Procedimiento y herramientas manuales o automatizadas para el recibo y el despacho de documentos

Procedimiento y herramientas manuales o automatizadas para el recibo y el despacho de documentos:

1) RECEPCION:

Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.

Las comunicaciones que son entregadas por la persona interesada y mensajeros en la ventanilla de la unidad de correspondencia, se denominan de recepción directa; y la recepción indirecta es la que se recibe por correo y/o medios electrónicos.

La recepción se fundamenta en una labor de inspección que no es más que la revisión de los documentos para determinar:

RECEPCION DIRECTA:

• Si se trata de una comunicación oficial

• Si el sobre o empaque viene en buen estado.

• Si la comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario de ella.

RECEPCION INDIRECTA:

• Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida.

• Si están firmadas

• Si la fecha es actual

• Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente.

• Si se menciona la remisión de anexos, que estos estén completos.

Componentes de puesto de trabajo

Se puede decir que un puesto de trabajo es aquel

Que ocupa una persona en una empresa con lodos

Los elementos necesarios para cumplir con las

(Unciones específicas asignadas.

. ¿Qué es puesto de trabajo y cuáles son sus componentes?

Puesto de trabajo es el lugar que ocupa determinada persona para poder cumplir determinada tarea u oficio, sus componentes son los materiales que esa persona debe utilizar para llevar a feliz término la labor que se le encomendó.

2. Elabore un listado completo, de los útiles, elementos y mobiliario de su puesto de trabajo. (Tenga en cuenta recursos informáticos, computadores, aplicativos-software, impresora, escáner, telefax, correo electrónico, Internet, intranet)

- Escritorio

- Silla

- Estabilizador

- Ups

- Computador

- Impresora

- Papel

- Cinta

- Tinta

- Ganchos cosedora

- Ganchos clips

- Programa epi info

- Programa office

- Programa windows

-

3. Identifique la función principal de 4 de los elementos mencionados en el punto anterior, presentes en su puesto de trabajo y determine su importancia en el desarrollo de sus actividades diarias.

- El computador, es la principal herramienta en la oficina, por medio de este se realiza la mayoría de tareas.

- Programa epi info, se usa para crear bases de datos por medio de la cual se analizan diferentes aspectos.

- La impresora nos ayuda con el material que se tiene que enviar a distintas partes de la misma entidad o por fuera de esta, por medio físico.

- Escritorio, es uno de los principales objetos de la oficina, sin este elemento no podríamos llevar a cabo las demás tareas.

4. Investigue sobre los manuales de operación de los equipos anteriormente mencionados. Elabore un listado de los aspectos más importantes de uno de los equipos mencionados.

La mayoría de los equipos trae su respectivo manual de instrucciones de manejo, los aspectos más importantes son los siguientes:

- Buena conexión eléctrica

- Estar debidamente desembalado

- Correctamente conectado a la energía y/o a otro equipo.

http://www.banrepcultural.org/sites/default/files/lablaa/ciencias/sena/administracion/recepcion/componentes_puesto_de_trabajo_recepcion.pdf

Publicado por Silvia Marcela Erazo Tapasco en 13:55 No hay comentarios:

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