por Departamento 12

5.2 Listado de Saldos por Departamento 12

5.3 Listado de Consumos/Recepciones Mensuales 13

5.4 Listado de Artículos General 14

13. Salir

ANEXO A (Pantallas de ayuda del sistema)

1. Selección de Módulos

2. Selección de Artículos

3. Búsqueda de Transacción de Inventario

ANEXO B (Listados proporcionados por el sistema)

1. Formulario de Recepción de Mercaderías

2. Comprobante Movimientos de Bodega

3. Listado de Ingresos en Bodega

4. Listado de Saldos en Bodega

5. Listado de Consumos Mensuales

6. Listado de Artículos General

7. Listado de Movimientos de Consumo por Dirección

8. Listado de Movimientos de Consumo por Departamento

9. Listado de Movimientos de Consumo por Sección

SISTEMA DE BODEGA

MANUAL DE OPERACIONES

1. Generalidades

1.1 Objetivos del sistema

El Sistema de Bodegas entrega a la Municipalidad y a los usuarios del mismo las herramientas para administrar en forma ordenada todo el proceso relacionado al almacenamiento de artículos.

Además es una eficiente herramienta de apoyo para los departamentos que requieren de suministros y una excelente ayuda a las funciones administrativas y de control relacionadas.

Ordena la recepción de mercadería, considerando siempre la calidad, rapidez y exactitud de ella.

Provee al sistema de contabilidad gubernamental los asientos de centralización necesarios para registrar este tipo de activos.

En forma más específica se puede mencionar como objetivos los siguientes:

- Mantener listas de inventarios para cada bodega

- Registrar el movimiento de recepción de artículos

- Registrar las salidas a consumo y los traspasos entre bodegas

- Efectuar informes de existencias de bienes y artículos, así como informes de consumo

- Dejar registrado de inmediato los asientos contables relacionados

- Interfase con los sistemas de Control de Inventarios y Presupuesto

1.2 Potencialidad

Este sistema está definido de modo que:

- Maneja la información actualizada de las existencias de los artículos en las diferentes bodegas

- Está integrado con los demás sistemas del área financiera, especialmente con Adquisiciones

- Junto con efectuar las Recepciones y las Salidas de mercadería, los registra en forma automática para su control

- Efectúa captura de datos y consultas interactivas

- Valida en línea cada registro de información, considerando los parámetros definidos

- Puede manejar una cantidad ilimitada de bodegas

1.3 Módulos

Considerando proporcionar una utilización óptima del sistema se ha determinado los siguientes módulos para efectuar la generación y mantención de información:

- Parámetros requeridos por el sistema (Parámetros generales, actualización de artículos y actualización de proveedores)

- Registro del ingreso de mercaderías a las bodegas

- Registro de traspaso entre bodegas y salidas de mercadería a consumo

- Consultas de saldos y movimientos de artículos para cada bodega

- Información mediante listados

1.4 Informes

La utilidad práctica de todo lo procesado, además del control que proporciona, se obtiene con los informes. Se ha diseñado una gran variedad, de los cuales mencionaremos los más importantes:

• Listado de movimientos por departamento

• Listado de saldos por departamento

• Listado de artículos por departamento

• Listado de movimientos generales

• Listado de artículos

• Listado de artículos por departamento

• Listado de movimientos por departamento

• Listado de consumos mensuales

• Listado de saldos históricos

Todos los informes ofrecen la posibilidad de una vista preliminar en pantalla y pueden ser exportados a otras aplicaciones como Word, Excel, HTML, etc., copiados a disco y ser enviados por correo electrónico (mail).

1.5 Ingreso al sistema

El ingreso al Sistema de Bodega comienza con la elección que el usuario debe hacer de la opción correspondiente.

Figura 1 - Inicio de Sesión

Transcurridos algunos segundos visualizará la pantalla titulada Inicio de sesión (Ver Figura 1). Con ayuda del ratón deberá posesionar el cursor en el campo deseado.

- El Usuario se deberá identificar como tal.

- A continuación deberá ingresar su Contraseña o clave de autorización de acceso.

- Si la contraseña ha sido aprobada podrá elegir el Sistema a utilizar. Para evitar escribir el nombre del sistema, puede ubicarlo con el ratón en  y le mostrará las alternativas posibles. De la lista desplegada deberá elegir el sistema deseado.

- Para ingresar al sistema deberá Aceptar

- Si no desea continuar basta Cancelar

Nota: Debido a la confidencialidad de la información y a su importancia pueden ingresar al sistema, y a las funciones determinadas, sólo las personas autorizadas para ello. Esta autorización se define por la persona identificada como el Administrador en el módulo correspondiente: Administración de Sistemas.

1.6 Operación del sistema

Figura 2 S M C – Sistema de Bodega

Una vez aceptado el ingreso al sistema, la operación comienza mostrando la pantalla principal de él, titulada SMC Sistema de Bodega en la cual están indicadas, a la izquierda, las opciones a las cuales el usuario tiene acceso.

En la Figura 2 , a modo de información, se visualizan todos los módulos del sistema. Considerando que cada usuario tiene acceso sólo a determinados módulos, al momento de interactuar con el sistema observará sólo aquellos que a él le competen.

2. Parámetros Generales

El módulo definido como de parámetros es el primero que se debe utilizar, pues conforma la información básica que debe tener registrada la base de datos para proporcionar el servicio adecuado.

Al efecto de este sistema se considera como parámetros los parámetros generales propiamente tales, la actualización del maestro de artículos y la mantención del registro de proveedores

2.1 Parámetros Generales

La definición de los parámetros generales tiene relación con el funcionamiento mismo del sistema. Para ello se utiliza el formulario de la Figura 3, que aparece al entrar a este módulo.

Figura 3 – Parámetros Generales

En este formulario aparecen definidos cuatro grupos de información a actualizar.

En los Datos Generales debe indicar el nombre del Departamento que administra y utiliza este sistema, así como el departamento de quien depende la Contabilidad. Para su definición debe acudir al botón de lista de selección adjunto a los casilleros respectivos.

En el grupo siguiente, de definiciones, se debe marcar si se utilizará Nota de Pedido Interno y Solicitud de Cotización para un mejor aprovechamiento de las bondades del sistema. La respuesta positiva se relaciona con la marca en el casillero correspondiente.

En el otro recuadro se debe definir los nombres de los Formularios Específicos a utilizar en cada uno de los siguientes casos: Orden de Compra, Cuadro Comparativo, Solicitud de Cotización y Nota de Pedido Interno. Las dos últimas mencionadas solamente en caso que se haya determinado utilizarlas. La selección se hace con el botón de ayuda, que abrirá un recuadro titulado Selección de Módulos (Ver Anexo A 1).

Finalmente se debe indicar el Nombre y la Dirección de Bodega, así como el código para el Departamento relacionado, para cada una de las bodegas que participarán en el sistema.

2.2 Artículos

Este módulo está especialmente preparado para ingresar la información correspondiente a cada uno de los artículos que se manejarán con el sistema. Para ello se utiliza el formulario de la Figura 4.

Figura 4 – Ingreso y Actualización de Artículos

El código del artículo (0.00.00.000) está conformado por cuatro niveles:

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