Control de documentos y registro

1. Objetivo Establecer criterios para la elaboración, actualización, eliminación, revisión, aprobación y distribución, de la información documentada del Sistema Integrado de Gestión de Innova Factory.
   
2. Alcance: Aplica a toda la información documentada del SIG, independiente del medio que la contenga, incluyendo la documentación externa que la organización ha determinado necesaria para la planificación, mantenimiento y operación del SIG.
   
3. Líder del procedimiento: Consultor de calidad
   
4. Responsabilidades:
   

1. Responsabilidades del SIG.
   

• Asegurar que se identifican los cambios y la versión vigente de cada documento.
  
• Definir y aplicar los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición, de la información documentada que Innova Factory ha determinado mantener.
  
• Documentar la información necesaria para el desarrollo del objeto social de la compañía, conforme a los requisitos de cada proceso y las especificaciones dadas en este procedimiento.
  
• Si se tiene información documentada que han perdido vigencia por modificación o derogación, a, aplicar este procedimiento para evitar su uso no intencional.
  
• Garantizar la divulgación de los documentos del SIG a los procesos y el personal involucrado.
  
• Garantizar que la información documentación permanezca legible y fácilmente identificable.
  
• Garantizar las versiones vigentes de la información documentada.
  
• Identificar y controlar los documentos de origen externo, que hayan sido informados y que son necesarios para la planificación y operación del SIG.
  
• Llevar el listado maestro de los documentos existentes
  

1. Responsabilidades de los jefes de proceso.

• Custodiar las copias controladas de la información documentada que pueda tener su proceso.

• Garantizar que la información documentada utilizada en su proceso corresponde a la versión vigente del mismo.
  
• Identificar la necesidad de crear, actualizar o anular información documentada.
  
• Generar documento preliminar o borrador.
  
• Revisar y aprobar la documentación de su proceso.
  
• Verificar que el personal a su cargo conoce y utiliza la información documentada adecuada para el desarrollo de las actividades.
  

1. Responsabilidades de los trabajadores:

• Usar las versiones vigentes de la información documentada propia de su proceso.
  
• Custodiar la información documentada necesaria para el desarrollo de sus actividades.
  
• Reportar cuando algún tipo de información documentada no cumpla con el objetivo para el que fue creado.
  
• Informar al líder del proceso cuando se detecte la necesidad de actualizar, crear o pasar a obsoleto, alguna información documentada.
  

1. Definiciones: 

• 
  Anexos: corresponden a información adicional al documento que se añade como soporte de algún punto específico.
  
• Conservar información documentada: se refiere a la información documentada necesaria para evidenciar cómo se ha llevado a cabo la actividad correspondiente (registros).
  
• Contenido: se refiere a la descripción de actividades desarrolladas para la ejecución de una tarea y corresponde al desarrollo del objetivo del documento.
  
• Copia controlada: copia de un documento que se distribuye y actualiza obligatoriamente a su destinatario.
  
• Copia no controlada: copia suministrada a un solicitante autorizado y cuya actualización no es obligatoria.
  
• Dato: Un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa.
  
• Definición: exposición exacta y clara del significado de una palabra o un concepto, que facilita la comprensión del contexto al cual se refiere en el documento.
  
• Diagrama de proceso: es un diagrama secuencial que evalúa las actividades de un procedimiento y permite evaluar los procesos que se realizan de acuerdo al tipo de actividad implícita. Permite conocer el procedimiento en forma general.
  
• Documento: El Código General del Proceso - Ley 1564 de 2012, establece que son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
  
• Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
  
• Documento externo: información generada fuera de la compañía que sirve de referencia para el desarrollo de actividades técnicas, comerciales o administrativas, relacionadas con el sistema de gestión. Ejemplo: legislación, comunicaciones de la comunidad, del cliente, manuales de los equipos, entre otros.
  
• Documento interno: son aquellos documentos propios de la compañía.
  
• Documento electrónico: a información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares
  
• Documento electrónico de archivo: un Documento Electrónico que permanece en estos medios electrónicos, ópticos o similares durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad a razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
  
• Documento digitalizado: Consiste en una representación digital, obtenida a partir de un documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso de digitalización.
  
• Evidencia objetiva: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
  
• Formato: forma preimpresa para registrar una evidencia (registro).
  
• Indicadores: son una herramienta para la medición, comparación, y toma de decisiones dentro de la compañía, son herramientas de análisis que se componen de un nombre, un algoritmo y una periodicidad de medida.
  
• Información: datos que poseen significado.
  
• Información documentada: información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.
  
• Macro proceso: es el conjunto de procesos vinculados a una serie de procedimientos, distintivos de cada área en particular.
  
• Mantener información documentada: se refiere a la información documentada necesaria para establecer cómo llevar a cabo la actividad correspondiente (documentos).
  
• Manual: documento de origen técnico, que señala con fundamento, aspectos de la operación de contenidos científicos, desarrollo de procesos, procedimientos acciones para la consecución de un logro.
  
• Plan: documento que especifica las actividades y recursos que debe aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando para la gestión de una actividad específica.
  
• Política: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente su alta dirección.
  
• Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
  
• Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto
  
• Programa: todo conjunto de proyectos que guardan un lineamiento base común a todos ellos, y cuyos objetivos están alineados con el objetivo central que persigue la Organización a cargo del mismo, ejemplo: el programa de gestión de residuos.

• Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.
  
• Trazabilidad: capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización de un objeto.
  
• Formato: documento que se puede encontrar en forma digital o impresa, que se diligencia para dar lugar a un registro.
  
• Instructivo: es un documento que describe detalladamente la forma como debe ejecutarse una actividad o tarea, para asegurarse su realización.
  

1. Requisitos y condiciones generales para el desarrollo del instructivo:
   

1. Directrices generales:

• La información documentada requerida para el SGI se controla para asegurar su disponibilidad e idoneidad, garantizando su uso, donde y cuando se necesite, además es protegida adecuadamente.
  
• En este documento se establecen las directrices necesarias para:
  

• La distribución, el acceso, la recuperación y el uso de la información documentada.
• El almacenamiento y preservación, lo cual incluye la preservación de la legibilidad.
• El control de cambios entre una versión y otra.
• La conservación y disposición.
• También establece las actividades necesarias para identificar y controlar la información de origen externo que Innova Factory ha determinado como necesaria para la planificación y operación de su SGI.
• La información documentada conservada como evidencia de la conformidad (registros) es protegida contra modificaciones no intencionadas.
  

1. Codificación de los documentos: Los códigos de los documentos de los sistemas integrados de gestión de Innova Factory es alfanumérica separada por un guion y se compone por las siglas del tipo de documento, el código del proceso y un consecutivo numérico.
   

El consecutivo es el numero contiguo al último documento liberado, que tenga el mismo tipo de documento y el mismo código del proceso, teniendo en cuenta el FO-SIG-01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS.

En el caso de que no exista un subproceso o que este no tenga asignado un código, se omitirá este espacio en la codificación y solo se pondrá el código del proceso, por ejemplo:

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