Registro sistemático de documentos

Registro sistemático de documentos[pic 1]

El registro de documentos o de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla en la administración y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero, además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa. La presencia de diversas Universidades e institutos en el desarrollo del proyecto hizo que se fueran encontrando más posibilidades de intercambiar información.

Se crearon los correos electrónicos, los servicios de mensajería, las páginas web. Pero no es hasta mediados de la década de los noventa –cuando ya se había dejado de ser un proyecto militar- que se da la verdadera explosión del internet. Y a su alrededor todo lo que conocemos como Tecnologías de la información y Comunicación. El registro de documentos o de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla en la administración y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero, además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

Libros Oficiales de registros:

1. Actas

2. Asistencia de personal.

3. conocimientos, inventarios.

4. finanzas.

5. inscripción de alumnos.

6. refacción escolar.

7. tienda escolar.

Para ser autorizados deben presentar solicitud de autorización. La supervisión al foliar le coloca el sello de Supervisión en el estreno derecho superior, así como en la primera página un escrito que dice:

“La infrascrita supervisora educativa del sector 01-14-04AUTORIZA los 300 folios que consta el presente, el cual será utilizado para tienda escolar de la escuela oficial rural mixta Llano de Animas Luego va la firma y sello de la supervisora con el nombre respectivo. Y en la última página del libro: “Aquí finalizan los folios autorizados, va la firma y sello de la supervisora con el nombre respectivo.  

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

a) Las secciones: división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,

b) Las series documentales: conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.

Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.

• La elaboración de un cuadro de clasificación: que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo.

• La ordenación: de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

• La instalación física: de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la administración, se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario de documentos).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que él. Criterio orgánico de clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este criterio.

En cambio, el Criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales deben corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema de clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que ofrece a sus clientes y que son la causa de la creación y la recepción de documentos. El criterio funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el que se produce una cierta atomización en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos grandes apartados:

• Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la propia asesoría.

• Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los trámites que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se pueden organizar lógicamente por clientes.

El registro y la sistematización de información cualitativa son procesos mediadores entre la recolección y generación de información y el análisis de la misma.  El registro sistemático y riguroso de la información permite poner en orden el cúmulo de información recopilado o generado en el proceso investigativo de tal manera que su recuperación sea ágil y eficiente.

En diseños cualitativos y cuantitativos, el investigador dedica gran parte de tiempo a la revisión bibliográfica y documental del material relevante a su objeto de estudio, poniendo de presente categorías de análisis, ejes teóricos, escuelas de pensamiento, estrategias metodológicas. De igual forma el trabajo de campo posibilita generar un cúmulo de información que requiere ser registrada y sistematizada para posibilitar su análisis e interpretación. Un porcentaje significativo de la información recolectada es de carácter cualitativo: normas, visiones, imaginarios, mitos, percepciones, actitudes, categorías, conceptualizaciones, actitudes, modos de vida, valores.

El registro y la sistematización rigurosa y con técnicas y estrategias adecuadas posibilita el manejo ágil de los datos, la recuperación de aquellos que se consideren pertinentes de acuerdo a los objetivos del estudio y la socialización de los mismos con el equipo y con otros investigadores.

La labor de registro y sistematización se hace difícil no sólo por el tiempo que requiere, sino por la incipiente utilización por parte de los investigadores de sistemas uniformes para la descripción de documentos y de información generada en el trabajo de campo y para su consignación adecuada. Los archivos de las investigaciones, por lo general, son diseñados para uso personal del investigador, lo cual conduce a que estudios futuros sobre temas afines, deban partir de revisar documentación ya analizada o de recoger nuevamente información que ya existe. Estos sistemas personales no sólo limitan el intercambio de información, aún entre los miembros del equipo de investigación, sino que pueden conducir a las pérdidas por errores u omisiones de registro, dificultando su recuperación e interpretación. Entre las orientaciones para el registro sistemático están las siguientes:

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