Manual Sistemas De Informacion

Manual

Sistemas de Información

Administrativa

Marcelo Videla Franco

Ingeniero Comercial

Revisado: Mayo 2009

Sistemas de Información Administrativos

Descripción de las etapas que contempla el desarrollo de un SIA

Conceptos Fundamentales

1.- Definición de sistemas

Conjunto de unidades o elementos interrelacionados y dependientes entre sí, su característica principal es que existe una constante interacción entre las relaciones funcionales (si uno cambia el otro se altera).

Sistema Total

Es aquel sistema que está compuesto por varios sub sistemas, que pueden operar en serie o en paralelo. Se debe tener presente que todos los sistemas están ligados y cuando cambia algo en uno, en los otros también cambia.

Características de los sistemas

a.- Todo sistema tiene un propósito (objetivo a lograr)

b.- Los sistemas son globales o totales, es decir, los cambios que se producen en una unidad producen cambio en las demás, abarcando todo el sistema.

c.- Todo sistema tiende a la Entropía (destrucción), es decir, todo sistema tiende al desgaste o a la destrucción, ya sea de la empresa o el sistema.

d.- Ngentropía o entropía negativa, a través de ella el sistema trata de mantener el equilibrio y esto se va ha lograr en la medida que se posea mayor información sobre el problema en particular (este equilibrio se puede obtener por medio de la retroalimentación).

e.- Sinergia, consiste en que la suma de las partes es diferente del todo, lo cual puede ser mayor o menor.

f.- Homeostasis, consiste en el equilibrio dinámico entre las partes, es la capacidad que posee el sistema para mantener el equilibrio interno, frente a los cambios del medio ambiente.

g.- Recursividad, se dice que un objeto sinergético de un sistema, está compuesto de partes que a su vez son objetos sinergéticos. La recursividad también representa la jerarquización del sistema (efecto cascada).

h.- Viabilidad, significa que los sistemas poseen la capacidad de adaptarse al medio ambiente.

En el esquema 1, se presenta un ejemplo básico de sistema abierto, en este caso una empresa cualquiera.

Tipos de Sistema

Sistema Concreto : Son aquellos que están conformados por cosas "reales", con desempeño cuantitativo, es decir que se pueden medir. Por ejemplo Un motor de auto, el sistema eléctrico, etc.

Sistema Abstracto : Se define como las creaciones que hace la mente dentro o fuera de la empresa. Por ejemplo Ideas, Hipótesis, Conceptos, Leyes.

Sistemas Cerrados : Son aquellos que tienen estructuras con relaciones definidas, es decir con límites y orden fijos, cuya característica principal es que no posee comunicación con el medio ambiente. Según esta definición este tipo de sistema es un sistema ideal, puesto que en rigor, por rígido que sea el sistema jamás será cerrado. Como ejemplos podemos citar algunas aproximaciones como, una Pila, una Secta Dogmática.

Sistema Abierto : Son aquellos que se considera que están en una constante comunicación, ya sea con el medio ambiente económico, social o político. Por ejemplo las empresas, organizaciones sociales, el gobierno.

Sistema Administrativo : Es el conjunto complejo de relaciones personales, formales y sistemáticamente organizado y reviste características parecidas a los sistemas físicos y biológicos. Se conforma por varios subsistemas cuya interrelación se puede observar en la línea de comunicación o en la de jerarquía. Desde el punto de vista de la empresa el sistema Administrativo es un Sub sistema de éste.

Sistema de Información : Es el conjunto complejo de datos que se relacionan para formar información que será utilizada en la toma de decisiones y por tanto en estrecha relación con el sistema Administrativo y el de gestión.

2.- Definición de un SIA:

Es el conjunto interrelacionado de elementos que tiene como objetivos la identificación, manipulación (recolección, preparación, almacenamiento, actualización y recuperación) y uso de toda aquella información que se considere relevante para apoyar la toma de decisiones.

Si bien es cierto, los SIA's se relacionan habitualmente con la mecanización, no se debe perder el horizonte que la implementación de un SIA puede ser tanto manual como mecánica o automática.

Consideraciones para tener presentes:

• Los SIA's son sistemas que existen para y en función de los objetivos organizacionales.

• La información que proveen es determinada mediante el conocimiento de los procesos específicos que implementan las decisiones que conforman un Sistema de Administración.

• En una Organización pueden existir tantos SIA's como subconjuntos de decisiones se quisieran identificar y apoyar.

• Los elementos que componen un SIA pueden ser implementados de manera manual o computarizada dependiendo de su naturaleza o conveniencia.

• Las alternativas de implementación deben supeditar su sofisticación tecnológica a los requerimientos de manipulación e interfase que requieran los usuarios y a los recursos con que cuenta la Organización.

Desarrollo de un SIA:

El desarrollo de un SIA, es un proceso complejo y conflictivo, tanto por el tipo de recursos que emplea como por la incidencia que éste tiene sobre el desempeño Organizacional. Al comenzar cualquier análisis sobre un SIA en desarrollo o en operación, es frecuente encontrar insatisfacción tanto en administradores y usuarios como en analistas de sistemas y encargados de proyectos.

Cada involucrado deslinda su responsabilidad, respecto de su propia ineficiencia, a los demás, razón por la cual se causan tantas interferencias al querer llevar a cabo el desarrollo de un SIA.

Para analizar estas situaciones se presenta, a continuación, un listado de Pros y Contras en el desarrollo de un SIA:

Dificultades posibles

Abarcar muchas aplicaciones al mismo tiempo

Personal asignado al proyecto no es adecuado

Dirección del equipo de trabajo no es idónea

No se ha detectado a tiempo áreas problema

El impacto de la inversión inicial es demasiado fuerte

Desconocimiento de los usuarios de los procesos originales

Dificultoso estudio de factibilidad por excesiva oferta

Demora de los proveedores en la entrega de equipos eleva el costo inicial

Inconsistencias de objetivos propuestos (usuarios v/s Analistas)

Falta de control del desempeño (en el SIA y/o en el Proyecto)

Desconocimiento de los administradores respecto de las recomendaciones técnicas

Resumen de las áreas principales del conocimiento de los sistemas de información

Sistemas de Información

3.- Modelo Conceptual de un SIA

Existen dos tipos de actividades en un sistema, las realizadas por personas llevadas a cabo por múltiples funciones y las asignadas a la automatización (preferentemente en una computadora), que se llevan a cabo en forma centralizada.

La centralización de los procesos que habitualmente se encuentran dispersos en la Organización, es una de las características claves de los SIA. Esta se produce principalmente por factores económicos. El procesamiento centralizado permite aprovechar economías de escala, lo que redunda en un menor costo de proceso, sin embargo, resulta más importante el hecho de tener la información almacenada y disponible de forma centralizada, en medios magnéticos (o alternativos, ópticos o láser) de fácil acceso y con la rapidez de cálculo de una computadora, se pueden realizar cómputos y operaciones que serían imposibles de manera manual. Estos cómputos pueden tener un alto valor económico para la Organización.

El conjunto de equipos computacionales y de actividades relacionadas a ellos, lo llamaremos Interior del SIA. También conocido como Sistema de Procesamiento de Datos o SPD.

Todas las actividades realizadas por personas y que quedan fuera del Interior, pero que interactúan con él por medio de información lo denominaremos como Exterior del SIA. Así, todo lo que queda fuera de los equipos computacionales y que corresponde a su entorno próximo y remoto, y que no es medio ambiental, es el Exterior.

Se puede precisar el Exterior basados en el siguiente punto de vista. Primero, se definen las Funciones Administrativas como aquellas que incluyen todas las labores de coordinación, planificación y control, además de las de tratamiento de la información llevada a cabo por personas de la Organización. Tales funciones pueden agruparse sobre la base del grado de estructuración de las mismas.

Entonces, una función será estructurada cuando con ella se pueda desarrollar un procedimiento o programa que puede ser efectuado en forma mecánica o automatizada por

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